Hinweisgeberschutzportal: Warum Unternehmen sich eine zusätzliche Insellösung sparen können

Ein Hinweisgebersystem ist für viele Unternehmen ein Thema, mit dem man sich früher oder später beschäftigen muss. Dabei stellt sich schnell die Frage: Muss dafür wirklich wieder eine zusätzliche Software angeschafft, ein weiterer Cloud-Dienst gebucht und ein weiteres System administriert werden?

Nicht unbedingt.

Mit dem Hinweisgeberschutzportal der Business Toolbox steht Unternehmen eine Lösung zur Verfügung, die sich direkt in eine bestehende WordPress-Umgebung integrieren lässt. Und genau das kann interessant sein, wenn Unternehmen nicht für jede Compliance-Aufgabe eine eigene Insellösung betreiben und bezahlen möchten.

Das Hinweisgeberportal ist nämlich kein separates Zusatzprodukt, sondern Bestandteil der Business Toolbox. Diese bündelt zahlreiche Werkzeuge rund um Datenschutz, Informationssicherheit, Awareness, Dokumentation und organisatorische Compliance in einer Lösung.

Hinweisgeberportal ohne zusätzliche Insellösung

Das Prinzip des Portals ist einfach: Hinweisgeber können Meldungen zu Missständen, Compliance-Verstößen oder ethischen Bedenken über eine geschützte Meldestelle einreichen.

Dabei ist auch eine anonyme Meldung möglich. Eine persönliche E-Mail-Adresse muss nicht angegeben werden. Nach dem Absenden erhält der Hinweisgeber eine individuelle Vorgangs-ID. Über diese kann der Vorgang später erneut aufgerufen werden, um den Bearbeitungsstand und Rückmeldungen einzusehen.

Damit ist eine Kommunikation möglich, ohne dass der Hinweisgeber seine Identität offenlegen muss.

Für Unternehmen bedeutet das: Ein technischer Meldekanal lässt sich in die eigene WordPress-Umgebung integrieren, anstatt dafür zwangsläufig einen zusätzlichen externen Dienst einzuführen.

So funktioniert das Hinweisgeberschutzportal

Im Meldeformular können beispielsweise Betreff, Kategorie und eine Beschreibung des Sachverhalts erfasst werden. Sofern das Unternehmen die Funktion aktiviert hat, lassen sich zusätzlich Belege hochladen.

Die eigentliche Bearbeitung erfolgt anschließend durch die dafür berechtigten Verantwortlichen.

Diese können unter anderem:

• eingegangene Fälle einsehen,
• den Bearbeitungsstatus ändern,
• Kategorien und Risikoklassen vergeben,
• Rückmeldungen hinterlegen,
• über ein anonymes Postfach kommunizieren und
• den Bearbeitungsverlauf dokumentieren.

Änderungen an den Falldaten werden dabei in einem Audit-Log festgehalten. Zusätzlich kann für einen Vorgang eine Fallakte beziehungsweise ein PDF-Compliance-Nachweis erstellt werden. Dieser fasst unter anderem Sachverhalt, Status, Rückmeldungen, Risikoklasse und Bearbeitungsverlauf zusammen.

Gerade die Dokumentation ist interessant, denn bei Compliance geht es nicht nur darum, einen Prozess zu haben. Im Zweifelsfall sollte auch nachvollziehbar sein, was wann wie bearbeitet wurde.

Wo liegt das Sparpotenzial?

Der wirtschaftlich interessante Punkt ist weniger eine einzelne Funktion des Hinweisgeberportals als das Gesamtkonzept der Business Toolbox.

Wer für Hinweisgeberschutz, Awareness, Datenschutzdokumentation, Fristenverwaltung, Checklisten, VVT, IT-Tickets und weitere organisatorische Aufgaben jeweils einzelne Lösungen einkauft, hat schnell eine ganze Sammlung unterschiedlicher Systeme.

Jedes davon kann eigene Lizenzkosten, Benutzerverwaltung, Einrichtung, Pflege und Schulungsaufwand verursachen.

Die Business Toolbox verfolgt einen anderen Ansatz: Viele dieser Funktionen werden in einer gemeinsamen WordPress-basierten Werkzeug-Sammlung gebündelt.

Zum Funktionsumfang gehören beispielsweise Management-Cockpit, AVV- und Kontaktlisten, Organisationsanweisungen, Awareness- und Compliance-Prüfungen, Phishing Awareness, Verarbeitungsverzeichnis, Website-Scanner, Termin- und Fristenmanager, IT-Ticket-System – und eben auch das Hinweisgeberportal.

Wer mehrere dieser Funktionen benötigt, kann sich dadurch separate Einzellösungen sparen oder zumindest prüfen, welche vorhandenen Werkzeuge sich konsolidieren lassen.

Besonders interessant: Die Business Toolbox kostet im aktuellen Einführungsangebot 330 Euro pro Jahr statt 365 Euro. Die Selbstinstallation ist kostenfrei; optional wird eine Remote-Installation angeboten.

Damit erhält man nicht nur das Hinweisgeberschutzportal, sondern die komplette Toolbox mit ihren weiteren Werkzeugen.

Betrieb in der eigenen WordPress-Umgebung

Auch technisch verfolgt das Hinweisgeberportal einen vergleichsweise einfachen Ansatz.

Voraussetzung ist eine WordPress-basierte Website, auf der das entsprechende Plugin installiert und aktiviert wird. Das Portal kann anschließend über eine eigene Seite beziehungsweise einen Shortcode eingebunden werden.

Auch mehrere Mandanten sind möglich. Das kann beispielsweise für Tochtergesellschaften oder unterschiedliche Organisationseinheiten interessant sein. Zuständigkeiten, Pflichtfelder und Benachrichtigungsadressen lassen sich dabei mandantenspezifisch konfigurieren.

Die Fallinformationen werden laut technischer Beschreibung verschlüsselt in der WordPress-Datenbank abgelegt und stehen nur entsprechend berechtigten Zugängen zur Verfügung.

Ein wichtiger Punkt beim Eigenhosting: Auch die umgebende Infrastruktur muss passend konfiguriert sein. Das Portal selbst soll beispielsweise keine IP-Adressen oder Cookies speichern. Davon unabhängig können jedoch Webserver-Logs IP-Adressen erfassen. Diese müssen daher ebenfalls entsprechend betrachtet und konfiguriert werden.

Im Video zeige ich das Portal Schritt für Schritt

Wer sich nicht nur Screenshots oder Funktionslisten ansehen möchte, kann sich das Hinweisgeberschutzportal auch direkt in meinem Erklärvideo ansehen.

Darin zeige ich unter anderem, wie eine anonyme Meldung abgegeben wird, wie die Vorgangs-ID funktioniert, wie Verantwortliche einen Fall bearbeiten und wie Status, Risikoklasse, Rückmeldungen und Audit-Informationen verwaltet werden.

Außerdem zeige ich die Einrichtung innerhalb von WordPress und die Konfiguration des Portals.

Ein Werkzeug – viele Compliance-Aufgaben

Das Hinweisgeberschutzportal zeigt ganz gut, was die Idee hinter der Business Toolbox ist: Statt für jede organisatorische oder Compliance-Aufgabe eine neue Insellösung einzuführen, sollen möglichst viele wiederkehrende Aufgaben innerhalb einer gemeinsamen Umgebung abgebildet werden.

Gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen kann das finanziell interessant sein.

Denn die entscheidende Rechnung lautet nicht nur:

„Was kostet ein Hinweisgebersystem?“

Sondern vielmehr:

„Wie viele einzelne Systeme, Abonnements und Werkzeuge können wir uns sparen, wenn diese Funktionen bereits in einer gemeinsamen Toolbox enthalten sind?“

Wer bereits WordPress beziehungsweise eine passende Intranet-Umgebung betreibt und mehrere der enthaltenen Werkzeuge nutzen kann, sollte diese Rechnung einmal aufmachen.

👉 Alle Funktionen, Preise und weitere Informationen zur Business Toolbox:
[Business Toolbox – Datenschutz, IT-Sicherheit und Dokumentation digital an einem Ort]

Hinweis: Das Hinweisgeberschutzportal ist ein technisches Werkzeug zur Unterstützung bei der Umsetzung entsprechender organisatorischer und gesetzlicher Anforderungen. Es ersetzt keine individuelle rechtliche Beratung.