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Business Toolbox: Neues Lizenzsystem, 7-Tage-Demoversion und aktuelle Erweiterungen
Die Business Toolbox für WordPress wurde in den vergangenen Wochen umfassend weiterentwickelt. Neben Verbesserungen an der Benutzeroberfläche, der Modulverwaltung und der Konfiguration gibt es eine wichtige Neuerung: Die Business Toolbox verfügt jetzt über ein integriertes Lizenzsystem und kann sieben Tage lang kostenlos im eigenen Intranet getestet werden.
Damit können interessierte Unternehmen die Toolbox zunächst in ihrer eigenen WordPress-Umgebung ausprobieren. Bestehende Abonnenten erhalten einen persönlichen Lizenzschlüssel zur weiteren Nutzung.
Neu: 7 Tage kostenlos im eigenen Intranet testen
Wer die Business Toolbox kennenlernen möchte, kann das WordPress-Plugin ab sofort installieren und sieben Tage lang als Demoversion nutzen.
Die Demoversion bietet die Möglichkeit, die verfügbaren Werkzeuge und Funktionen direkt in der eigenen WordPress-Installation zu testen – ohne dass dafür zunächst ein Lizenzschlüssel eingegeben werden muss.
Der Testzeitraum beginnt bei der erstmaligen Initialisierung der Lizenzprüfung und läuft sieben Tage.
Während der Testphase wird im Titelbereich der Toolbox ein roter Hinweis „Demoversion“ angezeigt. Über diesen Hinweis lässt sich auch das Ablaufdatum der Testphase erkennen.
Nach Ablauf der sieben Tage ist für die weitere Nutzung ein gültiger Lizenzschlüssel erforderlich.
Neues Lizenzsystem für bestehende Abonnenten
Mit der aktuellen Version wurde die bisherige Lizenzverwaltung durch ein neues, schlüsselbasiertes Verfahren ergänzt.
Jeder Abonnent erhält einen individuellen Lizenzschlüssel, der unter anderem folgende Informationen enthält:
- Lizenznehmer beziehungsweise Unternehmen
- Zugeordnetes Plugin
- Vertragsbeginn
- Lizenzintervall und Ablaufdatum
- Gegebenenfalls ein hinterlegtes Vertragsende
Die Lizenzlaufzeit wird anhand des vereinbarten Vertragsintervalls berechnet. Bei fortlaufenden Abonnements können entsprechend neue Lizenzschlüssel für den aktuellen Zeitraum bereitgestellt werden.
Wichtig für bestehende Abonnenten:
Nach dem nächsten Download beziehungsweise Update der Business Toolbox muss der persönlich zugesandte Lizenzschlüssel einmalig in der WordPress-Administration hinterlegt werden.
Die Eingabe erfolgt unter:
WordPress-Administration → Tools → Lizenz
Dort wird der Lizenzschlüssel eingefügt und gespeichert. Anschließend zeigt die Toolbox den Lizenznehmer, den aktuellen Lizenzstatus und das Ablaufdatum an.
Der Lizenzschlüssel wird den Abonnenten per E-Mail übermittelt. Eine erneute Eingabe ist nur erforderlich, wenn beispielsweise ein neuer Lizenzschlüssel für den nächsten Abonnementzeitraum bereitgestellt wird.
Verbesserte Konfiguration und Modulverwaltung
Neben dem neuen Lizenzsystem wurden verschiedene Bereiche der Business Toolbox überarbeitet.
Übersichtliche Modulauswahl
Die Konfiguration wurde vereinfacht. Die verfügbaren Tools und Spiele lassen sich weiterhin gezielt auswählen und filtern.
Die Modulauswahl befindet sich jetzt in einem aufklappbaren Konfigurationsbereich, der sich optisch in das verwendete WordPress-Theme einfügt.
Lizenzinformationen direkt in der Konfiguration
Am Ende des Konfigurationsbereichs werden kompakt die wichtigsten Lizenzinformationen angezeigt:
- Aktiver Lizenztyp
- Lizenznehmer
- Lizenz- beziehungsweise Abonnementlaufzeit
- Ablaufdatum mit relativer Zeitangabe
- Direkter Zugang zur Lizenzverwaltung
So ist jederzeit erkennbar, wie lange die Business Toolbox noch freigeschaltet ist.
Einheitliche Darstellung der Module
Auch die Darstellung der Module wurde verbessert. Hinweise auf die Demoversion erscheinen zentral im Titelbereich und nicht mehr auf jeder einzelnen Modulkarte.
Die Filterfunktionen und die optische Kennzeichnung der Spiele bleiben erhalten.
Vereinfachte Zugriffs- und Fehlermeldungen
Fehlende Module werden jetzt mit dem Hinweis „Modul nicht installiert“ gekennzeichnet.
Funktionen, die ausschließlich WordPress-Administratoren zur Verfügung stehen, erhalten einen entsprechend hervorgehobenen Hinweis.
Was bedeutet das für Abonnenten?
Für bestehende Abonnenten ändert sich an den verfügbaren Funktionen und dem vereinbarten Abonnement grundsätzlich nichts.
Neu ist lediglich die technische Aktivierung über einen persönlichen Lizenzschlüssel.
Nach dem nächsten Update sind daher drei Schritte erforderlich:
- Die aktuelle Version der Business Toolbox herunterladen und in WordPress aktualisieren.
- Den per E-Mail zugesandten Lizenzschlüssel bereithalten.
- Unter Tools → Lizenz den Schlüssel eintragen und speichern.
Anschließend kann die Business Toolbox im Rahmen des bestehenden Abonnements weiterverwendet werden.
Jetzt die Business Toolbox ausprobieren
Unternehmen, die die Business Toolbox bisher noch nicht einsetzen, können die neue 7-Tage-Demoversion direkt in ihrem eigenen Intranet-WordPress installieren und ausprobieren.
Damit lassen sich die Funktionen in der gewohnten Arbeitsumgebung kennenlernen und auf ihre Eignung für die eigenen Geschäftsprozesse prüfen.
Die Business Toolbox wird kontinuierlich weiterentwickelt – mit dem Ziel, praktische Werkzeuge für den Unternehmensalltag einfach, zentral und direkt in WordPress bereitzustellen.
Hinweisgeberschutzportal: Warum Unternehmen sich eine zusätzliche Insellösung sparen können
Ein Hinweisgebersystem ist für viele Unternehmen ein Thema, mit dem man sich früher oder später beschäftigen muss. Dabei stellt sich schnell die Frage: Muss dafür wirklich wieder eine zusätzliche Software angeschafft, ein weiterer Cloud-Dienst gebucht und ein weiteres System administriert werden?
Nicht unbedingt.
Mit dem Hinweisgeberschutzportal der Business Toolbox steht Unternehmen eine Lösung zur Verfügung, die sich direkt in eine bestehende WordPress-Umgebung integrieren lässt. Und genau das kann interessant sein, wenn Unternehmen nicht für jede Compliance-Aufgabe eine eigene Insellösung betreiben und bezahlen möchten.
Das Hinweisgeberportal ist nämlich kein separates Zusatzprodukt, sondern Bestandteil der Business Toolbox. Diese bündelt zahlreiche Werkzeuge rund um Datenschutz, Informationssicherheit, Awareness, Dokumentation und organisatorische Compliance in einer Lösung.
Hinweisgeberportal ohne zusätzliche Insellösung
Das Prinzip des Portals ist einfach: Hinweisgeber können Meldungen zu Missständen, Compliance-Verstößen oder ethischen Bedenken über eine geschützte Meldestelle einreichen.
Dabei ist auch eine anonyme Meldung möglich. Eine persönliche E-Mail-Adresse muss nicht angegeben werden. Nach dem Absenden erhält der Hinweisgeber eine individuelle Vorgangs-ID. Über diese kann der Vorgang später erneut aufgerufen werden, um den Bearbeitungsstand und Rückmeldungen einzusehen.
Damit ist eine Kommunikation möglich, ohne dass der Hinweisgeber seine Identität offenlegen muss.
Für Unternehmen bedeutet das: Ein technischer Meldekanal lässt sich in die eigene WordPress-Umgebung integrieren, anstatt dafür zwangsläufig einen zusätzlichen externen Dienst einzuführen.
So funktioniert das Hinweisgeberschutzportal
Im Meldeformular können beispielsweise Betreff, Kategorie und eine Beschreibung des Sachverhalts erfasst werden. Sofern das Unternehmen die Funktion aktiviert hat, lassen sich zusätzlich Belege hochladen.
Die eigentliche Bearbeitung erfolgt anschließend durch die dafür berechtigten Verantwortlichen.
Diese können unter anderem:
- eingegangene Fälle einsehen,
- den Bearbeitungsstatus ändern,
- Kategorien und Risikoklassen vergeben,
- Rückmeldungen hinterlegen,
- über ein anonymes Postfach kommunizieren und
- den Bearbeitungsverlauf dokumentieren.
Änderungen an den Falldaten werden dabei in einem Audit-Log festgehalten. Zusätzlich kann für einen Vorgang eine Fallakte beziehungsweise ein PDF-Compliance-Nachweis erstellt werden. Dieser fasst unter anderem Sachverhalt, Status, Rückmeldungen, Risikoklasse und Bearbeitungsverlauf zusammen.
Gerade die Dokumentation ist interessant, denn bei Compliance geht es nicht nur darum, einen Prozess zu haben. Im Zweifelsfall sollte auch nachvollziehbar sein, was wann wie bearbeitet wurde.
Wo liegt das Sparpotenzial?
Der wirtschaftlich interessante Punkt ist weniger eine einzelne Funktion des Hinweisgeberportals als das Gesamtkonzept der Business Toolbox.
Wer für Hinweisgeberschutz, Awareness, Datenschutzdokumentation, Fristenverwaltung, Checklisten, VVT, IT-Tickets und weitere organisatorische Aufgaben jeweils einzelne Lösungen einkauft, hat schnell eine ganze Sammlung unterschiedlicher Systeme.
Jedes davon kann eigene Lizenzkosten, Benutzerverwaltung, Einrichtung, Pflege und Schulungsaufwand verursachen.
Die Business Toolbox verfolgt einen anderen Ansatz: Viele dieser Funktionen werden in einer gemeinsamen WordPress-basierten Werkzeug-Sammlung gebündelt.
Zum Funktionsumfang gehören beispielsweise Management-Cockpit, AVV- und Kontaktlisten, Organisationsanweisungen, Awareness- und Compliance-Prüfungen, Phishing Awareness, Verarbeitungsverzeichnis, Website-Scanner, Termin- und Fristenmanager, IT-Ticket-System – und eben auch das Hinweisgeberportal.
Wer mehrere dieser Funktionen benötigt, kann sich dadurch separate Einzellösungen sparen oder zumindest prüfen, welche vorhandenen Werkzeuge sich konsolidieren lassen.
Besonders interessant: Die Business Toolbox kostet im aktuellen Einführungsangebot 330 Euro pro Jahr statt 365 Euro. Die Selbstinstallation ist kostenfrei; optional wird eine Remote-Installation angeboten.
Damit erhält man nicht nur das Hinweisgeberschutzportal, sondern die komplette Toolbox mit ihren weiteren Werkzeugen.
Betrieb in der eigenen WordPress-Umgebung
Auch technisch verfolgt das Hinweisgeberportal einen vergleichsweise einfachen Ansatz.
Voraussetzung ist eine WordPress-basierte Website, auf der das entsprechende Plugin installiert und aktiviert wird. Das Portal kann anschließend über eine eigene Seite beziehungsweise einen Shortcode eingebunden werden.
Auch mehrere Mandanten sind möglich. Das kann beispielsweise für Tochtergesellschaften oder unterschiedliche Organisationseinheiten interessant sein. Zuständigkeiten, Pflichtfelder und Benachrichtigungsadressen lassen sich dabei mandantenspezifisch konfigurieren.
Die Fallinformationen werden laut technischer Beschreibung verschlüsselt in der WordPress-Datenbank abgelegt und stehen nur entsprechend berechtigten Zugängen zur Verfügung.
Ein wichtiger Punkt beim Eigenhosting: Auch die umgebende Infrastruktur muss passend konfiguriert sein. Das Portal selbst soll beispielsweise keine IP-Adressen oder Cookies speichern. Davon unabhängig können jedoch Webserver-Logs IP-Adressen erfassen. Diese müssen daher ebenfalls entsprechend betrachtet und konfiguriert werden.
Im Video zeige ich das Portal Schritt für Schritt
Wer sich nicht nur Screenshots oder Funktionslisten ansehen möchte, kann sich das Hinweisgeberschutzportal auch direkt in meinem Erklärvideo ansehen.
Darin zeige ich unter anderem, wie eine anonyme Meldung abgegeben wird, wie die Vorgangs-ID funktioniert, wie Verantwortliche einen Fall bearbeiten und wie Status, Risikoklasse, Rückmeldungen und Audit-Informationen verwaltet werden.
Außerdem zeige ich die Einrichtung innerhalb von WordPress und die Konfiguration des Portals.
Ein Werkzeug – viele Compliance-Aufgaben
Das Hinweisgeberschutzportal zeigt ganz gut, was die Idee hinter der Business Toolbox ist: Statt für jede organisatorische oder Compliance-Aufgabe eine neue Insellösung einzuführen, sollen möglichst viele wiederkehrende Aufgaben innerhalb einer gemeinsamen Umgebung abgebildet werden.
Gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen kann das finanziell interessant sein.
Denn die entscheidende Rechnung lautet nicht nur:
„Was kostet ein Hinweisgebersystem?“
Sondern vielmehr:
„Wie viele einzelne Systeme, Abonnements und Werkzeuge können wir uns sparen, wenn diese Funktionen bereits in einer gemeinsamen Toolbox enthalten sind?“
Wer bereits WordPress beziehungsweise eine passende Intranet-Umgebung betreibt und mehrere der enthaltenen Werkzeuge nutzen kann, sollte diese Rechnung einmal aufmachen.
👉 Alle Funktionen, Preise und weitere Informationen zur Business Toolbox:
[Business Toolbox – Datenschutz, IT-Sicherheit und Dokumentation digital an einem Ort]
Hinweis: Das Hinweisgeberschutzportal ist ein technisches Werkzeug zur Unterstützung bei der Umsetzung entsprechender organisatorischer und gesetzlicher Anforderungen. Es ersetzt keine individuelle rechtliche Beratung.