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1. Benutzer einrichten: Windows, Exchange Online und gevis ERP | BC – ca. 12 Minuten

Ein neuer Mitarbeitender ist in einer gevis-Umgebung nicht mit einem einzigen Benutzerkonto fertig eingerichtet. Systemkoordinierende müssen verstehen, wie Windows-/Active-Directory-Identität, Microsoft 365 bzw. Exchange Online und gevis ERP | BC zusammenspielen. Fehler in einer Stufe führen später häufig zu Anmelde-, E-Mail-, Rechte- oder Druckproblemen.

1.1 Windows / Active Directory

Die Windows-Domäne ist die zentrale Benutzer- und Ressourcenverwaltung. Ein neuer Benutzer wird im Active Directory angelegt oder – wenn betrieblich vorgesehen – auf Basis eines passenden vorhandenen Kontos kopiert. Danach werden Name, Anmeldename, Kennwortvorgaben, Organisationseinheit und benötigte Sicherheitsgruppen geprüft.

Wichtig ist das Prinzip der persönlichen Identität: Ein Mitarbeitender arbeitet mit seinem eigenen Konto. Gruppenmitgliedschaften werden nur nach tatsächlichem Bedarf vergeben. Für die spätere gevis-Anmeldung ist die Windows-/AD-Identität die Grundlage.

Praxisablauf:

• Benutzerkonto im Active Directory anlegen.
• Passenden OU-/Gruppenkontext prüfen und nur erforderliche Gruppen zuweisen.
• Kennwort und ggf. Kennwortwechsel bei erster Anmeldung festlegen.
• Anmeldung als Zielbenutzer testen.
• Benötigte Netzwerkdrucker bzw. Arbeitsplatzressourcen anschließend im Benutzerkontext prüfen.

1.2 Exchange Online / Microsoft 365

Im Microsoft-365-Admin-Center wird der synchronisierte oder cloudbasierte Benutzer unter den aktiven Benutzern geprüft. Für ein Exchange-Online-Postfach muss eine passende Microsoft-365- bzw. Exchange-Online-Lizenz zugewiesen sein. Im Exchange Admin Center werden anschließend Postfach, primäre E-Mail-Adresse, Aliase und ggf. weitere Dienste oder Berechtigungen kontrolliert.

Bei Hybridumgebungen ist wichtig: Das lokale AD und Microsoft 365 sind miteinander gekoppelt. Deshalb nicht denselben Benutzer unabhängig doppelt anlegen, sondern den vorgesehenen Synchronisationsweg beachten.

Praxisablauf:

• Benutzer in Microsoft 365 unter „Aktive Benutzer“ finden.
• Erforderliche Lizenz zuweisen.
• Exchange Admin Center öffnen und Postfach prüfen.
• Primäre E-Mail-Adresse und Aliase kontrollieren.
• Funktionsberechtigungen nur gezielt vergeben.

1.3 gevis ERP | BC

Für gevis ERP | BC wird die vorhandene Windows-/AD-Identität übernommen. In der Rolle „Support“ lässt sich über die Suche die Benutzerverwaltung aufrufen. Dort wird ein neuer gevis-Benutzer für den Windows-Domänenbenutzer angelegt. Anschließend folgen Benutzereinrichtung und Berechtigungen.

Typischer Ablauf in gevis ERP | BC:

• Benutzerverwaltung öffnen und „Neu“ wählen.
• Windows-Domänenbenutzer auswählen und vollständigen Namen prüfen.
• Benutzereinrichtung eines fachlich vergleichbaren Mitarbeitenden als Vorlage verwenden oder Berechtigungen gezielt manuell setzen.
• Abteilungen, Datenbankrollen/Berechtigungssätze, Lagerorte und Mandanten prüfen.
• Falls benötigt Einkäufer/Verkäufer und Mitarbeiterdatensatz zuordnen.
• Abschließend als Zielbenutzer anmelden und reale Berechtigungen testen.

Merksatz: Ein technisch vorhandener Benutzer ist noch kein fertig eingerichteter Benutzer. Erst wenn Anmeldung, Lizenz, gevis-Rechte, Mitarbeiterbezug, Arbeitsstation und benötigte Drucker geprüft sind, ist die Einrichtung abgeschlossen.

2. Arbeitsstationen, Sessions und Befehle in der BC-Oberfläche – ca. 10 Minuten

Seit Business Central ab Version 20 wird gevis im Browser bedient. Dadurch sind Suche, Sessions und Arbeitsstationszuordnungen wichtige Werkzeuge für Systemkoordinierende.

Alt + Q – die wichtigste Suche

Mit Alt + Q wird der Suchdialog („Tell Me“) geöffnet. Darüber lassen sich Verwaltungsseiten schnell aufrufen, ohne Menüpfade auswendig zu kennen. Für Systemkoordinierende sind besonders nützlich:

• Sessions
• Benutzer
• Einkäufer/Verkäufer
• Mitarbeiter
• Arbeitsstationsnamen
• Systemdrucker / Drucker
• bei SaaS: Druckdienstleister
• PDF-Layout

Sessions

Über „Sessions“ werden aktive Benutzerverbindungen sichtbar. Das ist bei Fehlersuche wichtig: Ist nur eine Sitzung betroffen oder mehrere? Hängt eine alte Sitzung? Auf welchem NST/Webserver liegt die Verbindung? Bevor serverweite Maßnahmen durchgeführt werden, sollte immer geprüft werden, ob ein gezielter Sitzungsabbruch ausreicht.

Arbeitsstationsnamen und Benutzerzuordnung

In gevis ERP | BC können Arbeitsstationen mit einem Code und einer Bezeichnung angelegt und Benutzern zugeordnet werden. Die Arbeitsstation ist nicht nur ein kosmetischer Name: Sie kann für arbeitsplatzabhängige Einrichtungen und insbesondere Druckerzuordnungen verwendet werden.

Typischer Ablauf:

• „Arbeitsstationsnamen“ über Alt + Q suchen.
• Arbeitsstationscode anlegen bzw. vorhandenen PC auswählen und Bezeichnung eintragen.
• Unter der Zuordnung Benutzer-ID und Benutzer auswählen.
• Option „Anmeldearbeitsstation beibehalten“ nach Vorgabe setzen.
• In IaaS-Umgebungen benötigte Drucker zuordnen und Standarddrucker festlegen.
• In SaaS-Umgebungen ggf. Druckdienstleister/PrintNode und Arbeitsstationszuordnung prüfen.
• Anmeldung als Zielbenutzer testen.

Diagnose- und Informationsshortcut

Für die aktuelle Schulung verwenden wir Strg + Alt + F1 als Diagnose-/Informationsshortcut. Damit lassen sich technische Seiteninformationen aufrufen, die bei der Fehlersuche und beim Ermitteln zugrunde liegender Tabellen helfen. Hinweis zur Quelle: Die ältere PowerPoint dokumentiert an dieser Stelle noch Strg + Shift + F1. Dieser alte Shortcut wird deshalb nicht als Lernziel übernommen; bei abweichenden BC-/gevis-Versionen ist die jeweilige Shortcut-Dokumentation maßgeblich.

3. ODBC mit Microsoft Query – ca. 8 Minuten

ODBC ist ein direkter Datenzugriff auf die SQL-Datenbank und deshalb strikt von normalen gevis-Benutzerrechten zu trennen. Der ODBC-Benutzer wird in SQL Server angelegt; gevis ERP | BC kennt dieses Konto nicht. Die Verbindung soll für Auswertungen grundsätzlich nur Leserechte erhalten.

ODBC-Zugang einrichten

• Im SQL Server Management Studio eine eigene SQL-Anmeldung, z. B. „ODBC“, anlegen.
• In der gewünschten gevis-Datenbank den Benutzer zuordnen.
• Ausschließlich benötigte Leserechte vergeben, typischerweise über db_datareader.
• Einen aktuellen Microsoft SQL ODBC-Treiber verwenden.
• Darauf achten, ob Office/Excel in 32 oder 64 Bit installiert ist; DSN und Treiberarchitektur müssen dazu passen.

Bei 32-Bit-Office auf einem 64-Bit-Windows liegt die 32-Bit-ODBC-Verwaltung typischerweise unter:

%systemdrive%\Windows\SysWOW64\odbcad32.exe

Tabelle für MS Query ermitteln

1. In gevis die gewünschte Seite/Tabelle öffnen, z. B. Kreditoren.

2. Mit Strg + Alt + F1 die technischen Seiten-/Tabelleninformationen anzeigen.

3. Den Source-Table-Namen notieren.

4. Den Mandanten aus der gevis-URL bzw. Umgebung bestimmen.

5. In SQL die passende Tabelle oder – besser bei komplexen Datentypen – eine vorbereitete View verwenden.

6. Microsoft Query bzw. Excel über die konfigurierte ODBC-Datenquelle verbinden.

Wichtig: ODBC-Auswertungen dieser Art gelten für SQL-basierte On-Premises/IaaS-Umgebungen; die Unterlage kennzeichnet sie ausdrücklich als nicht für SaaS/Companial vorgesehen.

Sicherheitsregel: Ein Reporting-Zugang braucht keine Schreibrechte. Keine Auswertung ist ein Grund, einem ODBC-Konto db_owner oder vergleichbare Vollrechte zu geben.

4. Dynamics 365 Business Central Architektur ab Version 20 – ca. 10 Minuten

Ab Business Central 20 ist die Browserarchitektur der zentrale Ausgangspunkt. Der Benutzer arbeitet nicht mehr mit einem klassischen Windows-Client, sondern ruft gevis über eine HTTPS-URL im Browser auf. Die eigentliche Verarbeitung findet in den Service-Schichten und der Datenbank statt.

IaaS BC – Architektur

Das ältere Architekturschaubild wird hier für **IaaS BC** verwendet. Es zeigt die technische Kette vom SQL Server über die BC Service-Tiers/NSTs und Batchserver bis zu Loadbalancer, Terminal-/RDP-Umgebung und Browserzugriff.

SaaS BC – Architektur

Das neuere Architekturschaubild wird hier für **SaaS BC** verwendet. Es verdeutlicht die modernere Cloud-/Dienstestruktur mit zentralen BC Service-Tiers, angebundenen Diensten und den verschiedenen Zugriffswegen.

Beide Schaubilder zeigen die für Systemkoordinierende entscheidende Trennung der Ebenen. Für die Fehlersuche muss klar sein, welche Ebene betroffen ist:

1. Browser / Arbeitsplatz – Aufruf der gevis-URL, lokale Netzwerk- und Browserprobleme, Benutzerkontext.

2. HTTPS / Reverse Proxy / Loadbalancing – Weiterleitung des Benutzerzugriffs an die verfügbaren NST-Webserver. On-Premises kann die Verteilung beispielsweise über DNS Round Robin erfolgen, in Azure über einen Azure Load Balancer.

3. NST / Service-Schicht – nimmt Clientanfragen entgegen und führt Business-Central-/gevis-Logik aus.

4. SQL Server – speichert die Datenbanken; die NSTs greifen auf die SQL-Datenbank zu.

5. Batch-/Hintergrundverarbeitung – zeit- oder ereignisgesteuerte Prozesse laufen getrennt von der interaktiven Benutzersitzung.

Der Browser stellt im Wesentlichen die Oberfläche bereit. Die Rechenarbeit liegt auf den Service-Tiers/NSTs und dem SQL Server. Deshalb bedeutet „der Browser ist langsam“ nicht automatisch, dass der lokale PC die Ursache ist.

Systematische Fehlersuche

• Nur ein Benutzer betroffen → Benutzer, Session, Browser, Arbeitsplatz und Berechtigungen prüfen.
• Mehrere Benutzer auf demselben NST betroffen → gezielt NST/Instanz untersuchen.
• Alle Benutzer betroffen → Loadbalancer, NSTs, SQL, Netzwerk und zentrale Dienste einbeziehen.
• Nur Hintergrundprozesse betroffen → Batchserver, Batchserversammlung und Aufgabenwarteschlange prüfen.

Admin-Zugriffe auf einen konkreten NST können bewusst einen einzelnen Webserver adressieren, beispielsweise um dort eine betroffene Session zu finden oder gezielt zu beenden. Serverweite Neustarts sind nicht der erste Diagnoseschritt.

5. NST, Batchserver und Aufgabenwarteschlange – ca. 10 Minuten

Was ist ein NST?

NST steht für die Business-Central-Service-Schicht (NAV/Business Central Server Tier). Ein NST vermittelt zwischen Browser/Webclient und SQL-Datenbank und führt Anwendungslogik aus. In gevis-Umgebungen gibt es typischerweise mehrere NST-Instanzen, damit Benutzerlast verteilt und Produktiv-/Testumgebungen getrennt betrieben werden können.

Ein NST ist deshalb kein „Clientserver“, auf dem einfach nur eine Webseite liegt. Er ist eine aktive Anwendungsschicht. Läuft ein einzelner NST fehlerhaft, können genau die Sessions betroffen sein, die auf dieser Instanz liegen, während andere Benutzer weiterarbeiten.

Was ist ein Batchserver?

Ein Batchserver ist technisch ebenfalls eine Business-Central-Service-Instanz, die für Hintergrundverarbeitung eingesetzt wird. Die Unterlage beschreibt dafür die Diensteart NAS. gevis übergibt zeit- oder ereignisgesteuerte Aufgaben an diese Instanzen. Mehrere Hintergrundprozesse können in **Batchserversammlungen** organisiert sein.

Typische gevis-Prozesse sind beispielsweise TASK, BDTA, SHOP, ARCHIV, DISP oder PRINTDISP. Entscheidend für die Administration: Nicht reflexartig Windows-Dienste oder ganze Server neu starten, sondern zuerst den betroffenen Batchauftrag bzw. die betroffene Instanz bestimmen.

Aufgabenwarteschlange ab BC20

In neueren gevis ERP | BC-Versionen ab 20 wird zusätzlich die Business-Central-Aufgabenwarteschlange verwendet. Sie plant und steuert Hintergrundaufträge. Die ausführenden Instanzen sind weiterhin die dafür vorgesehenen Batchserver/NSTs.

Für Systemkoordinierende sind bei einer Störung vier Fragen entscheidend:

1. Ist der Aufgabenwarteschlangenposten aktiviert und zeitlich korrekt geplant?

2. Läuft der Auftrag oder steht er auf Fehler?

3. Auf welcher Instanz bzw. welchem Batchserver soll er ausgeführt werden?

4. Gibt es einen fachlichen Fehler im Auftrag oder ein technisches Problem der Service-Instanz?

NST/Batch gezielt administrieren

Ab neueren BC-Versionen wird die Business Central Administration Shell auf dem betroffenen NST- oder Batchserver verwendet. Typische Befehle sind:

`Get-NAVWebServerInstance`

`Get-NAVTenant -ServerInstance <Instanz>`

`Get-NAVServerConfiguration -ServerInstance <Instanz>`

`Restart-NAVServerInstance -ServerInstance <Instanz> -Verbose`

`Stop-NAVServerInstance -ServerInstance <Instanz> -Verbose`

`Start-NAVServerInstance -ServerInstance <Instanz> -Verbose`

Diese Befehle gehören in administrative Hände. Vor einem Neustart immer prüfen, ob Produktiv- oder Testinstanz betroffen ist und welche Benutzer bzw. Hintergrundaufträge darauf laufen.

Abschluss – die fünf Dinge, die ein SYSKO beherrschen muss

1. Einen Mitarbeitenden vollständig über Windows/AD, Microsoft 365/Exchange Online und gevis ERP | BC einrichten.

2. In BC20 mit Alt+Q, Sessions, Benutzern und Arbeitsstationsnamen gezielt administrieren und Fehler eingrenzen.

3. ODBC/MS Query mit einem getrennten Read-only-Zugang sicher für Auswertungen nutzen.

4. Die BC20-Architektur vom Browser über Loadbalancer/NST bis SQL verstehen.

5. NST, Batchserver, Batchserversammlung und Aufgabenwarteschlange unterscheiden und nur die tatsächlich betroffene Komponente administrieren.