1. Stammdaten der Verarbeitung
Anschrift der verantwortlichen Stelle
Kurzbeschreibung des Prozesses
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Allgemeiner Geschäftsprozess
Kundenverwaltung / CRM
Personalverwaltung
Bewerbermanagement
IT-System / Benutzerverwaltung
Website / Online-Dienst
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Zwecke der Verarbeitung
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Vertragsdurchführung
Kundenbetreuung
Personaladministration
Bewerbungsverfahren
IT-Sicherheit
Gesetzliche Nachweise
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2. Betroffene Personen und Datenarten
Weitere betroffene Personen
Weitere Datenarten
3. Rechtsgrundlage und Datenquelle
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO – öffentliches Interesse
Noch zu prüfen
Zusätzliche Grundlage bei Art.-9-Daten
Nicht relevant
Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO
Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO
Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO
Noch zu prüfen
4. Empfänger, Auftragsverarbeiter und Drittlandtransfer
Auftragsverarbeiter
AVV-Anbieter übernehmen …
1&1 IONOS SE – Festnetz-/Mobiltelefonie
1Password – Passwortmanager
3CX – Telefonie VoIP/UCC
AGRAVIS Raiffeisen AG – Raiffeisen agravis
ais alfaplan GmbH – LKW-Telematik
ALL-INKL.COM - Neue Medien Münnich – Internet-Provider
Amazon Web Services EMEA SARL – Cloudspeicher, Hosting
AnyDesk Software GmbH – Fernwartung Remote Support
Apple Distribution International Ltd. – Mobile Device Management
Arctic Wolf – SIEM-SOC bzw. MDR aktive und präventive Gefahrenerkennung
Atlassian – Ticketsystem / Helpdesk
Atruvia AG – Online-Banking
Aug. Winkhaus SE & Co. KG – Schließanlage
AXA Cyberversicherung – Cyber-Versicherung
Backbüro Service GmbH – Shop-Lösung/Außendienst
BÄKO ZENTRALE eG – Zentralregulierer
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht – NFP Datenschutzbehörde
Bayerisches Staatsministerium für Umwelt und Verbraucherschutz – NFP Umweltschutzbehörde
Behörde für Umwelt, Klima, Energie und Agrarwirtschaft Hamburg – NFP Umweltschutzbehörde
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit – NFP Datenschutzbehörde
BeyondTrust – Fernwartung Remote Support
Bitwarden Inc. – Passwortmanager
BR – NFP Pressemeldung TV
Brandt und Singleton GmbH – ERP Auswertungen
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) – NFP BSI Meldepflicht
Bundeskriminalamt – NFP Bundesbehörde Cybercrime
CAS Software AG – Customer Relationship Management
Cerro EDV-Systemhaus GmbH – Lohn/Steuern
Cerro EDV-Systemhaus GmbH – Zeiterfassung, Fehlzeiten
Chefslist GmbH – Shop-Lösung
Cisco Meraki – Netzwerk / WLAN / Security
COMBASE AG / korona POS – Kassensysteme
Companial – ERP SaaS-Lösung
Congstar – Festnetz-/Mobiltelefonie
ConnectWise, LLC – Cloud Dienste Backup
cp/Corporate Planning AG – ERP Auswertungen
DAKO GmbH – LKW-Fahrerkarten/Tachoarchiv
DATEV eG – Lohn/Steuern
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit – NFP Datenschutzbehörde
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit – NFP Datenschutzbehörde
Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern – NFP Datenschutzbehörde
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz – NFP Datenschutzbehörde
Detlev Jungjohann Ingenieur GmbH – Tankstellen
Deutsche Post E-Postbox – Kuvertierung (E-Postbox/Docuguide)
Deutsche Telekom – Festnetz-/Mobiltelefonie
Deutsche Telekom – Internet-/Backup-Leitungen
DHL Geschäftskunden – Paketversand
Diacom Isernhagen – ERP/DMS Auswertungen
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Bremen – NFP Datenschutzbehörde
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen – NFP Datenschutzbehörde
Die Senatorin für Klimaschutz, Umwelt, Mobilität, Stadtentwicklung und Wohnungsbau Bremen – NFP Umweltschutzbehörde
DM Technologies GmbH – KI im Vertrieb für gevis ERP | VEO
DocuSign Germany GmbH – E-Signatur
DocuWare GmbH – Scan / Dokumentenverarbeitung
dormakaba Deutschland GmbH – Schließanlage
DPD Deutschland GmbH – Paketversand
Dropbox International Unlimited Company – Cloudspeicher, Filesharing
DSB GmbH – Unternehmen / Datenschutzbeauftragter
Dynamics 4U – Lohn/Steuern
Ecotel Communications AG – Internet-/Backup-Leitungen
Ecotel Communications AG – Telefonanlagen Wartung
ESET Deutschland GmbH – Endpoint Security / Antivirus
EUROBAUSTOFF – Zentralregulierer
EWE Aktiengesellschaft – Internet-/Backup-Leitungen
Extern – NFP Facility Management
Feuerwehr XXX – NFP Feuerwehr
fiskaly GmbH / fiskaltrust consulting gmbh – Kassensysteme/Fiskaltrust
Fortinet GmbH – Firewalls
Freenet – Festnetz-/Mobiltelefonie
GENO digital – ERP Auswertungen
Geno-Saaten GmbH – Raiffeisen Saatgut/Agrarhandel
Google Ireland Limited – Cloud Künstliche Intelligenz
Google Ireland Limited – Cloudspeicher, Onlinedienste
GWS – Monitoring
GWS Münster – Cloud Microsoft Unterstützung
GWS Münster – ERP WWS/DMS Archiv
GWS Münster – Managed IT-Betrieb
GWS Münster – Unternehmen / Hauptstandort
HANSMEIER STEUERUNGSTECHNIK GMBH & CO. KG – Raiffeisen Hansmeier
Haufe-Lexware GmbH & Co. KG – Zeiterfassung: Reisekosten
Heinrich Fip GmbH & Co. KG – Heizöl, Brennstoffe, Energie
Hermes Germany GmbH – Paketversand
Hessisches Ministerium für Umwelt, Klimaschutz, Landwirtschaft und Verbraucherschutz – NFP Umweltschutzbehörde
Hornetsecurity GmbH – E-Mail Security
Host Europe GmbH – Internet-Provider
hr – NFP Pressemeldung TV
HYBRIMIN Computer + Programme GmbH & Co. KG – Raiffeisen Hybrimin
Insightsoftware / BDO – ERP Auswertungen
Intern – NFP Facility Management
intern – Intern / Geschäftsführung
intern – Intern / Ersthelfer
interner Notfall – Unternehmen / Notruf
IONOS SE – Internet-Provider
ISGUS GmbH – Zeiterfassung, Fehlzeiten
IT-Abteilung – Intern / IT-Sicherheit
it@business GmbH & Co. KG – SMTP-Relay aus gevis und Exchange online über MSGRAPH API
Konica Minolta Deutschland GmbH – Druckerleasing/Druckerwartung
KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH – Druckerleasing/Druckerwartung
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen – NFP Datenschutzbehörde
Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg – NFP Datenschutzbehörde
Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg – NFP Datenschutzbehörde
Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt – NFP Datenschutzbehörde
lawcode GmbH (Zur Webseite der lawcode GmbH) – Hinweisgeberschutzgesetz
LetsEncrypt Win-ACME – Internet-Zertifikat
LIS Logistische Informationssysteme GmbH – LKW-Telematik
MailStore Software GmbH – E-Mail Archivierung
Managed SSL Zertifikat der GWS – Internet-Zertifikat
MDR – NFP Pressemeldung TV
MDR – NFP Pressemeldung TV
MDR – NFP Pressemeldung TV
Microsoft 365 – Cloud Dienste Microsoft online
Microsoft Azure – Cloud Dienste IaaS
Microsoft Dynamics CRM Online – Customer Relationship Management
Microsoft Ireland Operations Limited – Cloud Dienste Backup
Microsoft Ireland Operations Limited – Cloud Künstliche Intelligenz
Microsoft Power BI – ERP Auswertungen
Ministerium für Energiewende, Klimaschutz, Umwelt und Natur Schleswig-Holstein – NFP Umweltschutzbehörde
Ministerium für Klimaschutz, Landwirtschaft, ländliche Räume und Umwelt Mecklenburg-Vorpommern – NFP Umweltschutzbehörde
Ministerium für Klimaschutz, Umwelt, Energie und Mobilität Rheinland-Pfalz – NFP Umweltschutzbehörde
Ministerium für Landwirtschaft, Umwelt und Klimaschutz Brandenburg – NFP Umweltschutzbehörde
Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg – NFP Umweltschutzbehörde
Ministerium für Umwelt, Klima, Mobilität, Agrar und Verbraucherschutz Saarland – NFP Umweltschutzbehörde
Ministerium für Umwelt, Naturschutz und Verkehr des Landes Nordrhein-Westfalen – NFP Umweltschutzbehörde
Ministerium für Wissenschaft, Energie, Klimaschutz und Umwelt Sachsen-Anhalt – NFP Umweltschutzbehörde
NDR – NFP Pressemeldung TV
NDR – NFP Pressemeldung TV
NDR – NFP Pressemeldung TV
NDR – NFP Pressemeldung TV
NetGo GmbH – Firewalls
NetGo GmbH – Firewalls/vpn
nfon AG – Telefonie VoIP/UCC
Niedersächsisches Ministerium für Umwelt, Energie und Klimaschutz – NFP Umweltschutzbehörde
O2 Telefónica Germany – Festnetz-/Mobiltelefonie
online oder offline SB-Tankstellen - Hectronic GmbH – Tankstellen
online oder offline SB-Tankstellen - TASK Technology GmbH – Tankstellen
OpenAI Ireland Ltd. – Cloud Künstliche Intelligenz
Paessler GmbH – Monitoring
pcvisit Software AG – Fernwartung Remote Support
PERAS GmbH – Lohn/Steuern
PERAS GmbH – Zeiterfassung, Fehlzeiten
Personalabtilung – Intern / Personal
Polizei XXX – NFP Polizei
PrintNode Ltd. – Druckdienstleister (nur SaaS)
proLogistik GmbH + Co KG – Lagerlogistik
R+V Cyberversicherung – Cyber-Versicherung
Radio Bremen – NFP Pressemeldung TV
Raiffeisen-NetWorld GmbH – Internet-Provider
Raiffeisen-NetWorld GmbH – Raiffeisen AKORO Portal
Ratiodata SE – On-Prem: IT-Dienstleister
rbb – NFP Pressemeldung TV
rbb – NFP Pressemeldung TV
Ricoh Deutschland GmbH – Druckerleasing/Druckerwartung
s.firm Sparkasse – Online-Banking
Sächsischer Datenschutz- und Transparenzbeauftragter – NFP Datenschutzbehörde
Sächsisches Staatsministerium für Energie, Klimaschutz, Umwelt und Landwirtschaft – NFP Umweltschutzbehörde
Senatsverwaltung für Umwelt, Verkehr und Klimaschutz Berlin – NFP Umweltschutzbehörde
Shopware AG – Shop-Lösung
Sicherheitsbeauftragter – Intern / Arbeitssicherheit
SonicWall GmbH – Firewalls
Sophos Technology GmbH – Endpoint Security / Antivirus
Sophos Technology GmbH – Endpoint Security / Antivirus
Spuentrup Software – Telefonie CTI/ACD
SR – NFP Pressemeldung TV
Stadtverwaltung XXX – NFP Rathaus / Ordnungsamt
Starlink Business – Internet-/Backup-Leitungen
Steuerberater XXX – Lohn/Steuern Steuerberater
STRATO AG – Internet-Provider
SWR – NFP Pressemeldung TV
SWR – NFP Pressemeldung TV
Sysko Spezial GmbH – Unternehmen / Zentrale
Tasklet Factory HQ – MDE-Software für gevis ERP | VEO
TeamViewer Germany GmbH – Fernwartung Remote Support
Telekom Deutschland GmbH – Telefonanlagen Wartung
TEMPVISION / Tempras GmbH & Co. KG – Zeiterfassung, Fehlzeiten
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit – NFP Datenschutzbehörde
Thüringer Ministerium für Umwelt, Energie und Naturschutz – NFP Umweltschutzbehörde
Ticket System IT – Intern / IT-Support
Triumph-Adler – Druckerleasing/Druckerwartung
Ubiquiti Inc. – Netzwerk / WLAN / Security
Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland – NFP Datenschutzbehörde
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein – NFP Datenschutzbehörde
united-domains AG – Internet-Provider
Unser Feuerwehrmann – Intern / Brandschutzhelfer
UPS Deutschland S.à r.l. & Co. OHG – Paketversand
VBF - Technik GmbH – Raiffeisen RV4
Veeam Software GmbH – On-Prem: Backup/Disaster Recovery
Veeam Software Group GmbH – Cloud Dienste Backup
Vodafone – Festnetz-/Mobiltelefonie
Vodafone – Internet-/Backup-Leitungen
WatchGuard Technologies GmbH – Firewalls
WDR – NFP Pressemeldung TV
XXX – Cloud Dienste IaaS
XXX – Cloud Microsoft Unterstützung
XXX – Cyber-Versicherung
XXX – Druckerleasing/Druckerwartung
XXX – ERP WWS/DMS Archiv
XXX – Firewalls
XXX – Internet-/Backup-Leitungen
XXX – Internet-Agentur
XXX – Managed IT-Betrieb
XXX – Mobile Device Management
XXX – NFP Brandmeldeanlage
XXX – NFP Einbruchmelde-Anlage Wartung
XXX – NFP Elektriker
XXX – NFP Notstrom-Generator
XXX – NFP Photovoltaik-Anlagen
XXX – NFP Rechtsanwalt
XXX – On-Prem: IT-Dienstleister
XXX – Online-Banking
XXX – Telefonanlagen Wartung
XXX – Telefonie CTI/ACD
XXX – NFP IT-Dienstleister / Bereitschaft
XXX – NFP Internet / Telefonie
XXX – NFP Hosting / Cloud
XXX – NFP Backup / Wiederherstellung
XXX – NFP Cyberversicherung
XXX – NFP Versicherung / Schadenservice
XXX – NFP Steuerberater / Lohn
XXX – NFP Betriebsarzt
XXX – NFP Arbeitssicherheit extern
XXX – NFP Sicherheitsdienst / Alarm
XXX – NFP Schlüsseldienst / Zutritt
XXX – NFP Strom / Netzbetreiber
XXX – NFP Wasser / Heizung / Sanitär
XXX – NFP Aufzug / technische Anlage
XXX – Unternehmen / weiterer Standort
XXX – Intern / Facility
XXX – Intern / Interne Meldestelle
XXX – Unternehmen / Sammelstelle
YellowFox GmbH – LKW-Telematik
Zeitung XXX – NFP Pressemeldung Zeitung
ZF Friedrichshafen AG – LKW-Fahrerkarten/Tachoarchiv
Zoom Video Communications Inc. – Videokonferenz
Übernehmen
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Cloud-/SaaS-Dienstleister
IT-Support
Keine Auftragsverarbeiter
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Drittlandtransfer außerhalb EU/EWR?
Nein
Ja
Unklar / zu prüfen
Drittland
Transfermechanismus
Nicht relevant
Angemessenheitsbeschluss
Standardvertragsklauseln
Binding Corporate Rules
Ausnahmetatbestand nach Art. 49 DSGVO
Noch zu prüfen
5. Löschung und Aufbewahrung
Löschfrist / Aufbewahrungsdauer
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Zweckfortfall + Aufbewahrungspflichten
Vertragsende
Bewerbungen
Protokolldaten
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Technische Umsetzung der Löschung
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Automatische Löschung
Manuelle Löschprüfung
Produktivsystem und Backups
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6. Risiko- und DSFA-Indikatoren
7. Technische und organisatorische Maßnahmen
Weitere TOMs
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Berechtigungen
Authentifizierung
Verschlüsselung
Logging / Monitoring
Backup / Wiederherstellung
Organisatorische Maßnahmen
Einfügen
8. Zusätzliche Hinweise
Bekannte offene Punkte
Textbaustein auswählen …
Rechtsgrundlage prüfen
AV-Vertrag prüfen
Löschfrist konkretisieren
Drittlandtransfer prüfen
DSFA prüfen
TOM-Nachweise ergänzen
Einfügen
