Begriffsdefinitionen und Verwendung
- Systemkordinator (gn*) – amtliche Stellenbezeichnung, genderneutral.
- Systemkoordinierende – Verwendung dieser Schreibweise im Fließtext/Tutorials.
- SYSKO – Abkürzung bzw. Kurzbezeichnung, genderneutral, taucht auch im Logo SYSKO zertifiziert auf.
Was sind Systemkoordinierende?
Die GWS hat auf Basis modernster Technologien ein modernes Warenwirtschaftssystem entwickelt. Die vielfältigen technischen Systeme, Bedieneroberflächen und vor allem die programmtechnischen Lösungen stellen immer neue Anforderungen an Ihre Mitarbeiter.
Systemkoordinierende bekleiden unverzichtbare Funktionen in Ihrem Unternehmen. Er hilft Ihnen und Ihrem Unternehmen, den Informationsfluss zu verbessern und dadurch Kosten zu reduzieren. Der Systemkoordinator kann die in der Informationsverarbeitung anfallenden Anforderungen schnell und professionell realisieren.
Die Rolle der Systemkoordinierenden beinhaltet die konsequente und permanente Pflege der EDV-Umgebung seines Arbeitgebers. Die Ausbildung und Zertifizierung umfasst zwei Tage und schließt mit einer Prüfung ab.
Arbeiten der GWS, die im Aufgabenbereich von Systemkoordinierenden liegen, sind immer kostenpflichtig. Die „Rechtlichen Bedingungen“ am Ende dieses Dokuments sind Grundlage und fester Bestandteil dieses Dokuments. Die jeweils aktuelle Version ist im GWS-Extranet unter „Seminare“ zu finden.
Server in der Cloud: Systemkoordinierende ebenfalls erforderlich
Auch wenn Ihre Server nicht mehr in Ihren Räumlichkeiten stehen (man nennt das: On-Premises), sondern in Microsoft-Azure Rechenzentren in Frankfurt und bei Berlin (auch als Infrastructure as a Service – #IaaS bezeichnet), bleiben die Aufgaben von Systemkoordinierenden erhalten. Lediglich die Werkzeuge und Verknüpfungen können unterschiedlich sein. In der Sysko-Ausbildung lernen Sie, bedarfsgerecht die notwendigen Aufgaben zu meistern.
Warum besteht die Pflicht zur Ausbildung?
- Die Pflicht zur Wahrnehmung der Aufgaben ergibt sich durch zahlreiche Gesetze. (Bundesdatenschutzgesetz, Telemediengesetz und weitere Regularien).
- Wirtschafts- und Verbandsprüfer handeln nach IPW330. Zum Prüfungsumfang gehört auch eine IT-Systemprüfung.
- Banken fordern eine Dokumentation der IT-Infrastruktur sowie der Maßnahmen zur Aufrechterhaltung des Betriebs für ihre Risikoanalyse nach BASEL II oder Oxley-Savannes und verweigern Kredite bei abschätzbaren Risiken.
- Versicherungen (z.B. Betriebshaftflicht oder Geschäftsführerversicherung) verweigern die Zahlung mit Verweis auf grobe Fahrlässigkeit, wenn erkennbar ist, dass keine wirksamen Maßnahmen zum Schutz ergriffen wurden.
- Softwarefirmen führen Zivil- und strafrechtliche Maßnahmen durch, wenn die im Unternehmen verwendeten Lizenzen nicht kontrolliert werden.
Welche Aufgaben haben Systemkoordinierende?
Die Aufgaben der Systemkoordinierenden, die diese Aufgaben je nach Unternehmensgröße meist in Teilzeit ausüben, gliedern sich in mehrere Bereiche:
Netzübergabe und Kennwörter
Bei Übergabe eines Netzwerks von der GWS an den Kunden ist das Netzwerk mit „Auslieferungswerten“ ausgestattet. Außerdem sind die Systeme zunächst mit einem generischen „Passwort ab Werk“ vorbetankt. Systemkoordinierende haben die Aufgabe, nach eigenem Ermessen das Ändern und Aktualisieren der Passwörter vorzunehmen. Da jedes Netz ein Einzelfall ist, sind weitere, nicht dokumentierte Abhängigkeiten möglich. Daher ist es zwingend erforderlich, dass Systemkoordinierende Passwortänderungen zuvor mit seinem Betreuer in der GWS abstimmen. Begleitend zu diesen Selbsthilfe-Maßnahmen kann durch einen Vor-Ort-Einsatz eines GWS-Beraters bei Bedarf ein Sicherheits-Check mit anschließender Aktualisierung erfolgen.
Reparatur durch Neubetankung
Unattended installation (auch bekannt unter: Deployment) ist ein Verfahren von Microsoft, um Produkte und Betriebssysteme automatisiert zu installieren. Bei Bedarf können in einem separaten Workshop die Methodik und die Verfahrensweise gemeinsam erörtert werden. Für das Zusammenstellen und Bereitstellen der Datenträger und das ständige Überprüfen seines Handelns bei dieser Installation nach den jeweiligen Lizenz-Bestimmungen der Hersteller sind Systemkoordinierende voll verantwortlich.
Sicherheitsupdates (Azure Server bzw. On-Prem)
Microsoft (Windows Betriebssysteme, Office, Serverprodukte wie SQL, Exchange)
Neusysteme werden von der GWS jeweils mit den wichtigsten Sicherheitsupdates vorinstalliert ausgeliefert. Schon wenige Tage nach Übergabe der Systeme können aber neue Sicherheitslücken bekannt werden. Eine Firewall allein schützt nicht vor Schadprogrammen, die Sicherheitslücken ausnutzen, daher ist eine Aktualisierung der Systeme enorm wichtig! Diese Aktualisierung der Systeme gehört zu den Pflichten der Systemkoordinierenden. Hierbei lassen sich PC-Systeme über den Dienst „Automatsche Updates“ aktualisieren.
Die Aktualisierung der Server darf niemals automatisch erfolgen, da ansonsten die Gefahr eines automatischen Neustarts während der Geschäftszeit gegeben ist. Außerdem kann es bei fehlerhaften Updates zum Produktionsstillstand kommen. Das Einspielen der Updates an Servern darf daher nur von Systemkoordinierenden durchgeführt werden, die im Rahmen der Systemkoordinator-Schulung dieses Handwerk ordentlich erlernt haben und wissen, was sie tun. Zum Aktualisieren der Server wird an der Konsole die Windows Update-Seite aufgerufen. Sie bestimmen damit, wann die Server neu gestartet werden und dass zum Zeitpunkt der Updates niemand mehr im System arbeitet.
Andere Hersteller
Neben den Microsoft-Produkten werden auch entdeckte Sicherheitslücken in weiteren Standardsoftwareprodukten von den Herstellern geschlossen. Diese Updates müssen zeitnah heruntergeladen und durch Systemkoordinierende installiert werden. Betroffen sind hier im Wesentlichen PCs und Citrix bzw. Terminalserver. Hierzu zählen beispielsweise (sofern im Einsatz):
- Adobe Acrobat Reader (PDF) – deinstallieren, wenn Chrome für Enterprise
- Oracle Java Runtime (zur Webseitendarstellung) – wenn möglich, vermeiden – Aktuelle Versionen sind kostenpflichtig
- Adobe Flash Player deinstallieren (wenn noch vorhanden, enthält Sicherheitslücken, ohne Funktion)
- GPL Ghostscript (für Druckausgabe/E-Mail aus gevis Classic)
- UltraVNC (Fernwartung)
- PDF24 (PDF-Dateien aus Anwendungen erstellen)
- ShareX (Open Source Bildschirm filmen und Screenshots)
- 7-Zip, Filezilla und Notepad++
- Google Chrome für Enterprise (Standardbrowser)
- Microsoft Edge on Chromium Enterprise (Ersatzbrowser, Absicherung)
Updates zur Fehlerbehebung
Hierbei handelt es sich zwar nicht um Sicherheitsupdates, sondern um Updates, die bekannte und gefundene Fehler beheben. Dazu zählen: Terminalserver/AVD, Treiber, Firmware, Datensicherungs-Software, Antivirus, SQL-Server und Weitere.
Systemkoordinierende installieren solche Updates nur dann ein, wenn sie zur Lösung eines aufgetretenen und festgestellten Fehlers zwingend notwendig sind.
Datensicherung (nur On-Premises)
Bei vollständigem Betrieb in Azure müssen nur noch die SQL-Sicherungen von gevis, s.dok und bi1 kontrolliert werden. Bei Auslieferung On-Premises (und sofern das Produkt erworben wurde) des gevis-Servers ist die Datensicherungssoftware „veeam Backup & Recovery“ in Verbindung mit einem Bandlaufwerk vorkonfiguriert. Im Rahmen der Installation werden durch die GWS Sicherungsaufträge konfiguriert, die täglich die Inhalte aller Server von gevis komplett auf ein Band schreiben kann (gesichert werden können nur solche Server, für die eine Agent-Lizenz des Sicherungsprogramms erworben wurde). Das Vorhalten der Bandsicherungen nach dem Großvater/Vater/Sohn-Prinzip, das Wechseln der Bänder, das Austauschen aller Bandmedien einmal pro Jahr, das wöchentliche Verwenden eines Reinigungsbandes und Austausch, sowie die tägliche Kontrolle der erfolgreichen Datensicherung sind Aufgaben der Systemkoordinierenden. Hierzu zählen insbesondere die Überwachung der durch den Microsoft SQL-Server-Agenten erstellten Sicherungen der Datenbank.
Zur Gewährleistung der Sicherheit wird die regelmäßige Probe-Rücksicherung von Datenordnern in ein temporäres Verzeichnis empfohlen. Weitere Aufgaben sind die ordnungsgemäße und feuer- und entwendungssichere Lagerung der Bänder, das Bereitstellen von adhoc-Sicherungen und die Erweiterung von Sicherungsjobs.
Die GWS bietet die Überprüfung von Datensicherungen als Dienstleistung an. Dazu kann auf Bestellung oder im Abonnement monatlich ein Band an die GWS geschickt werden. Im Pauschalpreis ist die Kontrolle der Warenwirtschafts-Datenbanken und ein Report enthalten. Mehr Details im Extranet der GWS.
Unterbrechungsfreie Stromversorgungen (USVs) (nur On-Premises)
Prüfen Sie regelmäßig (täglich, beim Wechseln der Datensicherungsbänder)
a) dass an Ihren USVs die Batterielampe NICHT ROT leuchtet
b) die Auslastungsanzeige nicht über 80% liegt (max. 4 LEDs leuchten grün)
c) die Batterieladung bei 100% liegt (5 grüne LEDs)
Managed | Firewall (Partner: NetGo)
Die Managed | Firewall stellt die 2. Generation einer Firewall-Absicherung dar. Neben dem Zugriffsschutz und dem überwachten Internet-Zugang sind folgende Szenarien zusätzlich abgesichert:
- Prüfung von Surf- und E-Mail-Verkehr auf Viren und Trojaner und Quarantäne durch Verhaltenserkennung (Datei sperren).
- Zentrales Management durch die GWS, dezentrale Geräte vor Ort.
- Integration in Monitoring (Managed | Monitoring).
- Hochverfügbarkeit (Cluster) optional.
- Hardware-Austausch alle 4 Jahre in der Miete enthalten.
- Als Basis verwenden wir eine leistungsfähige Hardware von Barracuda Networks.
- Spezifische Anforderungen wurden angepasst
Managed vpn Access (Partner: NetGo)
Wenn Sie keine Managed | Firewall einsetzen, benötigen Sie für Verbundfunktionen, EDI und die Fernwartungsmöglichkeit durch die GWS eine Managed | vpn access Box.
- Fernwartung und Verbundkommunikation entsprechen Fiducia & GAD IT AG Konzernvorgaben.
Leitungswege (Zweigstellenanbindung)
Die Leitungswege werden nach GWS-Konzept durch einen Partner (Carrier) abgebildet, der für alle Komponenten und Verbindungen den Support übernimmt. Hierzu erhält der Kunde eine eigene Durchwahl bei der Anbieter-Hotline. Systemkoordinierende kümmern sich um die primäre Diagnose und unterstützt den Anbieter Support bei der schnellen Behebung von Leitungsfehlern. Die aktuellen Partner sind die ecotel AG und Telekom Deutschland GmbH.
Virenschutz und Anti-Spyware
Das Standardprodukt für Antivirus ist Microsoft Defender (für Endpoint, für Business oder für Server). Die Verwaltung erfolgt über das Azure Admincenter durch die Systemkoordinierenden. Dies gilt auch für Antivirus-Lösungen anderer Hersteller, wie GData.
Es ist immer ein lokaler Virenschutz für die Server und Arbeitsplätze vor Ort notwendig. Aufgaben Systemkoordinierender sind, auf allen Systemen im Netzwerk für aktuelle Virus-Signaturen zu sorgen, Virenschutz zu installieren und die Protokolle zu kontrollieren. Der Virenschutz muss so konfiguriert sein, dass regelmäßige Komplettscans der Geräte durchgeführt werden (1x pro Woche, nachts, die PCs bleiben 1x pro Woche dafür an). Arbeitsplätze werden dabei auch auf Befall durch Trojanische Pferde/Würmer untersucht.
Bei Bedarf können die Kontroll und Administrations-Aufgaben im Rahmen von Managed | Care Packages an die GWS ausgelagert werden.
First Level Support
Systemkoordinierende sind erste Ansprechpartner der Mitarbeitenden bei IT-Problemen. Dazu gehören das Beheben von Druckerstaus, kleineren Netzwerkstörungen und das Erkennen und Beseitigen von Bedienerfehlern. Gleichwohl sind Systemkoordinierende die Schnittstelle zum Kunden-Service-Center. Schnelle Hilfe ist nur möglich, wenn die übermittelte Diagnose und Problem Beschreibung qualitativ hochwertig ist.
Die Basisleistung der GWS, ausschließlich wirksam für gevis ERP | BC, umfasst (gevis-Vertrag, §1.5)
- Fehlerbeseitigung in der Software und der zur Verfügung gestellten Dokumentation.
- Anpassung der Software aufgrund von Gesetzesänderungen.
- Aktualisierung und Veränderung der Ausführung und des Inhaltes der Vertragssoftware.
- Auslieferung neuer Releases der Software an den Kunden.
- Anpassung und Übersendung der zugehörigen Dokumentation (die Dokumentation wird in elektronischer Form mit den Updates zur Verfügung gestellt) Informationen für den Kunden über Ergänzungen und Weiterentwicklungen der Programme.
Für die anderen GWS-Standardprodukte kann ein modular aufgebauter „Hardwarewartungs- und Softwarepflegevertrag“ abgeschlossen werden. Mehr Informationen im Extranet.
Dokumentation und Softwarepflege
gevis ERP | BC
Systemkoordinierende sind verpflichtet, eine neue Version innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt aufzuspielen. Die Pflicht zur Erbringung der beschriebenen Leistungen bezieht sich auf den jeweils neuesten Versions-Stand und den diesem vorhergehenden Versions-Stand. Ein Anspruch auf eine Dokumentation besteht nicht bei jeder Änderung der Software, sondern nur bei wesentlichen Änderungen, die eine neue Instruktion des Anwenders zwingend erforderlich machen.
Hard- und Software-Inventar
Im Rahmen der IPW330 Prüfer-Richtlinien ist die Dokumentation der IT-Umgebung gefordert und die Abbildung der Prozesse und Berechtigungen. Diese Aufgaben werden durchgeführt (Systemkoordinierende kennen den internen Ablauf und die Organisation genau). Die GWS kann im Rahmen eines Workshops bzw. Sicherheitschecks beim Erfüllen der Anforderungen unterstützen tätig werden.
Organisation
Systemkoordinierende sind verantwortlich für den rechtskonformen Einsatz von Software und die korrekte Lizenzierung. Er bewahrt die Lizenzen an einem sicheren Ort auf. Durch organisatorische Maßnahmen und geeignete Betriebsvereinbarungen wird das Risiko „Störungen durch Benutzer“ verkleinert (Benutzer werden angewiesen, nicht jeden E-Mail-Anhang zu öffnen etc.). Solche Maßnahmen müssen vom Systemkoordinator eingeleitet oder beauftragt werden.
Systemkoordinierende sind mit exponierten Rechten ausgestattet und muss daher besondere Sorgfalt im Umgang mit den Daten wahren, um nicht mit den Regelungen des Datenschutzgesetzes (BDSG) in Konflikt zu geraten.
Insbesondere Beachtung verdienen das Erfüllen der Vorgaben aus der Anlage zu §9 BDSG: Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle, Weitergabe-Kontrolle, Eingabekontrolle, Auftragskontrolle, Verfügbarkeitskontrolle, Möglichkeit getrennter Datenverarbeitung, Verschlüsselung.
Systemkoordinierende arbeiten eng mit dem für das Unternehmen vorgeschriebenen Datenschutzbeauftragten zusammen und liefert diesem die nötigen Prüfunterlagen.
Muster-Stellen-Ausschreibung für Ihre Verwendung
Sie suchen einen Sysko? Schreiben Sie doch eine Stelle nach folgendem Muster aus:
Position: Systemkoordinator (m/w/d)
Abteilung: IT-Support
Berichtet an: IT-Manager oder Geschäftsleitung
Aufgaben:
- Koordination und Verwaltung der IT-Systeme des Unternehmens.
- Unterstützung der Benutzer bei IT-Problemen.
- Installation und Wartung von IT-Hardware und -Software.
- Planung und Durchführung von IT-Projekten.
- Überwachung der IT-Sicherheit.
- Einhaltung von IT-Richtlinien und -Protokollen.
Qualifikationen:
- Abgeschlossene Ausbildung im Bereich IT-Systemadministration oder ähnliches.
- Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im IT-Support.
- Gute Kenntnisse in den gängigen IT-Systemen (Windows, Linux, Netzwerk, etc.).
- Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten.
- Problemlösungs- und Analysefähigkeiten.
- Selbstständige Arbeitsweise und Flexibilität.
Rechtliche Bedingungen
Rechtliche Bedingungen
Unsere Referate, Artikel, Anleitungen, Datenträger und Downloads sind so produziert, dass Ihre Systemkoordinierenden, die das Basisseminar besucht haben, sinnvoll damit umgehen können. Bei unseren Hinweisen für Systemkoordinierende handelt es sich um Empfehlungen, für die die GWS keinerlei Haftung übernimmt. Für die Umsetzung der Datensicherheit, die Einhaltung des Datenschutzgesetztes und sonstiger gesetzlicher und betrieblicher Bestimmungen ist das jeweilige Unternehmen allein verantwortlich.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass unsere Mitarbeiter nur Unterstützung für GWS-eigene Produkte sicherstellen können und eine detaillierte Unterstützung für Software fremder Hersteller nicht zum Supportangebot der GWS gehören.
Die Angaben, die auf unseren Webseiten oder in Informationsschriften zur Verfügung gestellt werden, dienen ausschließlich der allgemeinen Information und dienen nicht der Beratung von Kunden im konkreten Einzelfall. Der Autor hat diese Informationen gewissenhaft zusammengestellt, übernimmt jedoch keine Haftung für Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen. Haftungsansprüche gegen den Autor, die sich auf Schäden materieller oder ideeller Art beziehen, welche durch die Nutzung oder Nichtnutzung der dargebotenen Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen verursacht wurden, sind ausgeschlossen. Das Einspielen der Sicherheitsupdates geschieht allein auf eigenes Risiko. Eine Beseitigung von dadurch entstandenen Schäden durch die GWS ist kostenpflichtig.