🔑 Passwörter & Multifaktor-Authentifizierung

Bei Mustermann AG Bergkamen sind Passwörter so zu wählen, dass sie ausreichend lang und schwer zu erraten sind. Wo möglich ist Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA) zu aktivieren. Passwörter dürfen nicht weitergegeben oder unverschlüsselt notiert werden. Bei Verdacht auf Kompromittierung ist das Passwort unverzüglich zu ändern und der Vorfall zu melden.

🔄 Updates, Patches & Softwareinstallation

System- und Sicherheitsupdates sind zeitnah einzuspielen. Software darf nur nach Freigabe durch die IT/Verantwortlichen installiert werden. Nicht autorisierte Tools, Browser-Plugins oder Schatten-IT sind zu vermeiden.

📧 E-Mail, Phishing & Anhänge

E-Mails mit ungewöhnlichen Links, Anhängen oder Zahlungsaufforderungen sind kritisch zu prüfen. Bei Unsicherheit ist vor dem Öffnen Rücksprache mit der IT/den Verantwortlichen zu halten. Verdächtige Nachrichten sind zu melden und nicht weiterzuleiten.

🤖 Rollen und Verantwortlichkeiten bei KI-Nutzung

Für KI-Systeme und KI-gestützte Prozesse werden Verantwortlichkeiten festgelegt. Tool-Owner, fachlich Verantwortliche und Nutzende kennen ihre Aufgaben hinsichtlich Freigabe, Datenschutz, Informationssicherheit, Qualitätssicherung und menschlicher Kontrolle.

🔎 Transparenz bei KI-generierten Inhalten

KI-generierte oder wesentlich KI-unterstützte Inhalte sind dort kenntlich zu machen, wo dies erforderlich oder für Empfänger relevant ist. Mitarbeitende dürfen KI-Ergebnisse nicht ungeprüft als menschlich erstellte oder verbindliche Fachentscheidung ausgeben.

👤 Menschliche Kontrolle und Plausibilitätsprüfung

KI-Ergebnisse werden vor Nutzung fachlich geprüft. Mitarbeitende bleiben für Entscheidungen, Kommunikation und veröffentlichte Inhalte verantwortlich. Kritische Entscheidungen dürfen nicht allein auf KI-Ausgaben gestützt werden.

✍️ Datenminimierung bei Prompts

Bei der Eingabe in KI-Systeme werden nur die Informationen verwendet, die für den Zweck erforderlich sind. Personenbezogene, vertrauliche oder geschäftskritische Daten dürfen nur in freigegebenen KI-Diensten und nach interner Vorgabe verarbeitet werden.

©️ Urheberrecht, Quellen und Nutzungsrechte

KI-generierte Inhalte sind auf Urheberrechts-, Marken- und Quellenrisiken zu prüfen. Quellenangaben dürfen nicht ungeprüft übernommen werden. Inhalte aus KI-Systemen werden vor externer Nutzung fachlich und rechtlich angemessen bewertet.

⛔ Unzulässige KI-Nutzung

KI-Systeme dürfen nicht für Täuschung, Manipulation, unzulässige Überwachung, Diskriminierung, Umgehung von Sicherheitsmaßnahmen oder Verarbeitung nicht freigegebener sensibler Daten genutzt werden. Verdächtige oder riskante Anwendungsfälle sind vorab zu melden.