Teams – One Version 2.1

Kurz notiert: Im aktuellen „Release Preview Ring“ hat Microsoft das „Teams personal“ Installationspaket stillgelegt. Installiert oder aktualisiert man den in Windows 11 enthaltenen Teams 2.0 free = personal Client, ruft dieser nur noch den Teams (neu) 2.1 Client auf. Man kann also die Teams-App mit dem lila T auf weißem Untergrund deinstallieren.

Stattdessen kann man im neuen #Teams 2.1 Client (ab Version 24131-2300-2871-3804) über das Profilbild zusätzlich, oder wenn man kein Geschäftskonto hat nur ein Microsoft Konto (personal) dort eintragen. An Besprechungen kann man hingegen auch ohne ein Microsoft- oder Geschäftskonto teilnehmen. Man klickt dann einfach auf „an Besprechung teilnehmen“ und gibt die Zugangsdaten aus dem Link ein – oder Teams startet über die Verknüpfung. Erkennbar ist die neue App auch daran, dass sie nicht mehr den „Teams (work or school)“ Titel führt, sondern nur noch „Teams“.

Fazit: Ab der oben genannten Version, die vermutlich mit dem Patchday im Juni 2024 für Alle verteilt wird, können die „Teams free“ oder „Teams personal“ App und die klassische (lila) Teams App vom Rechner deinstalliert werden.

Man installiert dann am Besten das neue Teams mit diesem Logo:

(Wer das neue One-Version Teams jetzt schon testen möchte, kann es hier herunterladen)

Teams lustige Transkriptionen (Text to speech)

Die lustigsten #Microsoft #Teams Transcriptions bei Anrufen. Setzt man Teams Telefonie statt einer Telefonanlage ein, werden die Sprachnachrichten von Microsoft künstlicher Intelligenz analysiert und in Text umgewandelt. Neben der Nachricht als MP3-Anhang erhält der Anrufer in der E-Mail einen Text des gesprochenen Anrufs. Einige Beispiele für diese intelligente Art von Misspelled Lyrics hier:

„Schützen Weber oder Bärenfänger?“ Ich hab ihnen zwar gerade eine Mail geschrieben… -> keine Ahnung, ob Weber schützen und wovor.

„Reif also nun. Max Mustermann. Hallo, ich wollte mich kurz melden betreffend der dem Claudine.“ -> ich kenne leider keine Claudine. Vielleicht ist das die Schwester von Cloudio in der Cloud.

Update 12/2023: Auch die inzwischen eingesetzte KI bringt keine Besserung in der Transskription von Anrufen (Voice to Text): „da haben für Mittwoch und Donnerstag bei Ihnen die Disco Schulung gebucht“ –> DJ Patrick holt die Disco Kugel raus und legt Beats aus den 80ern als LP und Singles auf.

„Hilde Frischkäse, Meyer. Hallo Herr Bärenfänger…“ –> Hilde Frischkäse macht man amerikanischen Käsekuchen raus, nicht aus Magerquark.

„Schönen guten Tag Herr Bernd Schulte Eva vom Eisenhalle hier Herr Behrendt Schulte könnten sie mich einmal“ –> Bernd Schulte oder Behrendt Schulte – wer ist gemeint?

„Hallo Björn Sänger jetzt kannst du weglassen Mädchen“ –> Björn Sänger ist mal was Neues. Aber warum soll ich Mädchen weglassen? Nein!

„Hey Kontakten. Hallo Herbert fenger wird ihren Rückruf es geht um. Okay schulungsanfrage hör auf gewiss.“ –> Häärbert hört auf gevis oder hört gewiss auf.

„Geile Fischmarkt nochmal Hallo Herr Bernd Finger“ –> Bernd Finger in Hamburg ist gemeint und der Fischmarkt bekanntlich neben der Reeperbahn.

„Guten Morgen Herr Bernd Singer…Ich bekomme zwar die Liste von der gbs aber bezüglich Disco da sollte auch ein Münster geben…“ –> Im Moment ist die Disco leider geschlossen

„Hier trifft Sybille arthro ja guten Tag Herr Bempfinger“ –> Hoffentlich hat die Sybille keine Arthrose 😮 Sonst lieber zu Dr. Bempfinger und behandeln lassen.

„Mustermann PK Franken Hallo. Herr Ben Finger Bitte um kurzen Rückruf und der Nummer 12345″ –> Ei ei ei die Pozilei sucht den Finger – PK bedeutet Polizeikommisariat.

„Hallo Herr Bernd Finger hier ist Camper Raiffeisen herbern Finger rufen sie mich doch bitte mal an zwecks dem Zugang für den hier MC Dankeschön Tschüss.“ –> fett gedruckt wieder lustige Interpretationen meines Namens. Und der Camper ist auch lustig.

„Guten Morgen Herr Berninger hier spricht Martina Ping von der Genossenschaft Reh der Brücke im hier“ –> Der Anrufer war männlich, der Vorname vom Reh ist „Kartoffelpü“ und ich bin auch nicht der Berninger. Update: Cortana scheint den Namen aber zu mögen, denn mein Name wird häufiger so verbogen in den Transkriptionen.

„Scheiß Raumgestaltung Erika Mustermann“ –> Cortana AI kann auch fluchen. Der echte Firmenname ist anders (Anrufer-Name aus Datenschutzgründen verfremdet)

„Moin Patrick ähm, Ich war Grad am überlegen, um für den Karton Termin zu erstellen und hab gedacht“ –> In dem Termin sprechen wir wohl über Box-Ware.

„Tanja bowlen von der bahngenossenschaft … vielleicht könnte Ich bitte dich wieder melden“ –> Bitte melde mich, dann gehen wir bowlen. Wir können auch kegeln. Die Bahn ist doch eine AG.

„Lust einmal in deine Disko Schulung rein zu gucken“ –> Die Sysko-Schulung wird zur Disko Schulung. Dann leg ich jetzt mal (Popmusik) auf 🙂

“ […] habe Anfänger ich hätte eine bitte an sie haben wir heute äh die Schulung Disco Schulung […] –> Die 80er und Disko Musik sind auch für Anfänger immer ein Thema. Mein Name ist wieder mal der Brüller (fett).

Anmerkung der Redaktion: Personendaten und Rufnummern der Anrufer wurden verändert.

Teams (work or school) jetzt auch personal

#Microsoft hat sein Vorhaben, nur noch einen #Teams Client auf dem System haben zu müssen, in den Release Preview Ring gebracht. Es ist damit zu rechnen, dass zeitnah (vermutlich bis Juni 2024) das Feature in die Release-Version übernommen wird. Die Bezeichnung heißt immer noch „Teams (work or school), Nutzer können aber durch Klick auf das Symbolbild ihr (kostenloses) Microsoft Konto zufügen.

Beim Start von Teams öffnen sich dann zwei gleichartige Symbole in der Taskleiste, eins vom Geschäftskonto und eins vom Microsoft-Konto mit der Bezeichnung: Teams (work or school) | Persönlich. Im Microsoft-Konto sind die Funktionen der Oberfläche reduziert und es können maximal 60 Minuten lange Besprechungen gestartet werden. Verfügt der Besprechungs-Organisator jedoch über ein Microsoft 365 Geschäftskonto mit einem Teams-Plan, wird das Limit der Microsoft (free) Konto-Teilnehmenden oder Gäste nicht gezogen. Eine weitere Einschränkung ist, dass in der Version.

#gelb – hat man nur die (work or school) Teams-Version installiert, kann man zwar als Gast an Besprechungen teilnehmen, trägt man ein Microsoft Konto ein, öffnet sich aber Teams im Browser oder es kommt eine Meldung, man möchte Teams im Browser öffen (je nachdem, ob das kostenlose Microsoft-Konto früher mal als kostenloses Firmenkonto konfiguriert war oder nicht.

Damit benötigen Benutzer ohne Microsoft 365 Konto weiterhin die nunmehr „Teams Personal“ benannte, kostenlose Version. Nur wer ein Microsoft 365 Konto mit Teams Lizenz hat, kann (allerdings frage ich mich, warum man das tun sollte, denn das personal Teams Konto kann man auch im Browser aufrufen), ein Microsoft Konto im Teams (work or school) zusätzlich eintragen (so dass dann Teams zweimal geöffnet wird. Da die Teams Personal app seit fast einem Jahr die gleiche Code-Basis hat wie die Work or school Version, ist die Variante mit den zwei Apps die Flexiblere:

Kunden ohne Teams (Microsoft 365) Plan/Lizenz installieren die „weiße“ MS-Teams.msix (Personal), um an Besprechungen teilzunehmen (oder mit einem kostenlosen Microsoft Konto bis zu 1-stündige Videobesprechungen zu initiieren).

Wer eine Teams Lizenz hat, installiert die „blaue“ Teams.msix (work or school) und trägt sein Arbeitskonto ein.

Microsoft Insider Programm, eigene Tests der Redaktion

TIPPS - Remote Schulungen und BSI-Testate

Online-Besprechungen als gute Alternative

Um Reisekosten zu sparen und die Termingestaltung zu flexibilisieren, ist die Durchführung #Remote eine gute Alternative zum Präsenztermin vor Ort – auch für:

• Systemkoordinatoren-Schulungen (Basis, SQL, RTC-Migration)
• Testate (IT-Sicherheitscheck, Notfallflan und Risiko-Analyse)
• Lizenz-Bilanz für Microsoft Lizenzen
• Workshops (z.B. Powerapps)

Technische Ausstattung

Für einen erfolgreichen Remote-Termin ist eine einwandfrei funktionierende Technik unabdingbar. Wir empfehlen Ihnen die folgende technische Ausstattung:

• Stabile Internetverbindung/WLAN
• Tool:                      Microsoft App #Teams (Lokal-Installation)
• Browser:               Google Chrome Enterprise, insbesondere für den „Teams-Gastzugang“ nötig
• Bildschirm:            Beamer, Fernseher oder großer Bildschirm, ggf. zweiter Bildschirm
• Lautsprecher:       z. B. „Konftel 55 Wx“ (Bluetooth-) Lautsprecher inklusive Mikrofon  
• Kamera:                z. B. Notebook-Kamera oder „Polycom“-Konferenzkamera mit integriertem Mikrofon  
• Headset:               z. B. „Jabra Evolve 65 Bluetooth Headset“

Organisation ist alles

Damit unser Remote-Termin reibungslos verlaufen kann und wir unser Ziel gemeinsam erreichen, ist es wichtig, dass sich alle Beteiligten diszipliniert an die folgenden Rahmenbedingungen halten:

▪	Teilnehmerzahl Kunde:	bis maximal 8 bis 10 Personen
▪	Zeitfenster:	ca. 09-16:30 bzw. 9-15:30
▪	Rüstzeit:	ca. 10 Minuten vor dem Termin, um aktuelle Technik zu testen;
		ggf. 10 Minuten nach dem Termin für Feedback
▪	Pausen:	themenbezogen, ca. alle 90 bis 120 Minuten für ca. 10 bis 15 Minuten
▪	Räumlichkeit:	separaten Raum rechtzeitig reservieren
▪	Home Office:	Hintergrundsituation (z. B. Geräusche, Lichtverhältnisse) prüfen

„Spielregeln“ bringen Effizienz

Für Remote-Termine benötigen wir zusätzliche Spielregeln, an die sich alle Beteiligten halten, damit wir gemeinsam die räumliche Distanz bestmöglich überwinden können und den Termin möglichst effizient gestalten:

• „Netiquette“:         pünktlich, ehrlich, fair (kein paralleler Handyeinsatz, kein E-Mail-Check etc.)
• Hintergrund:         schlichten Hintergrund wählen/weichzeichnen, um auf die Person zu fokussieren
• Verfügbarkeit:       in „Teams“: „Bitte nicht stören“ einstellen; „MS-Outlook“: komplett schließen
• Rederechte:
  • Kamera aktivieren; ACHTUNG: in Maßen bewegen, um Bildverzerrungen zu vermeiden!
  • Mikrofon stummschalten und nur für eigene Beiträge die Stummschaltung aufheben
  • Hand heben, um anzumelden, dass man eine Frage stellen oder etwas anmerken möchte
  • Eigenen Namen nennen vor dem eigenen Beitrag (bei großer Teilnehmerzahl sinnvoll),  um Anonymität zu vermeiden

o     Chat, um z. B. auf technische Störungen aufmerksam zu machen und um z. B. Fragen zu sammeln, die später in einem eigenen Slot beantwortet werden

ACHTUNG: Beschränken Sie bitte die Nutzung auf das Wesentliche. So vermeiden wir unnötige Ablenkung für alle Beteiligten!

Inhaltlich bestens gerüstet

▪	Erwartungshaltung:	Bitte bereiten Sie sich inhaltlich auf unseren Remote-Termin gut vor
		und formulieren Sie, was Sie sich vom Termin versprechen. Wichtig ist uns, dass
		wir in unserem Termin zielgerichtet zum erwarteten Ergebnis kommen.
▪	Aufgaben u. Protokoll:	„Wer macht was bis wann?“
		Unser GWS-Consultant führt für den Termin das Protokoll.
		Bitte machen auch Sie sich Notizen und sammeln Sie wichtige Punkte.

Fehlende Körpersprache kompensieren  

Trotz Kamera-Einsatz bleiben eigene Emotionen, die ich über meine Körpersprache transportiere, bei einem Remote-Termin weitestgehend im Verborgenen. Unsere Gefühlsebene ist jedoch bekanntermaßen für eine erfolgreiche Kommunikation sehr wichtig. Wir sollten daher versuchen, unsere fehlende Körpersprache zu kompensieren, indem wir den Kontakt und die Aufmerksamkeit möglichst stetig aufrecht erhalten durch:  

• Kamera aktivieren; ACHTUNG: in Maßen bewegen, um Bildverzerrungen zu vermeiden!
• Bildschirm teilen; ACHTUNG: nicht den ganzen Bildschirm, sondern das nur entsprechende Fenster freigeben, um evtl. störende Mails oder Messages zu eliminieren!
• Steuerung übergeben oder übernehmen  
• Dialog, indem Sie aktiv zuhören und gezielte Fragen stellen
• Feedback zur Halbzeit des Termins

Feedback

Unter Alle Schulungen wählen Sie bitte die besuchte Schulung aus und geben Ihr Feedback ab.

Online-Besprechungen erfordern Übung – das können wir Ihnen aus eigener Erfahrung versichern. Entscheidend für erfolgreiches Remote-Consulting ist es, sich im Anschluss gegenseitig konstruktives Feedback zu geben. Nur so haben alle Beteiligten die Chance das Remote-Consulting stetig zu verbessern und die Termine noch effizienter zu gestalten!

Prüfung / Zertifizierung

Im Nachgang zur Schulung können Sie online eine Prüfung unter Alle Prüfungen ablegen und sich zertifizieren. Wählen Sie einfach die Schulung aus und Ihr Multiple-Choice-Test beginnt.

Aufzeichnung

…eines Remote-Termins wird aus Datenschutzgründen derzeit nicht praktiziert. Sie ist maximal in den Teilen möglich, bei denen wir einen Vortrag halten und beide Seiten mit der Aufzeichnung ausdrücklich einverstanden sind. In diesem Fall müssen die mündlichen Einverständniserklärungen beider Seiten mit aufgezeichnet werden!

Microsoft 365 Dienststatus abfragen

Kommt selten vor, war aber aber Anfang Februar 2023 der Fall: #Microsoft Online-Dienste sind nicht erreichbar oder extrem langsam. Wenn beispielsweise in Ihrem #Teams kein Video und keine Bildschirmfreigaben mehr funktionieren und der Bildschirm schwarz bleibt – oder sogar Verbindungs-Abbrüche auftreten, kann die Internet-Verbindung schuld sein, es kann aber auch eine Störung in den Onlinediensten vorliegen. #Wichtig – Über einen gängigen Speedtest, wie den von AVM können Sie die Bandbreite Ihres Standorts ermitteln. Sind hier keine Anomalitäten, gibt es weitere Werkzeuge:

Die meisten Syskos haben administrative Rechte im Microsoft 365 (und im Azure)-Portal. Sollte die Störung nicht die Anmeldung im Portal betreffen, können Sie hier zumindest die Ursache eingrenzen und herausfinden, wie der Status der einzelnen Dienste ist:

Melden Sie sich dazu mit Ihrem administrativen Konto „ihrname@ihrefirma.onmicrosoft.com“ an https://admin.microsoft.com an.

1. Um den Dienststatus anzuzeigen, wechseln Sie in der linken Navigationsleiste des Admin Centers zu „Integrität>Dienststatus„, oder wählen Sie die Dienststatus Karte im Dashboard „Start“ aus. Die Dashboardkarte gibt an, ob ein Problem mit einem aktiven Dienst vorliegt, und stellt einen Link zur Seite mit Details zum Dienststatus bereit.
2. Der Status der einzelnen Clouddienste wird auf der Seite Dienstatus in einem Tabellenformat angezeigt.

Microsoft: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/enterprise/view-service-health?view=o365-worldwide

In Microsoft Azure (da wo in IaaS Umgebungen Ihre Server stehen) gelten grundsätzlich höhere Verfügbarkeiten. Sollte es hier Störungen geben, lassen sich diese unter dieser Seite regionsweise einsehen:

https://status.azure.com/de-de/status

Wer es genauer für Azure-Dienste wissen möchte, melde sich im Azure Portal an und filtere auf die Region Germany „West Central“ und „West Europe“.

https://portal.azure.com/#view/Microsoft_Azure_Health/AzureHealthBrowseBlade/~/serviceIssues

Teams, Microsoft 365 und Umfragen

Wer einen Microsoft 365 Plan hat, kann entweder aus Office (Sharepoint) oder aus #Teams heraus sehr einfach Umfragen erstellen. Wir gehen heute kurz auf die simple Möglichkeit ein, das aus Teams heraus zu tun:

Das Praktische dabei: Man muss nicht erst mühsam die Umfrage in einem Formular ausfüllen, um sie zu erstellen, sondern lädt stattdessen die Forms App in das Gespräch oder den Kanal ein:

@Forms Frage? Antwort 1, Antwort 2, Antwort 3, Antwort 4

Beispiel: @Forms Wie hoch ist der Eiffelturm? 124m, 182m, 334m, 500m

Schickt man die Zeile ab in der Chateingabezeile, wird sofort die Umfrage erstellt und erscheint im Kanal bzw. im Chat für die anderen Teilnehmer. Alternativ kann man den Link (über das … Menü, Rechte Maustaste) kopieren und an andere Mitarbeiter der Organisation bzw. Personen, die auf den Chat zugriff haben, weitergeben.

Voraussetzung, damit das funktioniert: Über die Teamsleiste oben im Chat das PLUS Symbol drücken und nach FORMS suchen. FORMS auswählen und speichern. Nun ist Forms Teilnehmer im Chat und die Umfrage kann wie oben beschrieben über den Erstell-String gestartet werden.

So kann man sich die wichtigsten Umfragen nicht nur im Sharepoint anlegen (und dann aufrufen über die GUI), sondern über Einspeisung Textzeile beispielsweise Schulungsfeedback im Kanal platzieren.

Hinweis: Bei den Umfrage-Apps wird auch Polly von polly.io angeboten. Diese App lässt es zu, genauso Umfragen zu erstellen. Allerdings lässt der kostenlose Plan nur maximal 25 Umfrage-Antworten pro Monat zu. Die Forms-App von Microsoft hingegen lässt sich im Rahmen der Microsoft 365 Pläne kostenlos nutzen. Die M365 Pläne bekommen Sie hier.

Skype for Desktop nun auch mit Greenbox-Effekten

#Microsoft #Teams setzt bei seinen Video, Telefonie- und Chat Funktionen und Bildschirm-Freigaben auf sein Schwester-Produkt #Skype.

Während Teams auf Geschäftskunden zielt und die volle Funktionalität nur mit einem Microsoft 365 Apps Abo (ehemals Office 365) zur Verfügung steht, ist Skype für die privaten Anwender gedacht. Limitierter Einsatz in Firmen ist jedoch auch hier erlaubt.

Skype enthält viele Funktionen, kostenpflichtig sind nur Telefonate ins Fest- oder Mobilnetz. Dazu muss man Guthaben aufladen.

Videotelefonate mit eigenem Hintergrundbild

Seit einigen Wochen lässt sich bei Teams (Aboversion ab 1.3.6884) nicht nur der Hintergrund unscharf maskieren, sondern auch mit einem vorgefertigten und eigenen Hintergrundbild versehen (Greenbox-Effekt).

Es war also nur eine Frage der Zeit, bis das auf der Skype-Basis entwickelte Feature auch in der Skype-Version erscheinen würde. Mit Skype Version 8.59.0.77 ist das der Fall.

Im Gegensatz zu Teams, wo man die eigenen Fotos in einen Profilordner „uploads“ kopieren muss, damit sie erscheinen, gibt es bei Skype unter den Einstellungen einen Upload-Knopf, der komfortables Hochladen der Bilder ermöglicht.

(Post ID:1446, erstellt am: 25.04.2020 10:17:19 von: Patrick Bärenfänger)

Microsoft Teams Fragen und Antworten

hier ist eine Zusammenstellung von Fragen und Antworten (#FAQ) rund um Microsoft #Teams:

Kann Teams Remote (z.B. über Citrix) ausgeführt werden?

Offiziell unterstützt Teams den Remote-Betrieb nicht. Falls Sie Teams dennoch auf einem Terminal Server nutzen wollen, dann empfehlen wir Teams über Google Chrome zu starten. Es könnten Probleme beim Einrichten der Lautsprecher und des Mikrofons auftreten. Bitte beachten Sie, dass für das Arbeiten mit Teams zusätzliche Ressourcen benötigt werden.

Ist Teams eine reine Cloud-Applikation?

Ja, Teams wird ausschließlich in der Cloud betrieben.

Kann ich Dateien gemeinsam bearbeiten?

Dank Office 365 ist es möglich, gleichzeitig an einer Datei (Bsp. Excel-Liste) zu arbeiten. Änderungen werden nahezu in Echtzeit dargestellt. Es werden bis zu 500 Versionen mit jeder Änderung gesichert.

Was ist die Mindestvoraussetzung für das Arbeiten mit Teams?

Um mit Teams zu arbeiten, müssen Sie über eine der folgenden Lizenzen verfügen:

• Microsoft 365 Business Basic/Standard/Premium
• Microsoft 365 E3/5
• Derzeit kann Teams auch als eingeschränkte Test Version bezogen werden (12 Monate kostenlos).

Die Teilnahme an Meetings ist allerdings auch ohne Lizenz möglich. Lediglich der Organisator der Besprechung muss im Besitz einer Lizenz sein.

Wie kann ich die Teams Telefonie mit einer Telefonanlage koppeln?

Hierzu brauchen Sie einen Session Border Controller (SBC), eine Art Router mit Telefoniefunktionen (Hardware). Dieser leitet Rufnummern auf zugewiesene Teams Kontakte um. Nicht alle Telefonanlagen sind mit einem Session Border Controller kompatibel.

Ist eine Videokonferenz auch im Browser möglich?

Ja, Meetings können auch im Browser gehalten werden. (Auch ohne Lizenz). Anrufe sind ebenfalls mit der Web-Applikation möglich, benötigen aber eine Lizenz.

Wie kann ich einen Teams-Termin erstellen?

• Öffnen Sie Outlook.
• Navigieren Sie zu ihrem Kalender.
• Wählen Sie einen gewünschten Zeitpunkt und drücken auf „Neue Teams Besprechung“.
• Nun können Teilnehmer hinzugefügt werden. Es wird ein Link generiert, der automatisch zum Besprechungsraum weiterleitet.

Kann ich im Planner auch Mitarbeiter einbinden, die aktuell nicht im gleichen Team sind?

Nein, die Einbindung ist nur mit Mitarbeitern möglich, die sich im Team befinden, in dem das Planner-Dokument erstellt wurde.

Sehen neue Teammitglieder alte Einträge in den Teams?

Ja, das neue Team Mitglied kann alle Nachrichten bis hin zum Erstell-Zeitpunkt des Teams einsehen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Team und einem Kanal?

Ein Team besteht aus mehreren Mitgliedern die zu einer Abteilung, Thema, Aufgabenbereich oder Projekt gehören. In jedem Team können Kanäle erstellt werden. Diese bilden z.B. weitere Unterthemen ab. Dadurch werden Teams strukturiert und Informationen logisch voneinander getrennt.

Kann ich weiterhin mit Skype for Business Nutzern im Kontakt bleiben?

Ja, dies ist möglich. Um einen Skype for Business Nutzer zu kontaktieren, müssen Sie lediglich die Kontaktdaten des Nutzers eingeben und einen privaten Chat mit ihm starten. Skype for Business Nutzer können allerdings nicht in ein Team eingeladen werden.

Wie kann man Bildschirm abwechselnd mit dem Gesprächspartner teilen?

• Fahren Sie mit ihrer Maus in einem Gespräch über das Gesprächs-Fenster. Ein Pop-Up erscheint.
  Um den Bildschirm zu teilen muss der „Bildschirm Teilen Button“ geklickt werden.
• Danach kann ausgewählt werden ob der gesamte Bildschirm übertragen werden soll, oder nur ein bestimmtes Fenster. Sollte der Gesprächsteilnehmer seinen Bildschirminhalt übertragen wollen, muss er genauso vorgehen.

Sind Besprechungsnotizen während der Teams-Sitzung für alle einsehbar und/oder erweitbar?

Besprechungsnotizen sind nur einsehbar wenn der Teilnehmer teil der Organisation ist und über den Teams-Client verfügt.

Steht eine Mute Funktion zur Verfügung?

Sie können ihr Mikrofon jederzeit stumm schalten.

1. Hierzu fahren sie mit Ihrer Maus über das Gesprächs-Fenster. Ein Pop-Up erscheint.
2. Betätigen sie den „Mikrofon Ein-/Stumm schalten“. Bei normalen Mikrofon = Das Mikrofon ist eingeschaltet. Bei durchgestrichenem Mikrofon = Das Mikrofon ist stumm geschaltet.

Welche Vorkehrungen sollte ich vor dem Start einer Besprechung treffen?

• Mikrofon stumm schalten (als stiller Teilnehmer)
• Kamera einschalten, Weichzeichner (Hintergrund) aktivieren.
• Mikrofon stumm schalten (als stiller Teilnehmer)
• Ggf. Vollbildmodus aktivieren.

Ist es möglich Teilnehmer während einer laufenden Besprechung einzuladen?

Ja, das ist möglich. Hierzu klicken sie bitte auf den „Personen“ Button. Eine neue Ansicht klappt sich rechts auf. Im Suchfeld kann man den Namen der Person eingeben. Vorsicht: die Person wird direkt angerufen!

Kann ich Besprechungen Aufzeichnen?

Ja, das Aufzeichnen von Besprechungen ist eine Funktion von Teams. Aufgezeichnete Besprechungen werden nach Microsoft Teams (eine Art internes Youtube) exportiert. Um Zugriff auf das Video für Externe Teilnehmer zu gewähren, muss das Video von Microsoft Teams heruntergeladen und auf z.B. Youtube hochgeladen werden. Sie sollten immer um Erlaubnis bitten, bevor Sie eine Aufzeichnung starten.

Fernsteuerung übernehmen und übergeben, wie geht das?

In Teams ist es möglich, die Steuerung auf einem geteilten Bildschirm zu übernehmen oder zu übergeben. Hierzu müssen beide Teilnehmer mit dem Teams Client im Gespräch teilnehmen. Der teilende kann die Steuerung an einen beliebigen Teilnehmer übergeben. Ein beliebiger Teilnehmer kann die Steuerung beim teilenden anfordern. Dieser kann annehmen oder ablehnen.

Wie sieht es mit den Themen Datenschutz und Sicherheit aus?

Microsoft bieten eine Vielzahl von Datenschutz- und Sicherheitseinstellungen, mit denen Kundinnen und Kunden steuern können, wer an ihren Besprechungen teilnimmt und wer Zugang zu den Besprechungsinformationen hat.

• Ihre Daten in Teams werden niemals zu Werbezwecken verwendet.
• Microsoft verfolgt weder die Aktivitäten in einem Teams Meeting noch die Aufmerksamkeit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer
• Kundendaten werden nach der Kündigung oder dem Ablauf ihres Abonnements gelöscht.
• Microsoft ergreift strenge Maßnahmen, um sicherzustellen, dass niemand Unbefugtes auf Daten zugreifen kann.
• Nutzer können jederzeit und aus jedem Grund auf ihre eigenen Kundendaten zugreifen.

Microsoft bietet regelmäßige Transparenzberichte über den Transparency Hub an, in denen detailliert darlegt wird, wie auf Datenanfragen Dritter reagiert wurde. Weitere Informationen von Microsoft

Microsoft Teams eigenes Hintergrundbild im Video

wer mit #Microsoft #Teams Videokonferenzen macht, konnte bisher den Hintergrund „weichzeichnen“ und damit Objekte und die Umgebung unscharf maskieren bzw. verschleiern. Mit der aktuellen Version 1.3.8663 ist eine neue Möglichkeit hinzu gekommen:

Hintergrund austauschen

Nun können Hintergrundbilder verwendet werden. Man kennt das von Fernsehsendern, wo die Nachrichten oder die Wetterkarte quasi den Hintergrund darstellt und der Moderator auf diesem Hintergrund zu sehen ist. Der Fernsehsender benötigt dazu einen grünen Hintergrund und der Moderator darf nichts Grünes anhaben.

Bei Teams funktioniert das flexibler, denn Teams schaut nach der Person im Kamerabild und tauscht den kompletten Hintergrund gegen das Bild aus. Es stehen rund 20 Bilder von Microsoft zur Verfügung. Vor Betreten eines Konferenzraumes wie bisher die „Weichzeichnen“ Funktion aktivieren. Nun geht rechts ein Fenster mit den Hintergrundbildern auf. Die erste Auswahl ist die „Weichzeichnen“ Funktion, der Rest die neuen Bilder.

Eigene Hintergrundbilder

Update 24.4.2020: Neben dem PNG-Format können die Hintergrundbilder auch andere Bildformate haben (getestet: JPG). Auch andere Auflösungen werden unterstützt. In der eigenen Bildvorschau erscheinen Bilder mit Texten spiegelverkehrt, beim Gegenüber werden sie jedoch korrekt dargestellt, da die Webcam das Bild auch mitspiegelt. Es besteht also kein Handlungsbedarf, Bilder hier zu verändern, bevor man sie verwendet.

Zusätzlich können aber auch eigene Fotos (Format: 1920×1080 Pixel, PNG) hinterlegt und dann bei Videokonferenzen ausgewählt werden (der ein- oder andere kennt das Feature von der kostenlosen Software „Snap Camera“, die eine virtuelle Kamera für alle Windows Apps zur Verfügung stellt.
Öffnen Sie dazu im Windows Explorer den Ordner:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads

Kopieren Sie hier Ihre Wunschfotos im oben angegebenen Format hinein. Ganz unten in der Liste stehen diese nun zur Auswahl in Teams Konferenzen.

Fazit:

Eine schöne Art in diesen Zeiten, virtuell an anderen Orten zu sein, statt nur den Hintergrund zu verschleiern.

Hinweis: Hintergrundbilder/weichzeichnen funktionieren nicht mit der kostenlosen Version von Teams. Wer damit diese Effekte erzielen möchte, verwendet Programme wie Snap Camera.

Microsoft Skype Gastzugang, Teams als Telefonanlage

was #Microsoft mit #Teams begonnen hat, dass nur der Einladende zu einer Video/Bildschirmkonferenz über ein Office 365 Abo verfügen muss, gilt nun auch für die andere Tochtergesellschaft #Skype.

Über den Skype Webclient kann man darüber hinaus (das geht bei Teams nur mit Abo) eine Konferenz starten, auch wenn man kein Microsoft Konto für Skype angelegt hat. Die Funktion heisst „Skype Meet now“.

Für Skype gilt: Im Firmenumfeld sind Konferenzen nicht möglich. So darf laut Lizenzbestimmungen Skype nur dann
geschäftlich durch Administratoren eingesetzt werden, wenn ein zweiter Teilnehmer auch Mitarbeiter des selben Unternehmens ist. So kann ein Admin für ein Windows 10 Gerät eines Mitarbeiters Support machen. Die Windows 10 App ist dazu bereits auf jedem Windows 10 Gerät vorinstalliert.

Fazit:

Ohne Limits, die im Lizenzvertrag stehen, sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie Microsoft Teams einsetzen.
Die volle Produktivität entfaltet Teams, wenn alle Teilnehmer im Unternehmen über eine Office 365 Lizenz mit Teams verfügen.

In einigen Plänen (E5) kann Teams sogar die Telefon-Anlage ersetzen. Mit einem Router und einem sogenannten SIP-Trunk vom Provider folgt Ihnen Ihre Festnetz-Rufnummer/Durchwahl auf Ihr Mobiltelefon oder Ihren Büro-Arbeitplatz und bietet weit mehr Funktionen als eine klassische Telefon-Anlage. Hat man mit dem Endgerät ein Headset gekoppelt, kann auf das klassische Telefon-Endgerät verzichtet werden und man kann sich auch eine Power over Ethernet-Infrastruktur einsparen.

Auch wenn der Gast-Zugang Einschränkungen hat (mit Teams kann ein Gast keine gemeinsamen Ressourcen/Downloads erstellen),
(Post ID:1440, erstellt am: 06.04.2020 14:12:28 von: Patrick Bärenfänger)

Microsoft Teams Gastfreigabe

Mit Microsoft Teams kann man Videotelefonate in excellenter Bild- und Tonqualität führen, Dokumente teilen und Bildschirmfreigaben erstellen, die von beiden Seiten benutzt werden können. Bisher war die Möglichkeit deaktiviert, mit einem kostenlosen Teams (ohne Office 365 Abo) auf die eigene Bildschirmfreigabe Zugriff zuzulassen (wir hatten Mitte 2019 darüber berichtet)

Test-Szenario Bildschirmfreigabe

Ein eben durchgeführter Test mit folgender Konstellation belegt, dass das nun möglich ist (ob es übergangsweise oder dauerhaft aktiviert bleibt, ist unklar):

• Moderator verfügt über Office 365 Abo und lädt über Outlook (Exchange) zu einer Teams-Besprechung externen Gast ein (Einladungen sind nur mit Office Abo möglich)
• Gast klickt auf Einladungs-Link und installiert die #Teams Anwendung. Er verbindet sie über ein kostenloses Microsoft Konto mit den Cloudservern von Microsoft
• Videotelefonat wird geführt. Bildschirmfreigaben mit Schreibrechten waren auch bisher möglich, wenn der Moderator bzw. Office 365 Lizenz Inhaber sie inittierte
• Gast gibt seinen Bildschirm frei und Moderator fordert Zugriff darauf an. Gast bestätigt Zugriff und beide können auf dem Bildschirm arbeiten

Schulungen per Teams

Solange das oben beschriebene Szenario funktioniert, können Remote-Schulungen via Teams anstelle von PC-Visit durchgeführt werden. Offiziell bieten wir bereits die RTC-Updateschulungen auch Remote an. Wegen der aktuellen Bedrohungen durch das Corona-Virus sind auch die Sysko-Basis-Schulungen über Teams durchführbar und müssen auch bei einem behördlich angeordneten Lockdown nicht abgesagt werden. Details in diesem Artikel.

Skype vs. Skype für Business vs. Teams

Wir haben PCVisit lizensiert, um für alle Fälle gerüstet zu sein. Von Microsoft gibt es allein drei Produkte, um eine Remote-Bildschirm-Übertragung mit gleichzeitigem Audio und Chatoption durchzuführen:

• PCVisit – Der Gastgeber (Host) muss über ausreichende Lizenzen von PCVisit verfügen, um mit Gästen per Bildschirmfreigabe Support zu machen. Die GWS verfügt über diese Lizenzen, daher werden unsere Remote Schulungen derzeit bevorzugt via PCVisit angeboten.
• Microsoft #Teams (Nachfolger von SfB) – erlaubt in der kostenlosen Version keine Bildschirmsteuerung. Diese ist nur mit einem Office 365 Premium Abonnement verfügbar.
• SkypeforBusiness (ehemals Lync) – wird 2021 eingestellt – Beide Seiten müssen Lync (Skype for Business Server) im Einsatz haben. Gäste können mit einem funktionsreduzierten Skype for Business Client oder Webclient teilnehmen, der leider keine Bildschirmfreigabe des Gastes mit Schreibrechten für den Dozenten erlaubt.
• Microsoft Skype (ehemals Skype – dieses Unternehmen hat es erfunden und gehört jetzt Microsoft). Die Skype App ist bei jedem Windows 10 Betriebssystem seit Version 1803 vorinstalliert. Wenn noch ältere Betriebssysteme im Einsatz sind oder wer die Desktop Version lieber mag, kann sich diese auf skype.com herunterladen. Damit lassen sich nach Anlage eines kostenlosen Microsoft Kontos auch Bildschirmsteuerung, Videotelefonie, Chat, Audio-Skype-Anrufe und sogar Konferenzen nutzen: Auszug aus dem Skype-Lizenzvertrag, Kap. 4.1: „Um Zweifel auszuschließen, (a) dürfen IT-Administratoren, die für ein Unternehmen arbeiten, die Skype-Software auf PCs oder andere Geräte herunterladen und auf Geräten installieren, die von Mitarbeitern dieses Unternehmens genutzt werden, und (b) es ist Ihnen erlaubt, die Software […] am Arbeitsplatz zu nutzen.“

Da Teamviewer lizenzpflichtig und teurer ist, sind die Microsoft-Produkte und vorhandene Lizenzprodukte nahe liegend. Für eine Remote Schulung verwenden wir derzeit bevorzugt PCVisit.

Vorbereitung für PCVisit

• Auf der GWS-Startseite im Internet klicken Sie auf „GWS Kunden-Login“ oben rechts.
• Klicken Sie auf „Hier PCVisit herunterladen“ und führen den PCVisit Gast auf Ihrem Rechner aus
• Der Dozent gibt Ihnen entweder einen Fernwartungs-Code oder Sie erhalten die Einladung mit dem Link und Code per E-Mail. Folgen Sie den Anweisungen
• Geben Sie Ihren Bildschirm frei und beide Teilnehmer können die gewünschten Schulungs-Themen direkt auf Ihrem Rechner ausführen

Vorbereitung für Skype

• Schauen Sie nach, ob in Ihrem Start Menü eine „Skype“ Kachel ist.
  • Wenn nicht: Laden Sie Skype for Desktop von den Microsoft Skype Seiten herunter
• Richten Sie sich ein Skype Konto (Microsoft Konto) ein. Verwenden Sie dabei KEINE Firmen-Adresse, sondern Ihre persönliche Adresse. Das ist wichtig, da nur die Nutzung mit einem Nicht-Firmen-Account zulässig ist. Das funktioniert oben rechts auf der Skype Website oder über diesen Link.
• Starten Sie Skype und führen den Einrichtungs-Assistenten durch. Für die Nutzung aller Features inkl. Videotelefonie und Audio eignet sich ein Notebook am Besten. Wenn sie es auf einem PC eingerichtet haben und kein Mikrofon besitzen, erfolgt die „Tonspur“ über das Telefonnetz, losgelöst von #Skype.
• Mit einem Testanruf sehen Sie, ob alles funktioniert