Sharepoint Online Platzberechnung

Häufiger kommt die Frage auf, wie sich der angezeigte Speicherplatz auf dem Sharepoint zusammensetzt. Microsoft hat dazu eine recht komplizierte Formel, die wir versuchen, möglichst gut verdaubar zusammenzufassen.

• Mit jedem Microsoft Tenant steht grundsätzlich nach Anlegen 1 TB Speicherplatz auf dem Sharepoint zur Verfügung.
• Dazu kommen + 10 GB pro erworbene Microsoft 365 Business Premium Lizenz (oder auch M365 E3, bei On-Premises Umgebungen auch Business Standard Pläne.
• Der Haken dabei: Onedrive für Business und Sharepoint teilen sich einen Speicherpool, d.h. egal ob mit den Onedrives oder der Sharepoint Platz ausgenutzt wird, ist der Platz dann erschöpft. Reduziert man den User-Onedrive jeweils auf 500 GB, passiert das langsamer.
• werden mehr als der errechnete 1 TB + 10 GB / User auf dem Sharepoint benötigt, muss pro GB (Gigabyte, nicht Terabyte) „Office365 Extra File Service“ dazu gebucht werden. also 600 Einheiten für 600 GB zusätzlich an monatlichen Kosten.

Rechenbeispiel:
100 User mit Busines Premium Plänen: Sharepoint hat 1 TB + 100x 10 GB = 2 TB
Der Sharepoint ist mit 500 GB gefüllt. noch leer Nun nutzt ein User sein Onedrive Terabyte voll aus. Auf dem Sharepoint stehen somit nur noch 500 GB zur Verfügung.

Damit der Sharepoint nicht so schnell volläuft, kann man den One-Drive Storage der User künstlich limitieren – z. B. auf 500 GB.

Bei großen Datenmengen auf dem Fileserver ist es daher aus Kostengründen meist günstiger und daher empfehlenswert, stattdessen auf dem DC2 (Fileserver in Azure) einen Storage-Account mit Standard-HDD Geschwindigkeit in passender Größe zu buchen.
Vorteile Fileserver: Sie können einfach über Gruppenrichtlinien einen Laufwerksbuchstaben zuweisen, die Berechtigungssteuerung erfolgt wie gewohnt über Filesystem Berechtigungen, die Files sind in der täglichen Azure Datensicherung des Servers enthalten.
Nachteile Fileserver: Sie können nicht mit mehreren Leuten gemeinsam an einer Word/Exceldatei arbeiten, Die Dateien können nicht als Teams-Freigabe mit Externen geteilt werden.
Nachteile bei Ablage auf dem Sharepoint: Dateien haben nur einen 30 Tage Papierkorb. Sie benötigen Skykick oder einen anderen Onlinedienste, um eine Datensicherung zu erhalten.

Fazit:

In den meisten Fällen ist es günstiger, einen Storage Account „Standard HDD“ am Azure Fileserver für die Dateiablage zu benutzen und nur für Teams und gezielte gemeinsame Arbeit an Dateien oder für sichere Dateifreigaben und Kollaboration mit Externen zu nutzen. Meist reicht der dafür kalkulierte Sharepoint Platz auch aus.