🔑 Passwörter & Multifaktor-Authentifizierung

Bei Sysko Spezial GmbH sind Passwörter so zu wählen, dass sie ausreichend lang und schwer zu erraten sind. Wo möglich ist Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA) zu aktivieren. Passwörter dürfen nicht weitergegeben oder unverschlüsselt notiert werden. Bei Verdacht auf Kompromittierung ist das Passwort unverzüglich zu ändern und der Vorfall zu melden.

🔄 Updates, Patches & Softwareinstallation

System- und Sicherheitsupdates sind zeitnah einzuspielen. Software darf nur nach Freigabe durch die IT/Verantwortlichen installiert werden. Nicht autorisierte Tools, Browser-Plugins oder Schatten-IT sind zu vermeiden.

📧 E-Mail, Phishing & Anhänge

E-Mails mit ungewöhnlichen Links, Anhängen oder Zahlungsaufforderungen sind kritisch zu prüfen. Bei Unsicherheit ist vor dem Öffnen Rücksprache mit der IT/den Verantwortlichen zu halten. Verdächtige Nachrichten sind zu melden und nicht weiterzuleiten.

📱 Mobile Geräte, Datenträger & Verschlüsselung

Mobile Endgeräte und Datenträger sind vor Verlust/Diebstahl zu schützen. Soweit vorgesehen, ist Geräteschutz (PIN/Biometrie), Bildschirmsperre und Verschlüsselung zu nutzen. Daten dürfen nur über freigegebene Speichermedien/Cloud-Dienste verarbeitet werden.

🌐 Remote Work / Homeoffice

Beim Arbeiten außerhalb der Betriebsstätten sind vertrauliche Informationen vor Einsicht Dritter zu schützen. Es sind ausschließlich freigegebene Geräte und sichere Verbindungen (z. B. VPN, MFA) zu verwenden. Ausdrucke sind zu vermeiden; falls notwendig, sind sie sicher aufzubewahren und ordnungsgemäß zu vernichten.

🖥️ Verhalten bei Nutzung der Firmen-IT (Allgemein)

IT-Systeme von Sysko Spezial GmbH werden verantwortungsvoll und ausschließlich für dienstliche Zwecke genutzt, soweit keine abweichende Regelung besteht. Sicherheitsfunktionen (z. B. Virenschutz, Updates, Gerätesperre) dürfen nicht deaktiviert werden. Auffälligkeiten sind umgehend an Schutz Mann zu melden.

🚫 Private Internetnutzung (Regelung)

Die private Nutzung des Internets über Systeme von Sysko Spezial GmbH ist – sofern nicht ausdrücklich erlaubt – zu unterlassen. Ausnahmen können durch Schutz Mann oder die zuständige Stelle geregelt werden. Downloads und Installationen aus dem Internet erfolgen nur nach Freigabe.

🔐 ⬇️ Downloads & externe Softwarequellen

Dateien und Programme aus unbekannten Quellen dürfen nicht heruntergeladen oder ausgeführt werden. Bei Bedarf sind offizielle Bezugsquellen zu verwenden und die Freigabe durch Schutz Mann einzuholen.

🔌 USB-/Wechseldatenträger

Wechseldatenträger (USB-Sticks, externe Festplatten) dürfen nur genutzt werden, wenn sie freigegeben sind. Unbekannte Datenträger dürfen nicht angeschlossen werden. Bei notwendigen Transfers sind sichere, freigegebene Wege zu nutzen.

📵 Private Geräte (BYOD) – Grundsatz

Die Nutzung privater Geräte für Unternehmensdaten ist nur erlaubt, wenn Sysko Spezial GmbH dies ausdrücklich freigibt und Schutzmaßnahmen (z. B. Gerätesperre, Verschlüsselung, Trennung von privaten/geschäftlichen Daten) umgesetzt sind.

👤 Benutzerkonten & Berechtigungen

Benutzerkonten sind personenbezogen. Die Nutzung fremder Konten ist unzulässig. Berechtigungen werden nach dem Need-to-know-Prinzip vergeben. Änderungen (z. B. Rollenwechsel) sind Schutz Mann zeitnah mitzuteilen.

🛑 Administrative Konten (Privileged Access)

Administrative Konten dürfen nur für administrative Tätigkeiten genutzt werden. Für tägliche Arbeiten sind Standardkonten zu verwenden. Administrativer Zugriff erfolgt nachvollziehbar und nur bei Bedarf.

🔒 Bildschirmsperre & Abwesenheit

Bei Abwesenheit ist der Bildschirm zu sperren (z. B. Windows+L). Geräte sind gegen unbefugten Zugriff zu schützen. Das gilt besonders in gemeinsam genutzten Bereichen und im Homeoffice.

☁️ Cloud-Dienste & Dateifreigaben

Unternehmensdaten dürfen ausschließlich in durch Sysko Spezial GmbH freigegebenen Cloud-Diensten gespeichert, verarbeitet oder geteilt werden. Freigaben sind auf das notwendige Maß zu beschränken, möglichst auf konkrete Personen einzugrenzen und zeitlich zu begrenzen. Die Nutzung privater oder nicht freigegebener Cloudspeicher und Filesharing-Dienste ist unzulässig.

🚨 Meldeweg bei IT-Sicherheitsvorfällen

Sicherheitsvorfälle (z. B. Malware-Verdacht, ungewöhnliche Logins, Geräteverlust) sind sofort an Schutz Mann zu melden. Betroffene Systeme sollen – sofern möglich – nicht weiter genutzt werden, bis eine Rückmeldung erfolgt.

🎓 Unterweisung & Sensibilisierung

Mitarbeitende werden regelmäßig zu IT-Sicherheit und Datenschutz sensibilisiert. Inhalte und Intervalle richten sich nach Rolle und Risiko. Teilnahme an Unterweisungen ist Bestandteil der Sicherheitskultur von Sysko Spezial GmbH.

🚫 Nicht freigegebene Cloudspeicher

Die Speicherung, Synchronisation oder Weitergabe von Unternehmensdaten über nicht freigegebene Cloudspeicher oder Filesharing-Dienste ist untersagt. Dies gilt insbesondere für Dropbox, WeTransfer, Google Drive, Box, Mega, pCloud sowie vergleichbare private oder nicht durch Sysko Spezial GmbH freigegebene Cloud-Dienste. Unternehmensdaten dürfen ausschließlich über von Sysko Spezial GmbH freigegebene Speicher- und Austauschplattformen verarbeitet, gespeichert oder übertragen werden.

🛡️ Grundsätze der Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten werden bei Sysko Spezial GmbH nur verarbeitet, wenn dafür eine zulässige Grundlage besteht und dies für die jeweilige Aufgabe erforderlich ist. Es gilt: Datenminimierung, Zweckbindung, Vertraulichkeit und Integrität. Zugriff erhalten nur Personen, die ihn für ihre Arbeit benötigen.

🚨 Meldeweg bei Datenschutz- und Sicherheitsvorfällen

Datenschutz- oder Sicherheitsvorfälle (z. B. Fehlversand, Verlust eines Geräts, unberechtigter Zugriff) sind unverzüglich an die zuständige Stelle (Datenschutz/IT/Informationssicherheit) zu melden. Es ist wichtig, Ereignisse früh zu melden, damit Schäden begrenzt werden können.

📬 Umgang mit Auskunftsersuchen

Anfragen betroffener Personen (z. B. Auskunft, Löschung, Berichtigung) sind an die zuständige Stelle weiterzuleiten. Mitarbeitende geben keine Zusagen und erteilen keine Auskünfte ohne abgestimmten Prozess.

⚙️ Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) – Grundsatz

Sysko Spezial GmbH setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen um, um personenbezogene Daten angemessen zu schützen. Mitarbeitende unterstützen dies durch sicheres Verhalten (z. B. Zugriffsschutz, sichere Ablage, Melden von Vorfällen).

🤝 Auftragsverarbeitung (Dienstleister mit Datenzugriff)

Wenn Dienstleister personenbezogene Daten für Sysko Spezial GmbH verarbeiten, erfolgt dies nur auf Grundlage vereinbarter Regelungen (z. B. Vertrag zur Auftragsverarbeitung) und mit klar definierten Zwecken und Zugriffsrechten.

🏷️ Schutzbedarf / Vertraulichkeitsstufen (einfach)

Informationen sind entsprechend ihrer Vertraulichkeit zu behandeln (z. B. öffentlich, intern, vertraulich). Vertrauliche Informationen sind nur berechtigten Personen zugänglich zu machen und besonders zu schützen (Transport, Ablage, Versand).

📉 Datenminimierung & Zweckbindung (Praxisregel)

Es werden nur die personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet, die für die Aufgabe erforderlich sind. Daten dürfen nicht „auf Vorrat“ gesammelt oder für andere Zwecke verwendet werden, wenn dies nicht abgestimmt oder zulässig ist.

👁️ Betroffenenrechte (internes Vorgehen)

Eingehende Anfragen zu Betroffenenrechten (Auskunft, Löschung, Berichtigung, Widerspruch) werden an Datenschutzmeister Karl bzw. die zuständige Stelle weitergeleitet. Fristen und Kommunikation erfolgen nach definiertem Prozess.

🧾 Bewerberdaten

Bewerberdaten werden ausschließlich für das Bewerbungsverfahren verarbeitet und nur berechtigten Personen zugänglich gemacht. Nach Abschluss des Verfahrens werden Unterlagen gemäß interner Löschfristen gelöscht oder nur mit Einwilligung länger aufbewahrt.

📁 Personalakten und Beschäftigtendaten

Personalakten und Beschäftigtendaten unterliegen besonderer Vertraulichkeit. Zugriff erhalten nur berechtigte Personen mit dienstlichem Bedarf. Ausdrucke, Kopien und digitale Ablagen sind auf das notwendige Maß zu begrenzen.

📧 Empfängerprüfung und BCC-Nutzung

Vor dem Versand personenbezogener Daten per E-Mail sind Empfänger, Verteiler und Anhänge sorgfältig zu prüfen. Bei Rundmails an externe Empfänger ist BCC zu verwenden, sofern Empfängeradressen nicht offengelegt werden dürfen.

🧹 Löschfristen und Löschkonzept

Personenbezogene Daten werden nicht länger gespeichert als erforderlich. Fachbereiche unterstützen die Einhaltung von Löschfristen, indem sie Ablagen regelmäßig prüfen und nicht mehr benötigte Daten nach interner Vorgabe löschen oder löschen lassen.

🚨 Datenschutzpannen – Sofortmaßnahmen

Mögliche Datenschutzpannen wie Fehlversand, verlorene Unterlagen, falsche Berechtigungen oder unbefugte Einsicht sind unverzüglich zu melden. Betroffene Informationen dürfen nicht weiterverbreitet werden. Die Bewertung und weitere Kommunikation erfolgt durch die zuständige Stelle.

🌍 Datenübermittlung außerhalb der EU/des EWR

Übermittlungen personenbezogener Daten in Drittländer erfolgen nur nach Prüfung der rechtlichen und organisatorischen Voraussetzungen. Mitarbeitende nutzen keine nicht freigegebenen Dienste, wenn dadurch personenbezogene oder vertrauliche Daten außerhalb zulässiger Rahmen verarbeitet werden könnten.

🔍 Dienstleisterprüfung vor Datenzugriff

Bevor Dienstleister Zugriff auf personenbezogene oder vertrauliche Daten erhalten, sind Zweck, Umfang, Schutzmaßnahmen und vertragliche Grundlagen zu prüfen. Zugriffe werden dokumentiert, zeitlich begrenzt und nach Ende der Leistung entzogen.

📄 AVV und Datenschutzprüfung bei Cloud-Diensten

Cloud- und IT-Dienstleister mit Zugriff auf personenbezogene Daten dürfen nur eingesetzt werden, wenn Datenschutzanforderungen, Auftragsverarbeitung, Speicherorte, Unterauftragnehmer, Löschkonzept und Sicherheitsmaßnahmen geprüft wurden.

🌍 Drittlandtransfer, EU/EWR und zusätzliche Schutzmaßnahmen

Eine Verarbeitung oder Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der EU/des EWR darf nur nach Prüfung der rechtlichen Voraussetzungen erfolgen. Mitarbeitende dürfen keine Dienste nutzen, bei denen unklar ist, ob Daten außerhalb zulässiger Rahmen verarbeitet werden.

⚠️ Allgemeine Arbeitsschutzregeln

Arbeitsschutz ist bei Sysko Spezial GmbH eine gemeinsame Aufgabe von Geschäftsleitung, Führungskräften und Mitarbeitenden. Alle Personen verhalten sich so, dass sie sich selbst und andere nicht gefährden. Arbeitsplätze, Verkehrswege, Maschinen, Werkzeuge und Arbeitsmittel sind bestimmungsgemäß zu nutzen und in ordnungsgemäßem Zustand zu halten. Erkannte Gefährdungen, Defekte, Stolperstellen, blockierte Fluchtwege oder unsichere Situationen sind unverzüglich an die zuständige Führungskraft bzw. die beauftragte Stelle zu melden. Sicherheits- und Betriebsanweisungen sind zu beachten. Persönliche Schutzausrüstung ist zu tragen, wenn sie vorgeschrieben oder aufgrund der Tätigkeit erforderlich ist. Alkohol, Drogen oder andere beeinträchtigende Mittel sind während sicherheitsrelevanter Tätigkeiten unzulässig.

🚑 Unfälle, Beinahe-Unfälle & Erste Hilfe

Arbeitsunfälle, Wegeunfälle, Verletzungen, Beinahe-Unfälle und unsichere Situationen sind unverzüglich zu melden, auch wenn zunächst kein Schaden entstanden ist. Ziel ist nicht Schuldzuweisung, sondern die Vermeidung zukünftiger Ereignisse. Erste-Hilfe-Material, Verbandkästen, Meldeeinrichtungen und Aushänge mit Notrufnummern sind zugänglich und freizuhalten. Bei schweren Verletzungen oder akuter Gefahr ist sofort der Notruf 112 zu wählen; anschließend sind interne Meldewege zu nutzen. Erste Hilfe darf nur im zumutbaren Rahmen geleistet werden, ohne sich selbst zu gefährden. Eintragungen in Verbandbuch bzw. digitalem Meldenachweis erfolgen nach interner Vorgabe.

🔥 Brandschutz & Räumung

Brandschutz beginnt mit vorbeugendem Verhalten. Flucht- und Rettungswege, Notausgänge, Feuerlöscher, Wandhydranten, Brandmelder und elektrische Verteilungen sind jederzeit freizuhalten. Brandlasten wie Papier, Verpackungen oder brennbare Flüssigkeiten sind auf das notwendige Maß zu begrenzen und sicher zu lagern. Elektrische Geräte dürfen nur bestimmungsgemäß genutzt werden; defekte Kabel, überlastete Mehrfachsteckdosen oder auffällige Gerüche/Hitzeentwicklung sind sofort zu melden. Im Brandfall gilt: Ruhe bewahren, gefährdete Personen warnen, Alarm auslösen, Notruf 112 wählen, Türen schließen, Gebäude über gekennzeichnete Fluchtwege verlassen und Sammelplatz aufsuchen. Löschversuche erfolgen nur bei Entstehungsbränden, wenn keine Eigengefährdung besteht und ein geeigneter Feuerlöscher verfügbar ist. Aufzüge dürfen im Brandfall nicht benutzt werden.

🧯 Feuerlöscher-Arten, Brandklassen & Kennzeichnung

Feuerlöscher sind nach Löschmittel und Eignung für Brandklassen gekennzeichnet. Die Brandklassen sind auf dem Löscher-Piktogramm angegeben: A = feste Stoffe (z. B. Holz, Papier, Textilien), B = flüssige oder flüssig werdende Stoffe (z. B. Benzin, Lacke, Kunststoffe), C = Gase, D = Metalle, F = Speiseöle und Speisefette. Wasserlöscher eignen sich vor allem für Brandklasse A, dürfen aber nicht an elektrischen Anlagen unter Spannung oder bei Fettbränden eingesetzt werden. Schaumlöscher eignen sich häufig für A und B und verursachen weniger Folgeschäden als Pulver, sind aber ebenfalls nur gemäß Kennzeichnung einzusetzen. Pulverlöscher können je nach Typ für A/B/C geeignet sein und sind universell nutzbar, verursachen jedoch starke Verschmutzung und können Elektronik beschädigen. CO₂-Löscher eignen sich insbesondere für elektrische Anlagen und Server-/Technikbereiche, wirken rückstandsfrei, dürfen aber in kleinen Räumen nur mit besonderer Vorsicht verwendet werden, da Erstickungsgefahr besteht. Fettbrandlöscher der Klasse F sind für Küchen/Fettbrände vorgesehen; Fettbrände niemals mit Wasser löschen. Mitarbeitende nutzen nur Feuerlöscher, deren Kennzeichnung zur Brandart passt, und brechen Löschversuche sofort ab, wenn Rauch, Hitze oder Ausbreitung eine Eigengefährdung verursachen.

❤️ Defibrillator (AED) – Standort, Schilder & Anwendung

Automatisierte externe Defibrillatoren (AED) können bei plötzlichem Herz-Kreislauf-Stillstand lebensrettend sein. Standorte von AED-Geräten sind durch gut sichtbare Schilder gekennzeichnet und müssen allen Mitarbeitenden im Rahmen der Unterweisung bekannt gemacht werden. Bei einer bewusstlosen Person gilt: Ansprechbarkeit prüfen, Atmung kontrollieren, Notruf 112 veranlassen und unverzüglich mit Herzdruckmassage beginnen. Sobald ein AED verfügbar ist, Gerät einschalten und den Sprach-/Bildanweisungen folgen. Elektroden gemäß Abbildung auf den entblößten Brustkorb kleben; während Analyse und Schockabgabe darf niemand die betroffene Person berühren. Der AED entscheidet selbst, ob ein Schock erforderlich ist. Nach Schock oder Hinweis „kein Schock empfohlen“ wird die Wiederbelebung gemäß Geräteanweisung fortgesetzt, bis Rettungsdienst oder qualifizierte Hilfe übernimmt. AED, Erste-Hilfe-Material und Zugänge zu den Standorten dürfen nicht verstellt werden.

📋 Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung & Nachweise

Tätigkeiten, Arbeitsplätze und Arbeitsmittel werden bei Sysko Spezial GmbH auf Gefährdungen bewertet. Daraus abgeleitete Schutzmaßnahmen werden dokumentiert, umgesetzt und regelmäßig überprüft. Mitarbeitende werden vor Aufnahme der Tätigkeit sowie wiederkehrend unterwiesen; besondere Unterweisungen erfolgen bei neuen Arbeitsmitteln, geänderten Prozessen, Unfällen oder besonderen Gefährdungen. Unterweisungen sind verständlich durchzuführen und nachzuweisen. Als Vorlagen sollten mindestens eine Gefährdungsbeurteilung, eine Unterweisungs-/Teilnahmeliste, eine Maßnahmenliste mit Verantwortlichkeiten und Fristen sowie ein Prüfnachweis für Arbeitsmittel verwendet werden.

🪑 Ergonomie, Bildschirmarbeit & Pausen

Bildschirmarbeitsplätze sind so einzurichten, dass Belastungen für Augen, Rücken, Nacken und Hände reduziert werden. Stuhl, Tisch, Bildschirm, Tastatur und Maus sind ergonomisch einzustellen; Blendungen und ungünstige Beleuchtung sind zu vermeiden. Regelmäßige kurze Bewegungs- und Erholungspausen unterstützen konzentriertes und gesundes Arbeiten. Beschwerden, wiederkehrende Schmerzen oder Auffälligkeiten am Arbeitsplatz sind frühzeitig zu melden, damit Anpassungen geprüft werden können. Für Homeoffice-Arbeitsplätze gelten die vereinbarten Mindestanforderungen entsprechend.

🚧 Ordnung, Verkehrswege, Stolperstellen & Lagerung

Arbeitsbereiche, Gänge, Treppen, Türen, Fluchtwege und Notausgänge sind sauber, begehbar und frei von Hindernissen zu halten. Kabel, Kartons, Paletten oder lose Gegenstände dürfen keine Stolper- oder Rutschgefahr verursachen. Regale und Lagerflächen sind standsicher zu nutzen; schwere Gegenstände werden sicher und möglichst körpernah gelagert. Verschüttete Flüssigkeiten sind sofort zu beseitigen oder abzusichern. Mängel an Beleuchtung, Bodenbelägen, Geländern, Türen oder Verkehrswegen sind unverzüglich zu melden.

🧤 Gefahrstoffe, Reinigungsmittel & persönliche Schutzausrüstung

Gefahrstoffe, Reinigungsmittel und sonstige chemische Produkte dürfen nur gemäß Kennzeichnung, Sicherheitsdatenblatt und Betriebsanweisung verwendet werden. Behälter sind geschlossen, eindeutig gekennzeichnet und sicher zu lagern; Umfüllen in ungekennzeichnete Behälter ist unzulässig. Erforderliche persönliche Schutzausrüstung wie Schutzhandschuhe, Schutzbrille oder Atemschutz ist bestimmungsgemäß zu verwenden. Hautkontakt, Einatmen und Vermischung unverträglicher Stoffe sind zu vermeiden. Verschüttungen, Leckagen oder unsachgemäße Lagerung sind sofort zu melden.

🔌 Elektrische Arbeitsmittel & Prüfkennzeichnungen

Elektrische Arbeitsmittel dürfen nur verwendet werden, wenn sie äußerlich unbeschädigt sind und keine Auffälligkeiten wie Geruch, Hitze, Funken, Wackelkontakte oder beschädigte Leitungen zeigen. Defekte Geräte sind sofort außer Betrieb zu nehmen, zu kennzeichnen und zu melden. Mehrfachsteckdosen dürfen nicht überlastet oder hintereinandergeschaltet werden. Prüfpflichtige Arbeitsmittel werden nach interner Vorgabe geprüft; vorhandene Prüfplaketten oder Kennzeichnungen sind zu beachten. Reparaturen an elektrischen Anlagen oder Geräten erfolgen nur durch befähigte bzw. autorisierte Personen.

🗂️ Arbeitsschutz-Vorlagen & Mindestdokumentation

Für einen nachvollziehbaren Arbeitsschutz sollten bei Sysko Spezial GmbH geeignete Vorlagen gepflegt werden. Dazu zählen insbesondere: Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungsnachweis, Unfall-/Beinahe-Unfall-Meldung, Verbandbuch bzw. Erste-Hilfe-Nachweis, Brandschutz- und Räumungsunterweisung, Prüf- und Wartungsnachweise für Arbeitsmittel, Liste der Ersthelfer/Brandschutzhelfer, Notfallkontaktliste, Maßnahmenplan mit Verantwortlichkeiten sowie Standortübersichten für Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Material und AED. Vorlagen sind aktuell zu halten, versioniert abzulegen und für berechtigte Personen leicht auffindbar bereitzustellen.

🧑‍💼 Besuchermanagement

Besucher werden nur in Begleitung in nicht öffentliche Bereiche geführt. Vertrauliche Informationen (z. B. Bildschirme, Dokumente) sind zu schützen. Besucher erhalten – sofern vorgesehen – einen Ausweis und werden bei Verlassen abgemeldet.

🧹 Clean Desk / Clean Screen

Arbeitsplätze sind so zu hinterlassen, dass keine vertraulichen Informationen offen zugänglich sind. Bildschirme sind bei Abwesenheit zu sperren. Dokumente, Datenträger und Notizen sind sicher zu verwahren.

🔑 Schlüssel, Zutrittsmedien & Berechtigungen

Schlüssel und Zutrittsmedien sind personenbezogen zu nutzen und dürfen nicht weitergegeben werden. Verlust ist sofort zu melden. Berechtigungen werden nach Bedarf vergeben und regelmäßig überprüft.

🎟️ Ausweise / Zutrittskarten

Ausweise und Zutrittskarten sind sorgfältig aufzubewahren und dürfen nicht an andere Personen weitergegeben werden. Verlust ist unverzüglich zu melden, damit Sperrung und Ersatz veranlasst werden können.

📦 Post, Pakete & Social Engineering

Unerwartete Lieferungen, Datenträger oder ungewöhnliche Anfragen sind kritisch zu prüfen. Bei Verdacht auf Täuschung (Social Engineering) ist Schutz Mann bzw. die zuständige Stelle einzuschalten.

🔁 Arbeitsplatzwechsel / Desk Sharing

Bei Arbeitsplatzwechseln sind vertrauliche Unterlagen mitzunehmen oder sicher zu verwahren. Geräte sind vor Verlassen des Arbeitsplatzes zu sperren. Temporäre Arbeitsplätze sind nach Nutzung „clean“ zu hinterlassen.

🔐 Schließdienst und Gebäudeabschluss

Für den Gebäudeabschluss sind klare Zuständigkeiten festgelegt. Türen, Fenster, sensible Räume, Schränke und Technikbereiche sind ordnungsgemäß zu sichern. Auffälligkeiten beim Schließen oder Öffnen werden gemeldet und dokumentiert.

🚨 Alarmanlage und Sicherheitsbereiche

Alarmanlagen, Zutrittskontrollen und Sicherheitsbereiche sind gemäß Unterweisung zu bedienen. Fehlalarme, Störungen oder verdächtige Beobachtungen sind unverzüglich zu melden. Zugangscodes und Transponder dürfen nicht weitergegeben werden.

🧑‍🔧 Fremdfirmen und Handwerker

Fremdfirmen erhalten nur Zugang zu Bereichen, die für die Leistung notwendig sind. Arbeiten in sensiblen Bereichen erfolgen begleitet oder nach Freigabe. Sicherheits-, Datenschutz- und Arbeitsschutzvorgaben sind vor Beginn mitzuteilen.

🚚 Lieferzonen, Warenannahme und Lagerbereiche

Lieferzonen und Lagerbereiche sind so zu organisieren, dass Unbefugte keinen Zugang zu vertraulichen Informationen, IT-Systemen oder sicherheitsrelevanten Bereichen erhalten. Unbekannte Lieferungen oder beschädigte Pakete werden geprüft und bei Verdacht gemeldet.

🏢 Besprechungsräume und Whiteboards

Nach Besprechungen sind Whiteboards, Flipcharts, Ausdrucke und zurückgelassene Unterlagen zu entfernen. Vertrauliche Inhalte dürfen nicht für nachfolgende Nutzer sichtbar bleiben. Räume sind ordentlich und frei von sensiblen Informationen zu verlassen.

🚗 Dienstfahrzeuge und Fuhrpark

Dienstfahrzeuge sind sorgfältig zu nutzen. Vertrauliche Unterlagen, Geräte oder Datenträger dürfen nicht sichtbar im Fahrzeug liegen bleiben. Schäden, Unfälle, Verlust von Fahrzeugunterlagen oder Auffälligkeiten sind unverzüglich zu melden.

📂 Dokumentenlenkung & Versionierung

Für relevante Arbeitsanweisungen, Vorlagen und Richtlinien gilt eine nachvollziehbare Ablage und Versionierung. Veraltete Versionen sind zu kennzeichnen oder zu entfernen, damit nur aktuelle Dokumente genutzt werden.

🗑️ Aufbewahrung & Löschung

Dokumente und Daten werden gemäß interner Vorgaben und gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt. Nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen sind Daten ordnungsgemäß zu löschen bzw. Akten sicher zu vernichten.

🔄 Änderungsmanagement (Change) – Grundsatz

Änderungen an produktiven IT-Systemen und sicherheitsrelevanten Einstellungen erfolgen nachvollziehbar (z. B. Ticket, Freigabe, Dokumentation). Notwendige Rollbacks und Verantwortlichkeiten sind definiert.

📋 Inventar / Asset-Management

IT-Geräte und relevante Software werden inventarisiert. Ausgabe, Rückgabe und Entsorgung erfolgen dokumentiert. Mitarbeitende melden Defekte, Verlust oder Auffälligkeiten unverzüglich.

➕ Checkliste Mitarbeitereintritte (Grundsatz)

Beim Eintritt neuer Mitarbeitender werden Konten, Berechtigungen, Geräte, Unterweisungen und Verpflichtungen nach Checkliste abgearbeitet. Ziel ist ein geordneter, sicherer Start mit nachvollziehbarer Dokumentation.

➖ Checkliste Mitarbeiteraustritte (Grundsatz)

Beim Austritt werden Konten zeitnah deaktiviert, Zugriffe entzogen, Geräte zurückgenommen und relevante Daten/Unterlagen übergeben. Die Abarbeitung erfolgt nach Checkliste und wird dokumentiert.

🚨 Störungen, Notfälle & Eskalation

Bei Störungen (z. B. IT-Ausfall, Gebäudeschaden) sind die definierten Melde- und Eskalationswege zu nutzen. Priorität hat der Schutz von Menschen, danach die Sicherung von Informationen und die Fortführung kritischer Prozesse.

💾 Datensicherung (Backup) – Grundregeln

Datensicherungen werden gemäß IT-Konzept erstellt und regelmäßig geprüft. Mitarbeitende speichern Arbeitsdaten ausschließlich in freigegebenen Bereichen, damit sie in die Sicherung einbezogen werden. Lokale Einzelablagen ohne Backup sind zu vermeiden.

📞 Notfallkontakte & Erreichbarkeit

Notfallkontakte und Eskalationswege sind bekannt und aktuell zu halten. Im Notfall ist nach Priorität zu handeln: Schutz von Menschen, dann Sicherung von Informationen und die Wiederaufnahme kritischer Prozesse.

📢 Kommunikation bei Störungen (intern/extern)

Kommunikation bei Störungen erfolgt koordiniert. Externe Aussagen erfolgen nur über autorisierte Stellen. Intern werden Status und Maßnahmen nach abgestimmtem Vorgehen kommuniziert.

🧯 Notfallplan Cyberangriff

Bei Cyberangriffen gelten definierte Melde- und Eskalationswege. Betroffene Systeme werden gesichert, Beweise nicht gelöscht und externe Kommunikation koordiniert. Priorität haben Schadensbegrenzung, Wiederherstellung kritischer Prozesse und rechtzeitige Meldungen.

🔌 Stromausfall

Bei Stromausfall sind Personen- und Gebäudesicherheit vorrangig. Kritische Geräte werden kontrolliert heruntergefahren, sofern möglich. Notbeleuchtung, Fluchtwege und Kommunikationswege werden beachtet. Wiederanlauf kritischer Systeme erfolgt koordiniert.

🌐 Internet- oder Provider-Ausfall

Bei Ausfall von Internet, Telefonie oder Cloud-Diensten werden betroffene Prozesse priorisiert und alternative Kommunikationswege genutzt. Störungen werden dokumentiert und an Provider bzw. IT gemeldet. Kritische Geschäftsprozesse erhalten Vorrang.

🖥️ Server-, Cloud- oder Anwendungsausfall

Ausfälle zentraler Systeme werden nach Kritikalität bewertet. Fachbereiche melden Auswirkungen auf Geschäftsprozesse. Wiederherstellung, Kommunikation und Workarounds erfolgen koordiniert nach Verantwortlichkeit und Priorität.

🦠 Pandemie, Infektionsschutz und Betriebsfähigkeit

Bei erhöhter Infektionslage können Maßnahmen wie Homeoffice, Hygieneregeln, reduzierte Präsenz, Schichttrennung oder Besuchereinschränkungen angeordnet werden. Ziel ist der Schutz von Personen und die Aufrechterhaltung kritischer Prozesse.

👥 Krisenstab und Entscheidungswege

Für schwerwiegende Störungen kann ein Krisenstab einberufen werden. Rollen, Entscheidungsbefugnisse, Kommunikationswege und Protokollierung werden festgelegt. Entscheidungen werden nachvollziehbar dokumentiert und regelmäßig überprüft.

🤝 Umgang mit Lieferanten & Dienstleistern

Dienstleister erhalten nur die Zugriffe/Informationen, die für ihre Leistung erforderlich sind. Vertrauliche Informationen sind zu schützen. Externe Zugänge erfolgen – sofern vorgesehen – zeitlich begrenzt und nachvollziehbar.

🎁 Integrität, Geschenke & Interessenkonflikte

Mitarbeitende handeln integer. Vorteile, die Entscheidungen beeinflussen könnten, sind abzulehnen oder transparent zu machen. Potenzielle Interessenkonflikte sind zu melden.

📣 Hinweise auf Regelverstöße

Hinweise auf mögliche Regelverstöße können über die vorgesehenen internen Kanäle gemeldet werden. Meldungen sollen nach bestem Wissen erfolgen; Hinweisgebende sind vor Benachteiligung zu schützen, soweit dies im Rahmen der geltenden Regeln möglich ist.

🎁 Einladungen & Geschenke (Praxisregel)

Einladungen und Geschenke sind nur im üblichen, angemessenen Rahmen zulässig. Im Zweifel sind sie transparent zu machen und mit der zuständigen Stelle abzustimmen.

🔍 Interessenkonflikte

Mögliche Interessenkonflikte sind frühzeitig offen zu legen. Entscheidungen sollen sachlich, transparent und im Interesse von Sysko Spezial GmbH getroffen werden.

📜 Verhaltenskodex

Mitarbeitende von Sysko Spezial GmbH handeln verantwortungsvoll, rechtstreu und respektvoll. Entscheidungen werden sachlich, transparent und im Interesse des Unternehmens getroffen. Verstöße gegen Gesetze, interne Regeln oder ethische Grundsätze sind zu melden.

🤝 Respekt, Gleichbehandlung und Anti-Diskriminierung

Bei Sysko Spezial GmbH wird ein respektvolles Arbeitsumfeld erwartet. Diskriminierung, Belästigung, Mobbing oder unangemessenes Verhalten werden nicht toleriert. Betroffene oder beobachtende Personen können sich an Führungskräfte, Personalbereich oder vorgesehene Meldestellen wenden.

🛡️ Umgang mit Konflikten und Mobbing

Konflikte sollen frühzeitig, sachlich und lösungsorientiert angesprochen werden. Wiederholte Herabwürdigung, Ausgrenzung oder Einschüchterung ist nicht zulässig. Hinweise werden vertraulich behandelt und nach internen Verfahren geprüft.

🚫 Alkohol, Drogen und beeinträchtigende Mittel

Während der Arbeit, insbesondere bei sicherheitsrelevanten Tätigkeiten, ist jede Beeinträchtigung durch Alkohol, Drogen oder andere Mittel unzulässig. Bei Verdacht auf Gefährdung sind Führungskräfte verpflichtet, angemessen zu reagieren und Schutzmaßnahmen einzuleiten.

⚖️ Wettbewerbs- und Kartellrecht

Absprachen mit Wettbewerbern über Preise, Kunden, Märkte, Angebote oder Geschäftsstrategien sind unzulässig. Kontakte zu Wettbewerbern, Verbänden oder Branchenveranstaltungen erfolgen professionell und ohne Austausch vertraulicher wettbewerbsrelevanter Informationen.

🌍 Exportkontrolle und Sanktionslisten

Geschäfte mit Auslandsbezug, Dual-Use-Gütern, Software, Technologie oder sanktionierten Personen/Organisationen sind vorab zu prüfen. Mitarbeitende melden Unsicherheiten zu Exportkontrolle, Embargos oder Sanktionslisten an die zuständige Stelle.

🎗️ Spenden, Sponsoring und Zuwendungen

Spenden, Sponsoring und Zuwendungen erfolgen transparent und nur nach Freigabe. Sie dürfen nicht genutzt werden, um geschäftliche Entscheidungen unangemessen zu beeinflussen oder Interessenkonflikte zu verschleiern.

🌍 Social Media & öffentliche Kommunikation

Öffentliche Aussagen im Namen von Sysko Spezial GmbH erfolgen nur durch autorisierte Personen. Mitarbeitende achten darauf, interne Informationen nicht öffentlich zu teilen. Bei Unsicherheiten ist Rücksprache zu halten.

🔐 Vertraulichkeit

Interne und vertrauliche Informationen sind zu schützen. Gespräche, Dokumente und Inhalte dürfen nur an berechtigte Personen weitergegeben werden. Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gilt Vertraulichkeit fort, soweit vereinbart oder erforderlich.

📰 Umgang mit Kunden-/Presseanfragen

Anfragen von Kunden, Presse oder Dritten zu internen Vorgängen werden an autorisierte Stellen weitergeleitet. Mitarbeitende geben keine vertraulichen Informationen heraus und vermeiden Spekulationen.

🧠 Jährliche User-Awareness-Prüfung (Mitarbeitende)

Bei Sysko Spezial GmbH ist mindestens einmal jährlich (und zusätzlich bei Eintritt neuer Mitarbeitender) eine User-Awareness-Prüfung durchzuführen, um Risiken durch Phishing, Social Engineering, Schadsoftware und unsichere Arbeitsweisen zu reduzieren. Mitarbeitende absolvieren eine Online-Unterweisung mit anschließendem Test. Das Ergebnis/Zertifikat ist von den Mitarbeitenden bereitzustellen und wird durch die zuständige Stelle dokumentiert und archiviert. Sofern ein Link zur Prüfung genutzt wird, ist dieser ausschließlich über freigegebene Kommunikationswege zu verteilen (z. B. Intranet/Teams/Email nach Vorgabe). Link (Beispiel): https://tech-nachrichten.de/user-awareness/

🗂️ Nachweisführung & Aufbewahrung (User-Awareness)

Die Nachweise der User-Awareness-Prüfung (z. B. Zertifikate/Testergebnisse) werden bei Sysko Spezial GmbH nachvollziehbar gesammelt, ausgewertet und revisionssicher abgelegt (Ablageort gemäß interner Dokumentenlenkung). Aufbewahrungsdauer und Zugriff sind geregelt. Ergebnisse dürfen nur von berechtigten Personen eingesehen werden. Prüfungen sollen nicht älter als 12 Monate sein.

🤖 Jährliche KI-Act Awareness-/Prüfung (User & Admin)

Bei Sysko Spezial GmbH wird eine regelmäßige (mindestens jährliche) KI-Awareness-Unterweisung mit Test durchgeführt, um den verantwortungsvollen Umgang mit KI-Systemen sicherzustellen. Inhalte umfassen u. a. zulässige Nutzung, Umgang mit vertraulichen Daten, Urheber-/Quellenhinweise, Halluzinationen/Fehleranfälligkeit, menschliche Kontrolle sowie organisatorische Regeln zur Nutzung von KI-Tools. Für administrierende/konfigurierende Rollen (z. B. M365/AI-Admins, Tool-Owner) ist zusätzlich ein vertiefender Teil vorgesehen. Teilnahme und Ergebnis/Zertifikat sind zu dokumentieren und zu archivieren. Link (Beispiel): https://tech-nachrichten.de/pruefung-ki-act/

📊 Bestandsaufnahme KI-Systeme & Freigabeprozess

Bei Sysko Spezial GmbH wird geführt, welche KI-Anwendungen/Services im Unternehmen eingesetzt werden (Bestandsaufnahme/Inventar). Neue KI-Tools dürfen nur nach definierter Prüfung und Freigabe genutzt werden. Dabei werden mindestens Zweck, Datenkategorien (insb. personenbezogene/vertrauenswürdige Daten), Zugriffskreis, Risiken und Zuständigkeiten dokumentiert. Die Unterweisung/Prüfung (KI-Awareness) bezieht sich auf die freigegebenen Tools und die geltenden Regeln.

🤖 Nutzung kostenloser KI-Modelle / Free-Tools

Kostenlose KI-Modelle und frei zugängliche KI-Dienste dürfen bei Sysko Spezial GmbH nicht mit Firmendaten, personenbezogenen Daten, vertraulichen Informationen, Kundendaten, Vertragsunterlagen, Quellcode, Zugangsdaten oder sonstigen internen Inhalten befüllt werden. Dies gilt insbesondere für frei nutzbare Versionen von KI-Diensten, bei denen nicht eindeutig sichergestellt ist, dass Eingaben nicht zum Training, zur Produktverbesserung oder zur Auswertung durch den Anbieter verwendet werden.

🔎 Google Gemini (kostenlose Version) – keine Firmendaten

Die kostenlose Version von Google Gemini darf bei Sysko Spezial GmbH nicht mit Firmendaten, personenbezogenen Daten, vertraulichen Informationen oder internen Inhalten genutzt werden. Mitarbeitende dürfen keine Unternehmensinformationen in Google Gemini (free) eingeben, hochladen, zusammenfassen, analysieren oder übersetzen lassen, sofern keine ausdrückliche Freigabe und keine geprüfte Datenschutz-/Sicherheitsbewertung vorliegt.

✅ Zulässige KI-Nutzung: geprüfte Bezahl-KI

Für die Verarbeitung von Firmendaten dürfen ausschließlich freigegebene und geprüfte Bezahl-KI-Dienste genutzt werden, bei denen vertraglich bzw. durch Administrations- und Datenschutzeinstellungen sichergestellt ist, dass eingegebene Daten nicht zum Training der Modelle verwendet werden. Zulässig können insbesondere sein: ChatGPT Business oder ChatGPT Pro, Microsoft 365 Copilot oder Copilot Pro sowie Google Gemini Pro, sofern die jeweilige Konfiguration durch Sysko Spezial GmbH geprüft und freigegeben wurde.

🛂 Prüfung & Freigabe vor KI-Nutzung

Vor der Nutzung eines KI-Dienstes mit Unternehmensbezug ist zu prüfen, ob das Tool durch Sysko Spezial GmbH freigegeben wurde. Mitarbeitende dürfen KI-Anwendungen nicht eigenständig für Firmendaten einsetzen. Bei Unsicherheit ist vorab Rücksprache mit Schutz Mann, Datenschutz oder der zuständigen Stelle zu halten. Nicht freigegebene KI-Tools gelten als Schatten-IT und dürfen nicht für Unternehmenszwecke verwendet werden.

📣 Hinweisgeberschutz-Portal / Meldestelle – Zweck & Nutzung

Bei Sysko Spezial GmbH steht ein Hinweisgeberschutz-Portal (Meldestelle) zur Verfügung, über das Hinweise auf mögliche Regelverstöße sicher gemeldet werden können. Hinweise können – soweit vorgesehen – auch anonym abgegeben werden. Das Portal dient dazu, Sachverhalte strukturiert aufzunehmen, zu prüfen und Folgemaßnahmen einzuleiten. Meldungen sollen nach bestem Wissen erfolgen. Link/Erreichbarkeit (Platzhalter): https://tech-nachrichten.de

🛡️ Vertraulichkeit, Schutz vor Benachteiligung & Umgang mit Meldungen

Meldungen im Hinweisgeberschutz-Portal werden vertraulich behandelt. Informationen werden nur an Personen weitergegeben, die sie für die Prüfung und Bearbeitung benötigen. Hinweisgebende dürfen wegen einer Meldung nicht benachteiligt werden. Rückfragen und Kommunikation erfolgen – sofern möglich – über die im Portal vorgesehenen Kanäle. Mitarbeitende sind angehalten, keine „Parallelermittlungen“ durchzuführen oder Informationen unkontrolliert zu verbreiten, um Betroffene zu schützen und Verfahren nicht zu beeinträchtigen.

🔄 Ablauf (Kurzprozess) im Hinweisgeberschutz-Portal

Ablauf bei Sysko Spezial GmbH: (1) Meldung im Portal abgeben, (2) Eingangsbestätigung/Erfassung, (3) Ersteinschätzung & Zuständigkeitsprüfung, (4) Sachverhaltsaufklärung gemäß interner Regeln, (5) Maßnahmen/Abschluss, (6) Dokumentation. Fristen, Rollen und Zuständigkeiten richten sich nach den internen Vorgaben von Sysko Spezial GmbH.

👋 Onboarding neuer Mitarbeitender

Neue Mitarbeitende erhalten bei Sysko Spezial GmbH vor oder spätestens zum Arbeitsbeginn alle notwendigen Informationen, Zugänge, Arbeitsmittel und Unterweisungen. Zuständigkeiten für Arbeitsplatz, IT-Zugang, Datenschutzverpflichtung, Arbeitsschutzunterweisung und organisatorische Einweisung werden vorab festgelegt. Die Einarbeitung wird nachvollziehbar dokumentiert.

🗣️ Probezeit, Feedback & Einarbeitung

Während der Einarbeitung finden regelmäßige Feedbackgespräche statt. Offene Fragen, Schulungsbedarf und notwendige Zugriffsrechte werden frühzeitig geklärt. Ziel ist ein sicherer, produktiver und regelkonformer Einstieg in die Aufgaben bei Sysko Spezial GmbH.

🔁 Vertretungsregelungen

Für wesentliche Aufgaben sind Vertretungen festzulegen. Vertretungen erhalten nur die notwendigen Informationen und Berechtigungen. Übergaben erfolgen so, dass laufende Vorgänge, Fristen, Kundenanliegen und kritische Aufgaben auch bei Abwesenheit zuverlässig bearbeitet werden können.

🏖️ Urlaub, Krankheit & Abwesenheitsübergabe

Vor geplanten Abwesenheiten sind laufende Aufgaben, Fristen, Ansprechpartner und relevante Unterlagen zu übergeben. Abwesenheitsnotizen und Weiterleitungen werden gemäß interner Vorgaben eingerichtet. Vertrauliche Informationen dürfen dabei nur berechtigten Personen zugänglich gemacht werden.

🚪 Austritt, Rückgabe & Wissensübergabe

Beim Austritt von Mitarbeitenden werden Geräte, Schlüssel, Ausweise, Unterlagen und Datenträger vollständig zurückgegeben. Zugänge werden zeitgerecht deaktiviert. Eine Wissensübergabe zu laufenden Vorgängen, Passwörtern in freigegebenen Tresoren, Projekten und Verantwortlichkeiten erfolgt dokumentiert.

📌 Nebentätigkeiten & Interessenkollisionen

Nebentätigkeiten dürfen die arbeitsvertraglichen Pflichten, Vertraulichkeit und Interessen von Sysko Spezial GmbH nicht beeinträchtigen. Mögliche Interessenkollisionen sind frühzeitig offenzulegen und mit der zuständigen Stelle abzustimmen.

💬 Private Messenger & geschäftliche Kommunikation

Geschäftliche Kommunikation über private Messenger-Dienste ist nur zulässig, wenn dies ausdrücklich freigegeben ist. Vertrauliche Informationen, personenbezogene Daten, Dokumente, Zugangsdaten oder Kundendaten dürfen nicht über nicht freigegebene Kanäle ausgetauscht werden.

🧭 Führungsverantwortung & Vorbildfunktion

Führungskräfte achten auf die Umsetzung organisatorischer, datenschutzrechtlicher und sicherheitsbezogener Vorgaben. Sie sorgen für klare Zuständigkeiten, geeignete Arbeitsbedingungen und eine Kultur, in der Risiken, Fehler und Verbesserungsvorschläge offen angesprochen werden können.

💬 Microsoft Teams – Nutzung und Kanäle

Microsoft Teams wird bei Sysko Spezial GmbH strukturiert genutzt. Teams, Kanäle und Chats sind zweckbezogen anzulegen. Vertrauliche Informationen werden nur in geeigneten, berechtigten Teams geteilt. Gastzugriffe, Aufzeichnungen und externe Freigaben erfolgen nur nach Freigabe bzw. gemäß interner Regelung.

📁 SharePoint-Ablage & Dokumentenstruktur

SharePoint dient als zentrale Ablage für Team- und Projektdokumente. Dateien sind nachvollziehbar zu benennen, in passenden Bibliotheken abzulegen und nicht unnötig lokal zu duplizieren. Berechtigungen werden regelmäßig überprüft und auf das notwendige Maß begrenzt.

☁️ OneDrive for Business – persönliche Arbeitsablage

Für die persönliche Speicherung dienstlicher Arbeitsdateien ist ausschließlich OneDrive for Business zu verwenden. Unternehmensrelevante Dokumente, die gemeinsam bearbeitet werden oder Vertretungen zur Verfügung stehen müssen, sind in SharePoint bzw. freigegebenen Microsoft-365-Bereichen abzulegen. Freigaben aus OneDrive for Business sind auf das notwendige Maß zu beschränken, möglichst auf konkrete Personen einzugrenzen und zeitlich zu begrenzen.

🚫 OneDrive Personal / OneDrive Free

Die Nutzung der privaten kostenlosen Version von OneDrive (OneDrive Personal / OneDrive Free) für Unternehmensdaten ist untersagt. Firmendaten, personenbezogene Daten, vertrauliche Informationen sowie Kundendaten dürfen dort weder gespeichert, synchronisiert noch freigegeben werden. Hintergrund ist, dass Speicherorte und Datenverarbeitungen außerhalb der Europäischen Union erfolgen können und diese Dienste nicht den Freigabe-, Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen von Sysko Spezial GmbH entsprechen. Für Unternehmensdaten ist ausschließlich OneDrive for Business bzw. die durch Sysko Spezial GmbH freigegebenen Microsoft-365-Dienste zu verwenden.

🍎 Apple Business Manager, Managed Apple IDs & iCloud

Werden bei Sysko Spezial GmbH Apple-Geräte mit Apple Business Manager (ABM) und Managed Apple IDs betrieben, dürfen Unternehmensdaten ausschließlich über die hierfür freigegebenen und administrierten Apple-Dienste verarbeitet oder synchronisiert werden. Die Nutzung privater Apple-IDs oder privater iCloud-Konten für Unternehmensdaten ist unzulässig, sofern hierfür keine ausdrückliche Freigabe durch Sysko Spezial GmbH besteht. Die Konfiguration und Nutzung richten sich nach den Vorgaben der IT sowie den Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien von Sysko Spezial GmbH.

🔗 Externe Freigaben und Links

Externe Freigaben dürfen nur erfolgen, wenn ein geschäftlicher Zweck besteht und keine schutzwürdigen Interessen entgegenstehen. Freigabelinks sind möglichst auf konkrete Personen zu beschränken, mit Ablaufdatum zu versehen und nach Zweckerfüllung zu entfernen.

👥 Gastzugriffe in Microsoft 365

Gastzugriffe werden nur für definierte Zwecke eingerichtet. Verantwortliche prüfen regelmäßig, ob der Zugriff weiterhin erforderlich ist. Gäste erhalten keine umfassenderen Rechte als notwendig und werden nach Projektende oder Wegfall des Zwecks entfernt.

📧 Outlook-Regeln, Weiterleitungen & Auto-Forwarding

Automatische Weiterleitungen an private oder externe Postfächer sind ohne Freigabe unzulässig. Regeln, die Nachrichten löschen, weiterleiten oder in unbekannte Ordner verschieben, sind sorgfältig zu prüfen, da sie Sicherheitsvorfälle verschleiern können.

🎥 Online-Meetings, Aufzeichnungen & Transkripte

Aufzeichnungen, Transkripte und KI-Zusammenfassungen von Meetings dürfen nur nach vorheriger Information der Teilnehmenden und gemäß interner Vorgaben erstellt werden. Vertrauliche Inhalte sind besonders zu schützen und nur berechtigten Personen zugänglich zu machen.

🏷️ Vertraulichkeitskennzeichnung / Sensitivity Labels

Dokumente und E-Mails sind entsprechend ihres Schutzbedarfs zu kennzeichnen, sofern Kennzeichnungen verfügbar sind. Die Kennzeichnung unterstützt den sicheren Umgang mit Informationen und ersetzt nicht die persönliche Verantwortung beim Teilen, Versenden und Ablegen von Daten.

🗄️ E-Mail-Ablage und Archivierung

Geschäftsrelevante E-Mails sind nachvollziehbar abzulegen und gemäß interner Vorgaben aufzubewahren. Private Ablagen, unstrukturierte PST-Dateien oder nicht nachvollziehbare Einzelarchive sind zu vermeiden.

☁️ OneDrive for Business – ausschließlich geschäftliche Instanz

Für dienstliche Arbeitsdateien ist ausschließlich die von Sysko Spezial GmbH bereitgestellte OneDrive-for-Business-Instanz zu verwenden. Private Microsoft-Konten, OneDrive Personal oder kostenlose OneDrive-Varianten dürfen nicht für Unternehmensdaten genutzt werden.

📁 SharePoint statt persönlicher Einzelablage

Dokumente, die für Teams, Vertretungen, Projekte, Kunden oder Geschäftsprozesse relevant sind, sind in SharePoint oder anderen freigegebenen Teamablagen abzulegen. Persönliche OneDrive-Ablagen sind nicht als dauerhafte Projekt-, Kunden- oder Prozessablage zu verwenden.

🏷️ Informationsklassifizierung

Informationen werden bei Sysko Spezial GmbH nach Schutzbedarf behandelt, z. B. öffentlich, intern, vertraulich oder streng vertraulich. Die Einstufung bestimmt, wie Informationen gespeichert, übertragen, geteilt, gedruckt und vernichtet werden dürfen.

📄 Umgang mit Papierdokumenten

Papierdokumente mit vertraulichen oder personenbezogenen Inhalten sind sicher aufzubewahren. Ausdrucke sollen auf das notwendige Maß begrenzt werden. Fehldrucke und nicht mehr benötigte Unterlagen sind über geeignete Vernichtungswege zu entsorgen.

🗑️ Sichere Akten- und Datenträgervernichtung

Vertrauliche Unterlagen, Datenträger und Ausdrucke dürfen nicht im normalen Papierkorb entsorgt werden. Sie sind über freigegebene Behälter oder Dienstleister sicher zu vernichten. Die Vernichtung sensibler Akten erfolgt nachvollziehbar und nach Schutzbedarf.

📷 Fotografieren, Video- und Tonaufnahmen

Fotos, Videos und Tonaufnahmen in Betriebsräumen, Besprechungen oder von Bildschirmen sind nur zulässig, wenn keine vertraulichen Informationen oder Persönlichkeitsrechte verletzt werden. Veröffentlichungen erfolgen nur nach Freigabe.

🖥️ Bildschirmfreigaben in Meetings

Vor Bildschirmfreigaben sind vertrauliche Fenster, Benachrichtigungen, E-Mails und Dokumente zu schließen. Es soll möglichst nur das benötigte Fenster geteilt werden. Unbeabsichtigt sichtbare Informationen sind als Sicherheits- oder Datenschutzrisiko zu bewerten.

🔐 Passwortmanager

Passwörter sind in freigegebenen Passwortmanagern oder sicheren Verfahren zu verwalten. Gemeinsame Passwörter sind zu vermeiden. Wo Team-Zugänge unvermeidbar sind, werden sie kontrolliert, dokumentiert und bei Personalwechsel oder Verdacht geändert.

🛑 Verhalten bei Ransomware-Verdacht

Bei Verdacht auf Ransomware, verschlüsselte Dateien, ungewöhnliche Dateiendungen oder Erpressungshinweise ist das betroffene Gerät sofort vom Netzwerk zu trennen, sofern gefahrlos möglich. Der Vorfall ist unverzüglich an Schutz Mann zu melden. Keine Lösegeldkommunikation erfolgt ohne Freigabe.

🎭 Social Engineering & Identitätsprüfung

Ungewöhnliche Anfragen nach Zahlungen, Zugangsdaten, Datenexporten oder dringenden Sonderfreigaben sind kritisch zu prüfen. Identitäten sind über bekannte, unabhängige Kanäle zu verifizieren. Druck, Geheimhaltung oder ungewöhnliche Dringlichkeit gelten als Warnsignale.

📤 Datenexporte und Massendownloads

Größere Datenexporte, Listenabzüge oder Massendownloads dürfen nur mit berechtigtem Zweck erfolgen. Exportdateien sind sicher zu speichern, zeitnah zu löschen und nicht unkontrolliert per E-Mail oder externen Diensten weiterzugeben.

✉️ Sicherer Versand vertraulicher Informationen

Vertrauliche Informationen werden nur an berechtigte Empfänger versendet. Empfänger, Anhänge und Links sind vor dem Versand zu prüfen. Bei hohem Schutzbedarf sind Verschlüsselung, passwortgeschützte Übertragung oder freigegebene sichere Portale zu nutzen.

📱 QR-Phishing und manipulierte Links

QR-Codes, Kurzlinks und ungewöhnliche Login-Aufforderungen sind kritisch zu prüfen. QR-Codes können auf gefälschte Webseiten führen oder Zugangsdaten abgreifen. Bei Unsicherheit ist der Link nicht zu öffnen und Schutz Mann einzubeziehen.

🔐 MFA-Fatigue und unerwartete Anmeldeanfragen

Unerwartete MFA-Anfragen, Push-Bestätigungen oder Login-Hinweise dürfen nicht bestätigt werden. Wiederholte oder verdächtige Anfragen sind ein möglicher Angriff und unverzüglich an Schutz Mann zu melden.

🎭 Deepfake, CEO-Fraud und Identitätsprüfung

Ungewöhnliche Zahlungs-, Freigabe- oder Datenanforderungen per E-Mail, Telefon, Chat, Audio oder Video sind über unabhängige bekannte Kanäle zu verifizieren. Auch täuschend echte Stimmen, Videos oder Nachrichten können manipuliert sein.

🛡️ Risikomanagement Informationssicherheit

Informationssicherheitsrisiken werden bei Sysko Spezial GmbH regelmäßig identifiziert, bewertet und behandelt. Maßnahmen orientieren sich an Eintrittswahrscheinlichkeit, Schadenshöhe und Kritikalität der betroffenen Prozesse, Systeme und Daten.

📋 Kritische Assets und Schutzbedarf

Wichtige Systeme, Anwendungen, Datenbestände, Dienstleister und Prozesse werden erfasst und nach Kritikalität bewertet. Für kritische Assets gelten erhöhte Anforderungen an Verfügbarkeit, Integrität, Vertraulichkeit, Backup und Monitoring.

🕳️ Schwachstellenmanagement

Bekannte Schwachstellen werden bewertet, priorisiert und zeitnah behoben. Informationsquellen wie Herstellerhinweise, Sicherheitsmeldungen und interne Prüfungen werden berücksichtigt. Kritische Schwachstellen erhalten Vorrang und werden dokumentiert nachverfolgt.

🔄 Patch- und Updateprozess

Sicherheitsupdates werden nach Kritikalität geplant, getestet und eingespielt. Für besonders kritische Updates gelten verkürzte Fristen. Ausnahmen sind zu begründen, zeitlich zu begrenzen und mit kompensierenden Maßnahmen abzusichern.

💾 Backup-Tests und Wiederherstellung

Backups werden regelmäßig erstellt und Wiederherstellungen getestet. Testergebnisse, Fehler und Verbesserungsmaßnahmen werden dokumentiert. Backups sind gegen unbefugten Zugriff, Manipulation und Ransomware zu schützen.

📣 Sicherheitsvorfälle und Meldewege

Sicherheitsvorfälle werden einheitlich erfasst, bewertet und eskaliert. Je nach Kritikalität werden Geschäftsleitung, IT, Datenschutz, Dienstleister oder Behörden eingebunden. Fristen und Meldepflichten sind zu beachten.

🔗 Sicherheit in der Lieferkette

Dienstleister und Lieferanten mit Einfluss auf IT, Daten oder kritische Prozesse werden risikoorientiert bewertet. Sicherheitsanforderungen, Verfügbarkeiten, Meldepflichten und Zugriffsrechte sind vertraglich oder organisatorisch zu regeln.

🔁 Business Continuity und Wiederanlauf

Für kritische Prozesse werden Wiederanlaufziele, Verantwortlichkeiten und Ersatzverfahren definiert. Notfallübungen und Tests helfen, Schwachstellen zu erkennen und die Betriebsfähigkeit bei Störungen sicherzustellen.

📈 Protokollierung und Monitoring

Sicherheitsrelevante Ereignisse werden angemessen protokolliert und überwacht. Zugriffe, administrative Tätigkeiten, Fehlermeldungen und ungewöhnliche Aktivitäten werden nach Schutzbedarf ausgewertet und vor Manipulation geschützt.

📣 Meldepflichten und Eskalation bei erheblichen Sicherheitsvorfällen

Erhebliche Sicherheitsvorfälle sind unverzüglich intern zu eskalieren. Bewertung, Dokumentation, externe Meldungen und Kommunikation erfolgen nach festgelegtem Verfahren. Mitarbeitende melden Auffälligkeiten frühzeitig, damit Fristen und Schadensbegrenzung eingehalten werden können.

🤖 Rollen und Verantwortlichkeiten bei KI-Nutzung

Für KI-Systeme und KI-gestützte Prozesse werden Verantwortlichkeiten festgelegt. Tool-Owner, fachlich Verantwortliche und Nutzende kennen ihre Aufgaben hinsichtlich Freigabe, Datenschutz, Informationssicherheit, Qualitätssicherung und menschlicher Kontrolle.

🔎 Transparenz bei KI-generierten Inhalten

KI-generierte oder wesentlich KI-unterstützte Inhalte sind dort kenntlich zu machen, wo dies erforderlich oder für Empfänger relevant ist. Mitarbeitende dürfen KI-Ergebnisse nicht ungeprüft als menschlich erstellte oder verbindliche Fachentscheidung ausgeben.

👤 Menschliche Kontrolle und Plausibilitätsprüfung

KI-Ergebnisse werden vor Nutzung fachlich geprüft. Mitarbeitende bleiben für Entscheidungen, Kommunikation und veröffentlichte Inhalte verantwortlich. Kritische Entscheidungen dürfen nicht allein auf KI-Ausgaben gestützt werden.

✍️ Datenminimierung bei Prompts

Bei der Eingabe in KI-Systeme werden nur die Informationen verwendet, die für den Zweck erforderlich sind. Personenbezogene, vertrauliche oder geschäftskritische Daten dürfen nur in freigegebenen KI-Diensten und nach interner Vorgabe verarbeitet werden.

©️ Urheberrecht, Quellen und Nutzungsrechte

KI-generierte Inhalte sind auf Urheberrechts-, Marken- und Quellenrisiken zu prüfen. Quellenangaben dürfen nicht ungeprüft übernommen werden. Inhalte aus KI-Systemen werden vor externer Nutzung fachlich und rechtlich angemessen bewertet.

⛔ Unzulässige KI-Nutzung

KI-Systeme dürfen nicht für Täuschung, Manipulation, unzulässige Überwachung, Diskriminierung, Umgehung von Sicherheitsmaßnahmen oder Verarbeitung nicht freigegebener sensibler Daten genutzt werden. Verdächtige oder riskante Anwendungsfälle sind vorab zu melden.

🚫 Kostenlose KI-Tools und Firmendaten

Kostenlose oder nicht freigegebene KI-Dienste dürfen nicht mit Firmendaten, personenbezogenen Daten, vertraulichen Informationen, Kundendaten, Zugangsdaten, Quellcode, Verträgen, Protokollen oder internen Dokumenten genutzt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die Daten eingegeben, hochgeladen, zusammengefasst, übersetzt, analysiert oder umformuliert werden.

✅ Freigegebene KI-Dienste: ChatGPT, Copilot, Gemini & vergleichbare Dienste

KI-Dienste wie ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini, Claude, Perplexity, NotebookLM oder vergleichbare Anwendungen dürfen für Unternehmenszwecke nur genutzt werden, wenn sie durch Sysko Spezial GmbH geprüft und freigegeben wurden. Maßgeblich sind die freigegebene Version, die jeweilige Konfiguration sowie die Datenschutz- und Sicherheitseinstellungen.

✍️ Prompts, Uploads und vertrauliche Inhalte

Bei der Nutzung freigegebener KI-Systeme sind Prompts und Uploads auf das erforderliche Maß zu begrenzen. Vertrauliche, personenbezogene oder geschäftskritische Inhalte dürfen nur verarbeitet werden, wenn dies nach Freigabe, Zweck und Schutzbedarf zulässig ist.

🔍 Prüfung von KI-Ergebnissen

KI-Ergebnisse können unvollständig, veraltet, falsch oder irreführend sein. Mitarbeitende müssen Ergebnisse vor Nutzung fachlich prüfen. Entscheidungen, Freigaben, Kundenkommunikation, rechtliche Bewertungen oder sicherheitsrelevante Maßnahmen dürfen nicht ungeprüft auf KI-Ausgaben gestützt werden.

🏷️ Kennzeichnung KI-generierter Inhalte

KI-generierte oder wesentlich KI-unterstützte Inhalte sind zu kennzeichnen, wenn dies rechtlich erforderlich ist, intern vorgegeben wurde oder für Empfänger wesentlich ist. Mitarbeitende dürfen KI-generierte Inhalte nicht als geprüfte menschliche Fachentscheidung ausgeben.

🤖 Claude / Anthropic

Claude bzw. Anthropic-Dienste dürfen bei Sysko Spezial GmbH nur genutzt werden, wenn die konkrete Version, der Zweck, die Datenarten und die Datenschutz-/Sicherheitseinstellungen freigegeben wurden. Kostenlose oder private Claude-Zugänge dürfen nicht mit Firmendaten, personenbezogenen Daten, Kundendaten, vertraulichen Informationen, Zugangsdaten, Quellcode oder internen Dokumenten genutzt werden. Zulässig ist eine Nutzung nur im Rahmen freigegebener Team-, Business- oder Enterprise-Konfigurationen.

🔎 Perplexity AI

Perplexity AI darf für Unternehmenszwecke nur nach Freigabe durch Sysko Spezial GmbH eingesetzt werden. In nicht freigegebenen oder kostenlosen Versionen dürfen keine Firmendaten, personenbezogenen Daten, vertraulichen Informationen, internen Dokumente, Kundendaten oder Zugangsdaten eingegeben oder hochgeladen werden. Such- und Rechercheergebnisse sind fachlich zu prüfen und Quellen dürfen nicht ungeprüft übernommen werden.

🧠 DeepSeek

DeepSeek darf bei Sysko Spezial GmbH nicht mit Firmendaten, personenbezogenen Daten, vertraulichen Informationen, Kundendaten, Quellcode, Zugangsdaten oder internen Dokumenten genutzt werden, sofern keine ausdrückliche Freigabe vorliegt. Dies gilt insbesondere für frei zugängliche Web- oder App-Versionen. Eine Nutzung ist nur nach Prüfung von Anbieter, Speicherort, Datenschutz, Sicherheit und vertraglichen Rahmenbedingungen zulässig.

🛰️ Grok / xAI

Grok bzw. xAI-Dienste dürfen für Unternehmensdaten nur genutzt werden, wenn Sysko Spezial GmbH die konkrete Nutzung ausdrücklich freigegeben hat. In privaten, kostenlosen oder nicht administrierten Zugängen dürfen keine Firmendaten, personenbezogenen Daten, vertraulichen Informationen, Kundendaten, Zugangsdaten oder internen Dokumente verarbeitet werden.

🇪🇺 Mistral AI / Le Chat

Mistral AI, Le Chat oder vergleichbare Mistral-Dienste dürfen für Unternehmenszwecke nur genutzt werden, wenn die konkrete Version und Konfiguration durch Sysko Spezial GmbH freigegeben wurde. Kostenlose oder private Zugänge dürfen nicht mit Firmendaten, personenbezogenen Daten, Kundendaten, vertraulichen Informationen, Quellcode oder internen Dokumenten verwendet werden.

🌐 Qwen Chat, Kimi AI und vergleichbare internationale KI-Dienste

Qwen Chat, Kimi AI und vergleichbare internationale KI-Dienste dürfen ohne Freigabe nicht mit Unternehmensdaten genutzt werden. Mitarbeitende dürfen dort keine Firmendaten, personenbezogenen Daten, Kundendaten, vertraulichen Informationen, Verträge, Protokolle, Zugangsdaten oder internen Dokumente eingeben, hochladen, analysieren oder übersetzen lassen.

📱 Meta AI

Meta AI oder KI-Funktionen in Meta-Diensten dürfen bei Sysko Spezial GmbH nicht mit Firmendaten, personenbezogenen Daten, vertraulichen Informationen, Kundendaten, Zugangsdaten oder internen Dokumenten genutzt werden, sofern keine ausdrückliche Freigabe besteht. Dies gilt insbesondere bei Nutzung über private Konten, Messenger, soziale Netzwerke oder nicht administrierte Apps.

🚫 Poe, HuggingChat, You.com und KI-Sammelplattformen

KI-Sammelplattformen und frei zugängliche Chatbot-Portale wie Poe, HuggingChat, You.com oder vergleichbare Dienste dürfen nicht mit Unternehmensdaten genutzt werden, sofern keine ausdrückliche Freigabe durch Sysko Spezial GmbH vorliegt. Da häufig mehrere Modelle, Anbieter oder Speicherorte eingebunden sind, ist die Eingabe vertraulicher oder personenbezogener Daten ohne Prüfung untersagt.

📒 NotebookLM

NotebookLM darf für Unternehmenszwecke nur genutzt werden, wenn die konkrete Version, der Speicherort, die Kontenart und die Datenschutz-/Sicherheitseinstellungen durch Sysko Spezial GmbH freigegeben wurden. Interne Dokumente, Kundendaten, personenbezogene Daten, Verträge, Protokolle oder vertrauliche Informationen dürfen nicht in private oder nicht freigegebene NotebookLM-Instanzen hochgeladen werden.

👨‍💻 GitHub Copilot

GitHub Copilot darf für Entwicklungsarbeiten mit Unternehmensbezug nur in der durch Sysko Spezial GmbH freigegebenen Version und Konfiguration genutzt werden. Quellcode, Zugangsdaten, Schlüssel, Kundendaten, interne Dokumentation oder sicherheitsrelevante Konfigurationen dürfen nicht in private oder nicht freigegebene Copilot-Umgebungen eingegeben werden. Lizenz-, Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben sind zu beachten.

🧑‍💻 Cursor AI

Cursor AI darf mit Unternehmenscode oder internen Projekten nur nach Freigabe durch Sysko Spezial GmbH genutzt werden. Vor Nutzung sind insbesondere Quellcodezugriff, Telemetrie, Datenübertragung, Modellanbieter, Speicherort, Lizenzbedingungen und Zugriff auf Repositories zu prüfen. Private oder nicht freigegebene Cursor-Installationen dürfen nicht mit Unternehmensdaten verbunden werden.

🌊 Windsurf / Codeium

Windsurf, Codeium oder vergleichbare KI-gestützte Entwicklungsumgebungen dürfen für Unternehmenscode nur eingesetzt werden, wenn sie durch Sysko Spezial GmbH freigegeben sind. Quellcode, Konfigurationsdateien, Zugangsdaten, Kundendaten oder interne Dokumentation dürfen nicht in nicht freigegebene Entwicklungs-KI hochgeladen, synchronisiert oder analysiert werden.

⌨️ Tabnine

Tabnine darf für Unternehmensentwicklung nur verwendet werden, wenn die konkrete Edition und Konfiguration durch Sysko Spezial GmbH freigegeben wurden. Es ist sicherzustellen, dass Quellcode, interne Repositories, Zugangsdaten und vertrauliche Projektinformationen nicht unzulässig übertragen oder für nicht freigegebene Zwecke verarbeitet werden.

☁️ Amazon Q

Amazon Q darf bei Sysko Spezial GmbH nur im Rahmen freigegebener AWS-/Unternehmensumgebungen genutzt werden. Vor Nutzung sind Berechtigungen, Datenquellen, Protokollierung, Speicherorte, Zugriff auf Unternehmensdaten und Datenschutzanforderungen zu prüfen. Private oder nicht freigegebene Zugänge dürfen nicht mit Unternehmensdaten genutzt werden.

☁️ Azure OpenAI

Azure OpenAI darf für Unternehmensdaten nur in durch Sysko Spezial GmbH freigegebenen Azure-Umgebungen, Ressourcen und Konfigurationen genutzt werden. Zugriff, Logging, Berechtigungen, Datenregion, Modellnutzung, Schnittstellen und Schutzmaßnahmen sind zu dokumentieren. Eine eigenständige Nutzung privater oder nicht freigegebener Azure-/OpenAI-Ressourcen ist unzulässig.

🧩 Azure AI Foundry / Azure AI Studio

Azure AI Foundry, Azure AI Studio oder vergleichbare Azure-KI-Plattformen dürfen nur durch berechtigte Personen und in freigegebenen Unternehmensumgebungen genutzt werden. Datenquellen, Modelle, Deployments, Schnittstellen, Schlüssel, Rollen und Protokollierung sind nach Vorgabe von Sysko Spezial GmbH abzusichern.

☁️ Google Vertex AI

Google Vertex AI darf bei Sysko Spezial GmbH nur in freigegebenen Google-Cloud-Umgebungen und nach Prüfung von Datenschutz, Speicherort, Berechtigungen, Datenquellen, Modellnutzung und Protokollierung eingesetzt werden. Unternehmensdaten dürfen nicht in private oder nicht freigegebene Google-Cloud-/Vertex-AI-Ressourcen eingebracht werden.

🪨 Amazon Bedrock

Amazon Bedrock darf nur in freigegebenen AWS-Umgebungen und nach Prüfung der eingesetzten Modelle, Datenregionen, Berechtigungen, Schnittstellen, Protokollierung und Sicherheitsmaßnahmen genutzt werden. Unternehmensdaten dürfen nicht in private oder nicht freigegebene AWS-/Bedrock-Umgebungen übertragen werden.

🚫 Microsoft Copilot Consumer / Bing Copilot

Private oder nicht administrierte Microsoft-Copilot-Varianten, insbesondere Consumer-/Bing-Copilot-Zugänge, dürfen nicht mit Firmendaten, personenbezogenen Daten, Kundendaten, vertraulichen Informationen, Zugangsdaten oder internen Dokumenten genutzt werden. Für Unternehmensdaten sind ausschließlich durch Sysko Spezial GmbH freigegebene Microsoft-365-/Enterprise-Konfigurationen zulässig.

📋 Freigabeliste für KI-Dienste

Sysko Spezial GmbH führt eine Liste freigegebener KI-Dienste, Versionen und zulässiger Einsatzzwecke. Mitarbeitende prüfen vor der Nutzung, ob der gewünschte KI-Dienst für den jeweiligen Zweck und die betroffenen Datenarten freigegeben ist. Nicht aufgeführte KI-Dienste gelten bis zur Prüfung als nicht freigegeben.

🚫 Nicht freigegebene Free-KI-Dienste – Beispiele

Nicht freigegebene kostenlose oder private KI-Dienste dürfen nicht mit Unternehmensdaten genutzt werden. Dies betrifft insbesondere ChatGPT Free, Claude Free, Gemini Free, Microsoft Copilot Consumer/Bing Copilot, Perplexity Free, DeepSeek, Grok, Mistral Le Chat, Poe, HuggingChat, You.com, Qwen Chat, Kimi AI, Meta AI, Character.ai sowie vergleichbare frei zugängliche KI-Dienste. Maßgeblich ist immer die ausdrückliche Freigabe durch Sysko Spezial GmbH.

📣 Reklamationen und Beschwerden

Reklamationen und Beschwerden werden strukturiert aufgenommen, bewertet und bearbeitet. Ursachen, Maßnahmen und Rückmeldungen werden nachvollziehbar dokumentiert. Wiederholte Fehler werden analysiert, um Prozesse dauerhaft zu verbessern.

👀 Vier-Augen-Prinzip

Für besonders risikobehaftete Vorgänge wie Zahlungen, Vertragsfreigaben, Berechtigungen oder externe Veröffentlichungen kann ein Vier-Augen-Prinzip erforderlich sein. Prüfung und Freigabe sind nachvollziehbar zu dokumentieren.

📚 Lessons Learned und kontinuierliche Verbesserung

Nach größeren Projekten, Störungen oder Fehlern werden Erfahrungen ausgewertet. Ziel ist nicht Schuldzuweisung, sondern die Verbesserung von Prozessen, Vorlagen, Schulungen, Kontrollen und Verantwortlichkeiten.

⚠️ Prozessabweichungen und Ausnahmen

Abweichungen von definierten Prozessen sind zu begründen und, soweit erforderlich, freizugeben. Wiederkehrende Ausnahmen werden analysiert, um Prozesse realistischer, sicherer oder effizienter zu gestalten.

💡 Energieeinsparung

Mitarbeitende achten auf sparsamen Umgang mit Energie. Beleuchtung, Heizung, Klimatisierung, Geräte und Ladegeräte werden bewusst genutzt und bei Nichtgebrauch ausgeschaltet, soweit dies betrieblich möglich und sicher ist.

♻️ Abfalltrennung und Entsorgung

Abfälle werden gemäß den betrieblichen Vorgaben getrennt und entsorgt. Batterien, Elektrogeräte, Toner, Datenträger, Chemikalien oder andere Sonderabfälle dürfen nicht über den normalen Hausmüll entsorgt werden.

🌱 Papierarmes Arbeiten

Ausdrucke werden auf das notwendige Maß reduziert. Digitale Freigaben, gemeinsame Ablagen und elektronische Dokumentation sind bevorzugt zu nutzen, sofern rechtliche oder organisatorische Anforderungen nicht entgegenstehen.

🚆 Dienstreisen und Mobilität

Dienstreisen werden nach Notwendigkeit, Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit geplant. Wo sinnvoll, sind Videokonferenzen oder umweltfreundlichere Verkehrsmittel zu bevorzugen. Reisekosten und Buchungen erfolgen nach interner Vorgabe.

🚫 Dropbox, WeTransfer, Google Drive & nicht freigegebene Filesharing-Dienste

Die Nutzung nicht freigegebener Cloudspeicher und Filesharing-Dienste für Unternehmensdaten ist untersagt. Dazu zählen insbesondere Dropbox, WeTransfer, Google Drive, Box, Mega, pCloud sowie vergleichbare Dienste, sofern keine ausdrückliche Freigabe durch Sysko Spezial GmbH vorliegt. Unternehmensdaten dürfen dort weder hochgeladen, synchronisiert, geteilt, konvertiert noch zwischengespeichert werden.

✅ Freigabeprozess für Cloud-Dienste

Cloud-Dienste dürfen bei Sysko Spezial GmbH nur genutzt werden, wenn Zweck, Datenarten, Zugriffskreis, Speicherort, Sicherheitsfunktionen, Vertragslage und Datenschutzanforderungen geprüft und freigegeben wurden. Mitarbeitende dürfen keine eigenen Cloud-Lösungen für dienstliche Daten einführen.

📤 Externe Upload-Portale und Transferlinks

Externe Upload-Portale, Transferlinks oder Dateiannahmeplattformen dürfen nur genutzt werden, wenn sie von Sysko Spezial GmbH freigegeben sind oder im konkreten Einzelfall geprüft wurden. Vertrauliche, personenbezogene oder geschäftskritische Daten dürfen nicht unkontrolliert über fremde Upload-Portale übertragen werden.

🔗 Freigabelinks, Ablaufdatum und Empfängerbindung

Freigabelinks sind nach Möglichkeit auf konkrete Empfänger zu beschränken, mit Ablaufdatum zu versehen und nach Zweckerfüllung zu entfernen. Anonyme oder öffentlich zugängliche Links sind für vertrauliche oder personenbezogene Daten unzulässig, sofern keine ausdrückliche Freigabe besteht.

🚫 Private NAS, private Server und Heimclouds

Die Speicherung oder Verarbeitung von Unternehmensdaten auf privaten NAS-Systemen, privaten Servern, Heimclouds oder vergleichbaren privaten Speicherlösungen ist untersagt. Dies gilt insbesondere für privat betriebene Synology-, QNAP-, TrueNAS-, Nextcloud- oder ownCloud-Instanzen ohne Freigabe durch Sysko Spezial GmbH.

🍎 Apple Business Manager und Managed Apple IDs

Werden Apple-Geräte über Apple Business Manager und Managed Apple IDs betrieben, dürfen die hierfür durch Sysko Spezial GmbH freigegebenen Apple-Dienste gemäß IT-Vorgabe genutzt werden. Private Apple-IDs oder private iCloud-Konten dürfen nicht zur Speicherung, Synchronisation oder Freigabe von Unternehmensdaten verwendet werden.

🚫 Private iCloud-Backups und Synchronisation

Unternehmensdaten dürfen nicht über private iCloud-Backups, private Foto-/Dateisynchronisation, private Notizen, private Kalender oder private iCloud-Drive-Ablagen verarbeitet werden. Zulässig sind nur durch Sysko Spezial GmbH freigegebene und administrierte Apple-Dienste.

📱 Mobile Device Management (MDM)

Mobile Geräte mit Zugriff auf Unternehmensdaten müssen nach Vorgabe von Sysko Spezial GmbH verwaltet und abgesichert werden. Dazu können Gerätesperre, Verschlüsselung, Richtlinien, App-Freigaben, Remote-Löschung und Trennung geschäftlicher und privater Daten gehören.

🚫 Jailbreak, Rooting und manipulierte Geräte

Geräte mit Jailbreak, Rooting, entsperrtem Bootloader oder vergleichbaren Manipulationen dürfen nicht für den Zugriff auf Unternehmensdaten oder Unternehmenssysteme genutzt werden. Auffälligkeiten sind unverzüglich an Schutz Mann zu melden.

🚫 Private Messenger für Firmendaten

Firmendaten, personenbezogene Daten, Kundendaten, vertrauliche Informationen, Zugangsdaten oder Dokumente dürfen nicht über private Messenger wie WhatsApp, Telegram, Signal, Facebook Messenger, Instagram, Discord oder vergleichbare private Kommunikationsdienste übertragen werden, sofern keine ausdrückliche Freigabe besteht.

💬 Freigegebene geschäftliche Messenger

Geschäftliche Kommunikation erfolgt über die durch Sysko Spezial GmbH freigegebenen Kommunikationskanäle, z. B. Microsoft Teams, dienstliche E-Mail oder freigegebene Projektplattformen. Vertrauliche Inhalte sind nur in geeigneten, berechtigten Gruppen, Teams oder Kanälen zu teilen.

🚫 Private E-Mail-Konten

Die Nutzung privater E-Mail-Konten für geschäftliche Kommunikation, Unternehmensdaten, Kundendaten oder personenbezogene Daten ist untersagt. Dienstliche Informationen dürfen nicht an private Postfächer weitergeleitet, dort gespeichert oder von dort versendet werden.

🚫 Automatische Weiterleitungen

Automatische Weiterleitungen an private oder nicht freigegebene externe E-Mail-Adressen sind unzulässig. Weiterleitungsregeln, die Sicherheitsereignisse verschleiern, Nachrichten löschen oder an unbekannte Empfänger senden, sind zu entfernen und bei Verdacht an Schutz Mann zu melden.

🔐 Passwortgeschützte Anhänge und sicherer Versand

Passwortgeschützte ZIP-Dateien oder verschlüsselte Anhänge dürfen nur nach interner Vorgabe verwendet werden. Passwörter sind über einen getrennten Kommunikationsweg zu übermitteln. Für vertrauliche Informationen sind bevorzugt freigegebene sichere Portale oder verschlüsselte Übertragungswege zu nutzen.

🌐 Passwortspeicherung im Browser

Passwörter für Unternehmenssysteme dürfen nicht unkontrolliert im Browser gespeichert werden, sofern dies nicht durch Sysko Spezial GmbH freigegeben ist. Für Zugangsdaten sind freigegebene Passwortmanager oder sichere Verfahren zu verwenden.

🧩 Browser-Erweiterungen und Plug-ins

Browser-Erweiterungen, Plug-ins und Add-ons dürfen nur installiert oder genutzt werden, wenn sie freigegeben sind oder aus vertrauenswürdiger Quelle stammen und keine unzulässigen Datenzugriffe verursachen. Erweiterungen mit Zugriff auf Webseiteninhalte, Zwischenablage, Passwörter oder Kommunikationsdaten sind besonders kritisch zu prüfen.

🚫 Pastebin, GitHub Gists und öffentliche Ablagen

Unternehmensdaten, Quellcode, Protokolle, Konfigurationen, Fehlermeldungen mit sensiblen Inhalten oder Zugangsdaten dürfen nicht auf öffentlichen Plattformen wie Pastebin, GitHub Gists, öffentlichen Foren oder vergleichbaren Diensten veröffentlicht oder geteilt werden.

🚫 Schatten-IT

Die eigenständige Einführung oder Nutzung nicht freigegebener Anwendungen, Cloud-Dienste, KI-Tools, Projektplattformen, Kommunikationsdienste oder Speicherlösungen für Unternehmenszwecke ist unzulässig. Benötigte Tools sind über den vorgesehenen Freigabeprozess anzufragen.

💾 Externe SSDs, SD-Karten und Wechseldatenträger

Externe SSDs, USB-Sticks, SD-Karten oder sonstige Wechseldatenträger dürfen für Unternehmensdaten nur genutzt werden, wenn sie freigegeben und angemessen geschützt sind. Vertrauliche Daten sind verschlüsselt zu speichern. Unbekannte Datenträger dürfen nicht angeschlossen werden.

🖥️ Lokale Einzelablagen vermeiden

Unternehmensdaten sollen nicht dauerhaft lokal auf Einzelgeräten gespeichert werden, wenn sie für Teams, Vertretungen oder Sicherungen relevant sind. Freigegebene zentrale Ablagen sind zu nutzen, damit Backup, Berechtigungen, Nachvollziehbarkeit und Löschung sichergestellt werden können.

🏠 Smart Speaker, private Drucker und Mithören im Homeoffice

Im Homeoffice sind vertrauliche Gespräche, Bildschirminhalte und Unterlagen vor Mithören oder Einsicht durch Dritte zu schützen. Smart Speaker, private Aufzeichnungsgeräte oder ungeeignete private Drucker dürfen vertrauliche Informationen nicht erfassen oder unkontrolliert verarbeiten.

👪 Familienangehörige, Gäste und private Umgebung

Familienangehörige, Mitbewohner, Gäste oder sonstige Dritte dürfen keinen Zugriff auf Unternehmensgeräte, Unterlagen, Zugangsdaten oder vertrauliche Informationen erhalten. Bildschirme sind bei Abwesenheit zu sperren und Unterlagen sicher aufzubewahren.

🚫 Portable Apps und nicht freigegebene Software

Portable Apps, nicht freigegebene Tools, Konverter, Cleaner, Fernwartungsprogramme oder Hilfssoftware dürfen nicht eigenständig genutzt werden. Softwareinstallationen und ausführbare Dateien aus unbekannten Quellen sind untersagt.

⚖️ Open Source, Lizenzen und externe Komponenten

Open-Source-Komponenten, Bibliotheken, Skripte oder externe Softwarebestandteile dürfen nur nach Prüfung von Lizenz, Herkunft, Sicherheitsrisiken und Einsatzzweck verwendet werden. Sicherheitsupdates und bekannte Schwachstellen sind zu berücksichtigen.

🖨️ Sicheres Drucken und Scannen

Vertrauliche Ausdrucke sind unmittelbar am Drucker abzuholen. Wo verfügbar, sind Follow-Me-Printing, PIN-Freigabe oder vergleichbare Schutzmaßnahmen zu nutzen. Scans mit personenbezogenen oder vertraulichen Daten dürfen nur an berechtigte Ziele gesendet werden.