Die Business Toolbox erhält eine praktische Erweiterung für die tägliche Arbeit: In mehreren Modulen können benötigte Fotos jetzt direkt über die Webcam eines PCs oder die Kamera eines Smartphones bzw. Tablets aufgenommen werden. Das vorherige Fotografieren, Übertragen und anschließende Hochladen einer Bilddatei entfällt damit in vielen Fällen.
Die neue Kamerafunktion steht in den Modulen Asset QR Portal, Besucherausweise, Mitgliedskarten, Visitenkarten und Zertifikate zur Verfügung. Damit wird insbesondere die Nutzung an Empfang, Arbeitsplatz oder unterwegs deutlich komfortabler.
Foto aufnehmen statt Datei hochladen
Bislang mussten Fotos häufig zunächst mit einem separaten Gerät aufgenommen und anschließend als Datei bereitgestellt werden. Mit der neuen Funktion kann die Aufnahme unmittelbar während der Bearbeitung erfolgen.
Auf einem Notebook oder PC lässt sich dafür eine vorhandene Webcam verwenden. Auf Smartphones und Tablets kann direkt auf die Gerätekamera zugegriffen werden. Nach der Freigabe der Kamera wird das Foto aufgenommen und unmittelbar für den jeweiligen Vorgang verwendet.
Das spart Arbeitsschritte und macht die entsprechenden Module noch besser für den mobilen Einsatz geeignet.
Praktisch bei Besucherausweisen
Besonders hilfreich ist die Funktion bei der Erstellung von Besucherausweisen. Das Compliance-Paket bietet bereits ein Modul zur Verwaltung und Dokumentation von Besuchern und Besucherausweisen.
Soll ein Besucherausweis mit einem Foto versehen werden, kann dieses nun direkt am Empfang aufgenommen werden. Eine vorhandene Webcam genügt. Alternativ lässt sich der Vorgang auf einem Smartphone oder Tablet durchführen und die dort integrierte Kamera verwenden.
So kann beispielsweise der komplette Ablauf – Besucher erfassen, Foto aufnehmen und Ausweis erstellen – unmittelbar am Empfang durchgeführt werden.
Asset QR Portal: Gegenstände direkt fotografieren
Auch das Asset QR Portal profitiert von der Kamerafunktion. Das entsprechende Inventar-Modul des Compliance-Pakets unterstützt die Erfassung von Artikeln und Geräten sowie die Erstellung von Regaletiketten mit QR-Code.
Bei der Aufnahme eines neuen Assets kann nun direkt ein Foto erstellt werden. Gerade bei der mobilen Inventarisierung ist das praktisch: Smartphone aufrufen, Gegenstand erfassen, Kamera öffnen und fotografieren.
Damit eignet sich die Funktion beispielsweise für die Dokumentation von:
- IT-Geräten und Zubehör,
- Inventar und Betriebsmitteln,
- Maschinen und technischen Komponenten,
- Lagerartikeln oder
- sonstigen gekennzeichneten Assets.
Mitgliedskarten mit aktuellem Foto erstellen
Der Mitgliedskarten-Generator unterstützt bereits die Erstellung von Mitgliedskarten und Zertifikaten einschließlich Benutzerfoto, Fotohintergrund und QR-Code.
Durch den direkten Kamerazugriff wird die Erstellung einer personalisierten Karte einfacher: Statt zunächst nach einer passenden Bilddatei zu suchen, kann unmittelbar ein aktuelles Foto aufgenommen und für die Karte verwendet werden.
Das ist beispielsweise bei Vereinen, Organisationen, Veranstaltungen oder internen Berechtigungs- und Mitgliedskarten hilfreich.
Fotos direkt für Visitenkarten übernehmen
Auch der Visitenkarten-Generator, mit dem eigene Visitenkarten gestaltet und druckfertig ausgegeben werden können, gehört zu den erweiterten Modulen.
Soll die Visitenkarte ein persönliches Foto enthalten, lässt sich dieses jetzt direkt über die Kamera aufnehmen. Gerade auf dem Smartphone entsteht dadurch ein einfacher Ablauf: Daten eintragen, Foto aufnehmen, Gestaltung prüfen und die Visitenkarte erzeugen.
Zertifikate um Fotos ergänzen
Die Kamerafunktion steht ebenfalls bei Zertifikaten zur Verfügung. Das Compliance-Paket enthält unter anderem eine Zertifikat-Druckerei zur Erstellung druckfähiger Zertifikate sowie Funktionen zur Verwaltung und erneuten Ausstellung von Zertifikaten.
Wo ein Zertifikat oder der damit verbundene Vorgang ein Personenfoto benötigt, kann die Aufnahme nun unmittelbar erfolgen. Dadurch entfällt auch hier der Umweg über eine zuvor gespeicherte Bilddatei.
Besonders komfortabel auf dem Smartphone
Die Erweiterung ist vor allem für Arbeitsabläufe interessant, die nicht ausschließlich an einem klassischen Büroarbeitsplatz stattfinden. Ein Smartphone oder Tablet wird damit noch stärker zum mobilen Erfassungsgerät.
Datensatz öffnen → Kamera auswählen → Foto aufnehmen → Bild übernehmen.
So können beispielsweise Assets direkt am Standort dokumentiert, Besucher am Empfang fotografiert oder Mitgliedskarten unmittelbar bei der Registrierung vorbereitet werden.
Datenschutz und Berechtigungen bleiben wichtig
Beim Einsatz der Kamerafunktion ist zu beachten, dass der Zugriff auf Webcam oder Smartphone-Kamera durch den Browser beziehungsweise das Betriebssystem freigegeben werden muss. Außerdem können Fotos personenbezogene Daten darstellen. Unternehmen und Organisationen sollten deshalb insbesondere bei Personenfotos festlegen, für welchen Zweck Bilder erhoben, wie lange sie gespeichert und wer darauf zugreifen darf.
Das Compliance-Paket selbst wird als technische Softwarelösung innerhalb der Infrastruktur des jeweiligen Nutzers betrieben. Für Konfiguration, Betrieb, Berechtigungen, IT-Sicherheit, Datenschutz und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen bleibt der jeweilige Betreiber verantwortlich.
Kleine Funktion, deutlich weniger Arbeitsschritte
Mit dem direkten Zugriff auf Webcam und Smartphone-Kamera werden gleich mehrere Module des Compliance-Pakets komfortabler. Besonders bei mobilen oder unmittelbar vor Ort stattfindenden Prozessen entfällt das umständliche Zwischenspeichern und Übertragen von Bildern.
Ob Asset QR Portal, Besucherausweis, Mitgliedskarte, Visitenkarte oder Zertifikat: Wo ein Foto benötigt wird, kann es jetzt direkt dort entstehen, wo es gebraucht wird.
Das Ergebnis sind kürzere Arbeitsabläufe, weniger Medienbrüche und eine komfortablere Nutzung des Compliance-Pakets auf Desktop-PCs, Notebooks, Tablets und Smartphones.
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