🤖 Rollen und Verantwortlichkeiten bei KI-Nutzung

Für KI-Systeme und KI-gestützte Prozesse werden Verantwortlichkeiten festgelegt. Tool-Owner, fachlich Verantwortliche und Nutzende kennen ihre Aufgaben hinsichtlich Freigabe, Datenschutz, Informationssicherheit, Qualitätssicherung und menschlicher Kontrolle.

🔍︎ Transparenz bei KI-generierten Inhalten

KI-generierte oder wesentlich KI-unterstützte Inhalte sind dort kenntlich zu machen, wo dies erforderlich oder für Empfänger relevant ist. Mitarbeitende dürfen KI-Ergebnisse nicht ungeprüft als menschlich erstellte oder verbindliche Fachentscheidung ausgeben.

👤 Menschliche Kontrolle und Plausibilitätsprüfung

KI-Ergebnisse werden vor Nutzung fachlich geprüft. Mitarbeitende bleiben für Entscheidungen, Kommunikation und veröffentlichte Inhalte verantwortlich. Kritische Entscheidungen dürfen nicht allein auf KI-Ausgaben gestützt werden.

✍️ Datenminimierung bei Prompts

Bei der Eingabe in KI-Systeme werden nur die Informationen verwendet, die für den Zweck erforderlich sind. Personenbezogene, vertrauliche oder geschäftskritische Daten dürfen nur in freigegebenen KI-Diensten und nach interner Vorgabe verarbeitet werden.

©️ Urheberrecht, Quellen und Nutzungsrechte

KI-generierte Inhalte sind auf Urheberrechts-, Marken- und Quellenrisiken zu prüfen. Quellenangaben dürfen nicht ungeprüft übernommen werden. Inhalte aus KI-Systemen werden vor externer Nutzung fachlich und rechtlich angemessen bewertet.

⛔ Unzulässige KI-Nutzung

KI-Systeme dürfen nicht für Täuschung, Manipulation, unzulässige Überwachung, Diskriminierung, Umgehung von Sicherheitsmaßnahmen oder Verarbeitung nicht freigegebener sensibler Daten genutzt werden. Verdächtige oder riskante Anwendungsfälle sind vorab zu melden.

🚫 Kostenlose KI-Tools und Firmendaten

Kostenlose oder nicht freigegebene KI-Dienste dürfen nicht mit Firmendaten, personenbezogenen Daten, vertraulichen Informationen, Kundendaten, Zugangsdaten, Quellcode, Verträgen, Protokollen oder internen Dokumenten genutzt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die Daten eingegeben, hochgeladen, zusammengefasst, übersetzt, analysiert oder umformuliert werden.

✅ Freigegebene KI-Dienste: ChatGPT, Copilot, Gemini & vergleichbare Dienste

KI-Dienste wie ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini, Claude, Perplexity, NotebookLM oder vergleichbare Anwendungen dürfen für Unternehmenszwecke nur genutzt werden, wenn sie durch Sysko Spezial GmbH geprüft und freigegeben wurden. Maßgeblich sind die freigegebene Version, die jeweilige Konfiguration sowie die Datenschutz- und Sicherheitseinstellungen.

🚫 Microsoft Copilot Consumer / Bing Copilot

Private oder nicht administrierte Microsoft-Copilot-Varianten, insbesondere Consumer-/Bing-Copilot-Zugänge, dürfen nicht mit Firmendaten, personenbezogenen Daten, Kundendaten, vertraulichen Informationen, Zugangsdaten oder internen Dokumenten genutzt werden. Für Unternehmensdaten sind ausschließlich durch Sysko Spezial GmbH freigegebene Microsoft-365-/Enterprise-Konfigurationen zulässig.

📋 Freigabeliste für KI-Dienste

Sysko Spezial GmbH führt eine Liste freigegebener KI-Dienste, Versionen und zulässiger Einsatzzwecke. Mitarbeitende prüfen vor der Nutzung, ob der gewünschte KI-Dienst für den jeweiligen Zweck und die betroffenen Datenarten freigegeben ist. Nicht aufgeführte KI-Dienste gelten bis zur Prüfung als nicht freigegeben.

🚫 Nicht freigegebene Free-KI-Dienste – Beispiele

Nicht freigegebene kostenlose oder private KI-Dienste dürfen nicht mit Unternehmensdaten genutzt werden. Dies betrifft insbesondere ChatGPT Free, Claude Free, Gemini Free, Microsoft Copilot Consumer/Bing Copilot, Perplexity Free, DeepSeek, Grok, Mistral Le Chat, Poe, HuggingChat, You.com, Qwen Chat, Kimi AI, Meta AI, Character.ai sowie vergleichbare frei zugängliche KI-Dienste. Maßgeblich ist immer die ausdrückliche Freigabe durch Sysko Spezial GmbH.