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Sysko-Portal ... über uns

Sysko-Portal: Digitale Drehscheibe für Systemkoordinierende

In einer zunehmend digitalisierten IT-Landschaft ist es entscheidend, dass Systemkoordinatoren (Syskos) nicht nur über technisches Know-how verfügen, sondern auch über aktuelle Informationen, Werkzeuge und Schulungsangebote. Genau hier setzt das Sysko-Portal an – erreichbar unter tech-nachrichten.de – und bietet eine zentrale Plattform für Wissen, Weiterbildung und Austausch.

Das Sysko-Portal ist ein spezialisiertes Informations- und Schulungsportal für Systemkoordinatoren, das von der GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH betrieben wird. Es wurde ursprünglich 2004 als internes Werkzeug zur Seminarplanung und Zertifizierung entwickelt und hat sich seither zu einer umfassenden Plattform für IT-Fachkräfte entwickelt.

Inhalte und Funktionen im Überblick

Das Portal bietet eine Vielzahl an Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Systemkoordinatoren zugeschnitten sind:

• Schulungen & Zertifizierungen: Pflichtschulungen wie die „Sysko-Basis“-Schulung vermitteln praxisnahes Wissen zu IT-Infrastruktur, Sicherheitsrichtlinien, gevis ERP, Microsoft 365, Azure, Netzwerktechnik und mehr. Die Schulungen beinhalten auch Prüfungen zur Zertifizierung.
• Technische Artikel & News: Aktuelle Beiträge zu IT-Sicherheit, gesetzlichen Anforderungen (z. B. NIS-2, BSI-Grundschutz), neuen Technologien und Best Practices helfen Syskos, auf dem neuesten Stand zu bleiben.
• Dokumentation & Downloads: Teilnehmer erhalten Zugriff auf Schulungsunterlagen, Checklisten, Prüfungszertifikate und technische Leitfäden – alles zentral abrufbar.
• Feedback & Community: Über integrierte Formulare können Schulungsteilnehmer direkt Rückmeldungen geben, was zur kontinuierlichen Verbesserung der Inhalte beiträgt.
• Blog & RSS-Feed: Der Blog informiert regelmäßig über neue Entwicklungen, Tools und Veranstaltungen – auch als RSS-Feed abonnierbar.

Technische Umsetzung und Datenschutz

Das Portal wird ständig aktualisiert, um den Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit gerecht zu werden. Es nutzt ausschließlich 1st-Party-Cookies, verzichtet auf externe Trackingdienste. Die Inhalte werden ausschließlich über den eigenen Webserver ausgeliefert, was zusätzliche Sicherheit bietet.

Warum lohnt sich die Nutzung?

Für Systemkoordinatoren ist das Sysko-Portal mehr als nur eine Website – es ist ein zentrales Werkzeug zur:

• Wissensvermittlung: durch strukturierte Schulungen und verständliche Dokumentation.
• Zertifizierung: mit Prüfungen und Teilnahmebescheinigungen.
• Selbstorganisation: durch Zugriff auf vergangene Schulungen, Unterlagen und Feedback.
• Netzwerkbildung: durch Austausch mit anderen Syskos und Experten.

Fazit

Das Sysko-Portal ist ein Paradebeispiel für eine praxisnahe, datenschutzkonforme und technisch fundierte Plattform, die Systemkoordinatoren in ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Es vereint Schulung, Information und Community in einem digitalen Ökosystem – und ist damit ein unverzichtbares Werkzeug für alle, die IT-Verantwortung tragen.

ICS Kalender Download aus Eingabe

Diese Web-App erstellt aus Ihren Formulareingaben einen ICS Download, der beim Öffnen mit Outlook pro Tag einen Kalendereintrag für Remote Schulungen erzeugt. Dem Eintrag kann dann ein Teams-Link hinzugefügt werden und andere Teilnehmende eingeladen. Wenn die ICS Erstellung aus einer Schulungsseite heraus aufgerufen wird, sind Schulungsdetails/Links ergänzt.

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Gestatten: Sora, Bilder und Videos

Nein, kein Bond-Girl, sondern eine (noch) experimenteller Algorithmus der #KI von OpenAI, mit dem man Remixe aus Bildern erstellen kann. So wird aus dem eigenen Konterfei beispielsweise ein Kinoplakat oder man sitzt im Oval Office. Inspiration kann man sich in der Galerie holen. 6 Bilder pro Tag sind mit dem kostenlosen Konto möglich.

Wer auch Videos erstellen möchte, muss einen der Bezahlpläne haben. Damit lassen sich allerdings nur kurze Clips erstellen. Mit der Profilizenz sollen auch längere Videos mit Ton möglich sein.

Die Schattenseite: Deep Fakes von der Wirklichkeit zu unterscheiden wird immer schwieriger. Man muss also aufpassen, wenn man Bilder in den Medien sieht, wie weit sie echt sind. Deshalb ist hier auch alles mit "KI" getaggt, was von der KI mit meinem Gesicht erstellt wurde.

Wie gut ist Ihr gevis | ERP Wissen?

Testen Sie Ihr Wissen und machen Sie die gevis-Prüfung. Wenn Sie bestehen, erhalten Sie das Prüfungsergebnis als Zertifikat.

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Die neue GroKo und das NIS2UmsuCG

Update 19.03.2025: Mit Bildung der neuen Regierung fällt sowohl die IT-Sicherheit nicht unter die Schuldenbremse, als auch steht die Ratifizierung des NIS2-UmsuCG priorisiert an, um Strafen und Bußgelder der EU zu minimieren. Wenn alles so funktioniert, wie vermutet, ist mit dem Gesetz im 3. Quartal 2025 zu rechnen.

Update 1.2.2025: Die Parteien im Bundestag können sich nicht einigen und das Gesetzgebungsverfahren startet nach der Bundestagswahl neu. Damit ist sicher, das die Verabschiedung des Gesetzes sich wieder verzögert. Beim BSI gibt es immer noch nicht die Möglichkeit, sich zu registrieren. Die aktuellsten Informationen kann man an dieser Quelle abgreifen: https://nis2-navigator.de/aktueller-stand-nis2/. Klar ist: Das Gesetz wird kommen und Unternehmen sollten schon jetzt darauf vorbereitet sein. Die festgestellten Mängel sollten daher zeitnah beseitigt/dokumentiert werden. Die Betroffenenprüfung ist bereits seit einiger Zeit unverbindlich beim BSI möglich. Bestenfalls sehen Sie ab März/April 2025 regelmäßig auf den BSI-Webseiten nach, ob Sie sich registrieren können.

Podcast "Wann kommt das Gesetz und was ist zu tun?"

Das müssen Sie tun, bis das Gesetz wirksam ist...

Podcast "Ampel-Aus - und was nun?"

Hat die Auflösung des Bundestages Einfluss auf das geplante Inkrafttreten des NIS2-Umsetzungs-Gesetzes? Hören Sie es in unserem neusten #Podcast:

Hier auch unser Soundtrack zum Thema - mit Epischem KI-Sound und einem Duett aus einer männlichen und weiblichen Stimme:

Workshop Copilot und andere KI

#KI Werkzeuge wie Microsoft #Copilot, Google #Gemini und #ChatGPT können Mitarbeitende produktiv bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. In dieser #Schulung bzw. diesem Workshop erlernen Sie die Voraussetzungen und erarbeiten an Beispielen den Nutzer der KI im geschäftlichen Alltag (siehe auch die Artikel im Blog dazu).

Seminarinhalte (Auswahl)	* Wissenstransfer: Vergleich der Anbieter und Verfahren im Überblick. * Prüfen der Voraussetzungen / Lizenzen zur Nutzung. * Vorbereiten der Werkzeuge / Anmeldung im Browser mit dem Geschäftskonto. * Microsoft 365 Copilot Chats im Rahmen der M365 Pläne. * Nutzung des Microsoft Designer mit dem Arbeitskonto nutzen. * Beispiele mit Google Gemini und Imagen, sowie ChatGPT (free). * Programmieren lassen: PHP-Skripte mit ChatGPT. * Musik-KI. Soundclips und Audio-Untermalung von Text und Bild. * Video-KI: Vorträge/Trailer mit KI erstellen. * Hinweise (keine Rechtsberatung) zu Gefahren und Risiken. * Was vermieden werden sollte -Praxisbeispiele- im Rahmen der KI. * Kombination von KI-Diensten für bessere Ergebnisse. * Praxis-Übungen anhand ausgewählter Beispiele.
Zielgruppe | Max. Tln	Systemkoordinatoren, Entscheider | 4
Voraussetzungen	Sysko Basis Qualifikation, Microsoft 365 Pläne vorhanden
Zeitrahmen	Dauer : ca. 6h, 09:00 bis 15:00 Uhr. Frühstückspause: 10:30-10:40, Mittagspause von 12:30-13:00, Kaffeepause: 14:00-14:10.
Bemerkungen	Künstliche Intelligenz - Nutzen erarbeiten - Remote
Checkliste	Remoteschulung (Schulung oder Workshop via Fernwartung) Fernwartung via Managed vpn betriebsbereit Administrativer Zugriff auf die Server und PCs Zugangsdaten zu den Microsoft Online-Portalen
Preisinformation	1.100 € zzgl. MwSt Festpreis unabhängig von der Teilnehmerzahl, der Leistungen wie Vorbereitung, Unterlagen, Prüfung enthält.
Onsite-Zuschlag (Durchführung vor Ort)	Dieser Workshop wird nicht Onsite angeboten

KI: Was macht eigentlich?

Neben der Bildgenerierung eignet sich die #KI (aka. BingChat Enterprise) am Besten für Formulierungen. So wollte ich schon immer wissen, was ich arbeite. Der Prompt "Patrick Bärenfänger von der GWS bei der Arbeit" liefert das folgende Ergebnis:

Patrick Bärenfänger ist ein IT-Security Manager und -Auditor bei der GWS, einem Unternehmen, das IT-Lösungen für den Mittelstand anbietet. Er ist seit über 32 Jahren in der IT-Branche tätig und hat sich auf die Ausbildung und Zertifizierung von Systemkoordinatoren, Lizenz-Audits und IT-Systemprüfungen spezialisiert1. Er ist auch ein Autor von Tech-Nachrichten, einem Blog, in dem er über verschiedene Themen rund um die IT-Sicherheit, Softwareversionen und Veranstaltungen berichtet1.

Bei der Arbeit ist Patrick Bärenfänger verantwortlich für Schulungen für Systemkoordinatoren, in denen er ihnen professionelle Methoden, Werkzeuge und Voraussetzungen vermittelt, um die IT-Sicherheitsaufgaben ortsunabhängig oder delegiert durchführen zu können. Er ist auch an verschiedenen Projekten beteiligt, wie zum Beispiel dem IT Sicherheitstag des Arbeitskreises für IT Management des ZGV Mittelstandverbunds, der im Juni 2022 bei der GWS in Münster stattfand. Dort gab er einen Einblick in die Rolle der Systemkoordinierenden in Zentralen und auf Mitgliederseite und wie sie zur Reduzierung von Schadenereignissen beitragen können3.

Patrick Bärenfänger ist ein Experte in seinem Fachgebiet und ein wertvoller Mitarbeiter bei der GWS. Er ist immer auf dem neuesten Stand der IT-Sicherheitslage und teilt sein Wissen gerne mit anderen. Er ist auch ein begeisterter Blogger, der seine Leser über die neuesten Entwicklungen und Trends in der IT-Welt informiert.

Bing Chat Enterprise mit EU-DSGVO Datenkonformität

Systemkoordinierende - sind Sie zertifiziert?

Mit der gevis Einführung und Migration auf neue Versionen, in die IaaS- oder SaaS-Cloud sind immer Pflichtschulungen zur Ausbildung und Zertifizierung von Systemkoordinierenden - kurz SYSKO - erforderlich. Die folgende Checkliste soll Ihnen erleichtern, Ihren Status zu ermitteln. Zertifizierte Systemkoordinierende können viele vorgeschriebene und wiederkehrende Aufgaben in Eigenverantwortung lösen - ohne dafür einen kostenpflichtigen Vorgang bei uns eröffnen zu müssen. Sie sind die Feuerwehr im eigenen Hause und halten den IT-Betrieb am Laufen.

Ermitteln Sie Ihren Status nach folgender Checkliste:

• A ( ) Bei Einführung von gevis (Version 7 bis einschließlich Version BC 140) habe ich die 2-tägige Sysko-Basis-Schulung absolviert (und die Prüfung abgelegt)
  
  
• B und: ( ) Bei Migration von gevis (Version 7 bis einschließlich Version BC 140) auf gevis ERP | BC oder gevis ERP | SaaS oder gevis ERP | VEO habe ich etwa 6-stündige Sysko Aktualisierungs-Schulung besucht (und die Prüfung abgelegt)
  
  
• C ( ) Wir haben direkt gevis ERP | BC ab Version 15 (Client ausschließlich im Browser) eingeführt und ich habe die habe ich die 2-tägige Sysko-Basis-Schulung absolviert (und die Prüfung abgelegt). Zertifizierte Syskos sind noch noch im Unternehmen
  
  
• D oder: ( ) Bei Einführung von gevis (ERP | SaaS oder ERP | VEO) habe ich die 1-tägige Sysko anywhere SaaS Schulung absolviert (und die Prüfung abgelegt)
  
  
• E ( ) Ursprüngliche SYSKOs haben das Unternehmen verlassen. Neue Mitarbeitende (mindestens 1) haben die 2-tägige Sysko-Basis-Schulung für neue Mitarbeitende absolviert (und die Prüfung abgelegt)

Kreuzen Sie bitte Zutreffendes an. #Wichtig - nur wenn Sie die folgenden Buchstabenkombinationen erhalten, ist Ihr Unternehmen #zertifiziert und auf dem aktuellen Stand der Sysko-Zertifizierungen:

A+B oder C oder D oder/und E

Wenn nicht, melden Sie sich oder anderen Mitarbeitende im Betrieb bitte zu den noch fehlenden Schulungen an. Mehr Details zu den Syskotätigkeiten hier.

Fotos

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Ausgetwittert - TwiXit

Weil Sie die Möglichkeit haben, unser Sysko-Blog per RSS (auch für einzelne Interessengebiete) zu verfolgen oder per E-Mail benachrichtigt werden können, wenn wir hier einen neuen Beitrag erfassen, haben wir uns entschieden, die "Twitter syndication" und den damit verbundenen Twitter-Kanal @sysko_news einzustellen.

Zeiterfassungspflicht neu aufgewärmt

Bereits im Mai 2019 wurde vom Europäischen Gerichtshof beschlossen, eine Verpflichtung zur #Zeiterfassung für Unternehmen einzuführen. Im September 2022 stützte das Bundesarbeitsgericht diese Entscheidung, indem zur Zeiterfassungs-Pflicht ein eigenes Urteil aussprach.

Grundsätzlich besteht die Pflicht also schon ab 2019, wurde aber jetzt erst in nationales Recht umgesetzt. Viele von Ihnen setzen Software oder Web-Lösungen (und Stempelterminals) zur Zeiterfassung bereits ein, es gibt aber viele Fälle, insbesondre im KMU (kleine und mittelständische Unternehmen), deren Mitarbeitende noch keine Zeiten erfassen.

Zur Einführung (bzw. generell) gilt: Stimmen Sie die weitere Vorgehensweise mit einem Fachanwalt, Ihrem Datenschutzbeauftragten und - sofern vorhanden - Ihrem Betriebsrat ab.

Die einfachste Methode (sofern die o.g. Bedingungen das erlauben) sind "Stundenzettel", die monatsweise händisch erfasst und dann von der Personalabteilung bzw. den Personalverantwortlichen archiviert werden. Im Zeitalter der Digitalisierung nicht empfehlenswert.

Die (nur) für zertifizierte Syskos kostenlos herunterladbare Excel-Vorlage ermöglicht das Erfassen der Zeiten über ein ganzes Jahr hinweg. Zusätzlich können (müssen aber nicht) Urlaubstage und Gleitzeittage eingetragen werden. Mit Excel-Formeln wird berechnet, wie der Gleitzeitsaldo ist und farblich markiert, wenn gegen gesetzliche Vorgaben verstoßen wird (>10 Stunden etc.). Verwenden Sie dazu bitte dasselbe Kennwort wie für den Zugriff auf Ihre Unterlagen.
Das Plugin bietet Ihnen zusätzlich die Möglichkeit hausinterne Veranstaltungen oder ein eigenes #Desksharing mit Buchungsmöglichkeit für Schreibtische/Arbeitsplätze zu realisieren.

[ddownload id="37048"]

Neu! Jetzt auch als Wordpess Plugin zur Online-Erfassung von Zeiten und Auswertung in Ihrem Intranet. Den Quellcode und den Code-Download finden Sie hier.

Neue MDE-Geräte Almex TC601B

Die aktuelle Generation der #ALMEX #MDE Geräte im Rahmen unserer #Kassenschlager ist das Modell TC-601-B. Wie der Vorgänger zeichnet sich das Gerät durch zertifizierte Schlagfestigkeit und Robustheit aus. Der integrierte Barcode-Scanner ist nun von Honeywell und die Display-Größe wächst auf 6 Zoll.

Highlights sind eine Lade/Dockingstation mit integriertem Ladefach für den Akku oder einen Ersatzakku. Der Akku im Gerät ist wechselbar, die Anschlussart USB Typ C mit separaten Schnelladekontakten für die Dockingstation.

Die Betriebsarten sind wie bisher offline und online, d.h. über die Offline App, die Dynamics365 BC App oder über RDP gegen einen Terminalserver (nur alte BC-Versionen bis BC140)

Datenblätter haben wir hier für Sie bereitgestellt.

Die Apps und die Windows-Datenübertragungsprogramme (MDE-Sync) sind nicht kompatibel mit denen der Vorgänger (Almex Ti/Tx und Sykeye.allegro). Auf einem PC lassen sich aber mehrere MDE Syncs betreiben. Achten Sie dann darauf, dass immer das richtige Programm aufgerufen wird oder verwenden Sie verschiedene Entlade-PCs

Sysko-Hinweise MDE

E-Mail Nachricht bei neuen Beiträgen

Eine weitere Möglichkeit neben den RSS-Kanälen, über neue Aktivitäten in diesem Blog informiert zu werden, ist die E-Mail-Benachrichtigung:

Immer, wenn ein neuer Beitrag erscheint, können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten. Geben Sie dazu Ihre E-Mail-Adresse unten ein. Danach erhalten Sie eine Antwort-E-Mail an die angegebene Adresse. Erst nach Bestätigen der Mailantwort (double opt-in) bekommen Sie die Benachrichtigungen. Die E-Mail-Benachrichtigung ist kostenlos und jederzeit wieder abbestellbar. Details siehe Datenschutzerklärung unter „Newsletter“.

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IGEL Firmware Lizenz Änderungen

Die #IGEL Technology GmbH ist ein führender Hersteller von Thin-Clients. Diese wiederum sind eine kostengünstige für Systemkoordinierende benutzerfreundliche Alternative, ein Endgerät mit Linux mit Azure Virtual Desktops, RDS-Terminalservern oder Citrix Xen Desktop zu verwenden. Das Ganze funktioniert am Besten mit UD3-Modellen der LX-Serie. Diese haben genug Grafikleistung und Arbeitsspeicher/Flash um performant mit 2 FHD oder UHD Monitoren die Sitzung darzustellen.

Zu Hardware gehört immer Firmware #Lizenzen, um die Erweiterungen von IGEL im Rahmen einer Software-Maintenance auf dem aktuellen Stand zu halten. Über die sogenannte UMS-Oberfläche können dann ganze Scharen von Endgeräten verwaltet und aktualisiert werden.

Aktiviert man die Firmware nicht, kann das Gerät (bzw. die Firmware) nicht genutzt werden. Verlängert man die Maintenance nicht, muss man bei Veränderungen, die eine Aktualisierung erfordern, die Firmware neu kaufen.
Ein Beispiel: Für die Verwendung als Endgerät für Azure Virtual Desktop muss die Firmware der IGELs auf 11.03 oder neuer aktualisiert werden (In UMS registrierte IGEL: Das Firmware-Upgrade beinhaltet 12 Monate Software-Maintenance und sollte dann verlängert werden).

Veränderte Aktivierung seit 01. Oktober 2021

Kauft man neue Thin-Clients oder muss die Firmware von vorhandenen Geräten aktualisiert/neu gekauft werden, muss man sich seit Oktober im IGEL-Portal registrieren (über Registrieren) und kann dann (nachdem Igel Technologies die bestellten Geräte zugeordnet hat (dauert mindestens 48 Stunden), die neue Geräte-Firmware für die gekauften Geräte aktivieren. Zusätzlich muss die Lizenz-ID aus der UMS-Verwaltungssoftware (Token) in das Aktivierungsportal eingetragen werden.

Bei Fragen wenden Sie sich gern an unseren technischen Vertrieb, Patrick Jablonski, für technische Unterstützung eröffnen Sie einen Support-Vorgang im Extranet.

Stellenbeschreibung für Systemkoordinierende

Begriffsdefinitionen und Verwendung

• Systemkordinator (gn*) – amtliche Stellenbezeichnung, genderneutral.
• Systemkoordinierende – Verwendung dieser Schreibweise im Fließtext/Tutorials.
• SYSKO – Abkürzung bzw. Kurzbezeichnung, genderneutral, taucht auch im Logo SYSKO zertifiziert auf.

Was sind Systemkoordinierende? 

Die GWS hat auf Basis modernster Technologien ein modernes Warenwirtschaftssystem entwickelt. Die vielfältigen technischen Systeme, Bedieneroberflächen und vor allem die programmtechnischen Lösungen stellen immer neue Anforderungen an Ihre Mitarbeiter. 

Systemkoordinierende bekleiden unverzichtbare Funktionen in Ihrem Unternehmen. Er hilft Ihnen und Ihrem Unternehmen, den Informationsfluss zu verbessern und dadurch Kosten zu reduzieren. Der Systemkoordinator kann die in der Informationsverarbeitung anfallenden Anforderungen schnell und professionell realisieren. 

Die Rolle der Systemkoordinierenden beinhaltet die konsequente und permanente Pflege der EDV-Umgebung seines Arbeitgebers. Die Ausbildung und Zertifizierung umfasst zwei Tage und schließt mit einer Prüfung ab. 

Arbeiten der GWS, die im Aufgabenbereich von Systemkoordinierenden liegen, sind immer kostenpflichtig. Die „Rechtlichen Bedingungen“ am Ende dieses Dokuments sind Grundlage und fester Bestandteil dieses Dokuments. Die jeweils aktuelle Version ist im GWS-Extranet unter „Seminare“ zu finden. 

Server in der Cloud: Systemkoordinierende ebenfalls erforderlich 

Auch wenn Ihre Server nicht mehr in Ihren Räumlichkeiten stehen (man nennt das: On-Premises), sondern in Microsoft-Azure Rechenzentren in der #Cloud in Irland (bei Dublin) (auch als Infrastructure as a Service – #IaaS bezeichnet), bleiben die Aufgaben von Systemkoordinierenden erhalten. Lediglich die Werkzeuge und Verknüpfungen können unterschiedlich sein. In der Sysko-Ausbildung lernen Sie, bedarfsgerecht die notwendigen Aufgaben zu meistern. 

Warum besteht die Pflicht zur Ausbildung? 

• Die Pflicht zur Wahrnehmung der Aufgaben ergibt sich durch zahlreiche Gesetze. (Bundesdatenschutzgesetz, Telemediengesetz und weitere Regularien). 
• Wirtschafts- und Verbandsprüfer handeln nach IPW330. Zum Prüfungsumfang gehört auch eine IT-Systemprüfung. 
• Banken fordern eine Dokumentation der IT-Infrastruktur sowie der Maßnahmen zur Aufrechterhaltung des Betriebs für ihre Risikoanalyse nach BASEL II oder Oxley-Savannes und verweigern Kredite bei abschätzbaren Risiken. 
• Versicherungen (z.B. Betriebshaftflicht oder Geschäftsführerversicherung) verweigern die Zahlung mit Verweis auf grobe Fahrlässigkeit, wenn erkennbar ist, dass keine wirksamen Maßnahmen zum Schutz ergriffen wurden.
• Softwarefirmen führen Zivil- und strafrechtliche Maßnahmen durch, wenn die im Unternehmen verwendeten Lizenzen nicht kontrolliert werden. 

Welche Aufgaben haben Systemkoordinierende? 

Die Aufgaben der Systemkoordinierenden, die diese Aufgaben je nach Unternehmensgröße meist in Teilzeit ausüben, gliedern sich in mehrere Bereiche: 

Netzübergabe und Kennwörter 

Bei Übergabe eines Netzwerks von der GWS an den Kunden ist das Netzwerk mit „Auslieferungswerten“ ausgestattet. Außerdem sind die Systeme zunächst mit einem generischen „Passwort ab Werk“ vorbetankt. Systemkoordinierende haben die Aufgabe, nach eigenem Ermessen das Ändern und Aktualisieren der Passwörter vorzunehmen. Da jedes Netz ein Einzelfall ist, sind weitere, nicht dokumentierte Abhängigkeiten möglich. Daher ist es zwingend erforderlich, dass Systemkoordinierende Passwortänderungen zuvor mit seinem Betreuer in der GWS abstimmen. Begleitend zu diesen Selbsthilfe-Maßnahmen kann durch einen Vor-Ort-Einsatz eines GWS-Beraters bei Bedarf ein Sicherheits-Check mit anschließender Aktualisierung erfolgen. 

Reparatur durch Neubetankung 

Unattended installation (auch bekannt unter: Deployment) ist ein Verfahren von Microsoft, um Produkte und Betriebssysteme automatisiert zu installieren. Bei Bedarf können in einem separaten Workshop die Methodik und die Verfahrensweise gemeinsam erörtert werden. Für das Zusammenstellen und Bereitstellen der Datenträger und das ständige Überprüfen seines Handelns bei dieser Installation nach den jeweiligen Lizenz-Bestimmungen der Hersteller sind Systemkoordinierende voll verantwortlich. 

Sicherheitsupdates (Azure Server bzw. On-Prem) 

Microsoft (Windows Betriebssysteme, Office, Serverprodukte wie SQL, Exchange) 

Neusysteme werden von der GWS jeweils mit den wichtigsten Sicherheitsupdates vorinstalliert ausgeliefert. Schon wenige Tage nach Übergabe der Systeme können aber neue Sicherheitslücken bekannt werden. Eine Firewall allein schützt nicht vor Schadprogrammen, die Sicherheitslücken ausnutzen, daher ist eine Aktualisierung der Systeme enorm wichtig! Diese Aktualisierung der Systeme  gehört zu den Pflichten der Systemkoordinierenden. Hierbei lassen sich PC-Systeme über den Dienst „Automatsche Updates“ aktualisieren.  

Die Aktualisierung der Server darf niemals automatisch erfolgen, da ansonsten die Gefahr eines automatischen Neustarts während der Geschäftszeit gegeben ist. Außerdem kann es bei fehlerhaften Updates zum Produktionsstillstand kommen. Das Einspielen der Updates an Servern darf daher nur von Systemkoordinierenden durchgeführt werden, die im Rahmen der Systemkoordinator-Schulung dieses Handwerk ordentlich erlernt haben und wissen, was sie tun. Zum Aktualisieren der Server wird an der Konsole die Windows Update-Seite aufgerufen. Sie bestimmen damit, wann die Server neu gestartet werden und dass zum Zeitpunkt der Updates niemand mehr im System arbeitet. 

Andere Hersteller 

Neben den Microsoft-Produkten werden auch entdeckte Sicherheitslücken in weiteren Standardsoftwareprodukten von den Herstellern geschlossen. Diese Updates müssen zeitnah heruntergeladen und durch Systemkoordinierende installiert werden. Betroffen sind hier im Wesentlichen PCs und Citrix bzw. Terminalserver. Hierzu zählen beispielsweise (sofern im Einsatz): 

• Adobe Acrobat Reader (PDF) – deinstallieren, wenn Chrome für Enterprise 
• Oracle Java Runtime (zur Webseitendarstellung) – wenn möglich, vermeiden – Aktuelle Versionen sind kostenpflichtig
• Adobe Flash Player deinstallieren (wenn noch vorhanden, enthält Sicherheitslücken, ohne Funktion) 
• GPL Ghostscript (für Druckausgabe/E-Mail aus gevis Classic) 
• UltraVNC (Fernwartung) 
• PDF24 (PDF-Dateien aus Anwendungen erstellen) 
• ShareX (Open Source Bildschirm filmen und Screenshots)
• 7-Zip, Filezilla und Notepad++
• Google Chrome für Enterprise (Standardbrowser)
• Microsoft Edge on Chromium Enterprise (Ersatzbrowser, Absicherung)

Updates zur Fehlerbehebung 

Hierbei handelt es sich zwar nicht um Sicherheitsupdates, sondern um Updates, die bekannte und gefundene Fehler beheben. Dazu zählen: Terminalserver/AVD, Treiber, Firmware, Datensicherungs-Software, Antivirus, SQL-Server und Weitere. 

Systemkoordinierende installieren solche Updates nur dann ein, wenn sie zur Lösung eines aufgetretenen und festgestellten Fehlers zwingend notwendig sind. 

Datensicherung (nur On-Premises) 

Bei vollständigem Betrieb in Azure müssen nur noch die SQL-Sicherungen von gevis, s.dok und bi1 kontrolliert werden. Bei Auslieferung On-Premises (und sofern das Produkt erworben wurde) des gevis-Servers ist die Datensicherungssoftware „veeam Backup & Recovery“ in Verbindung mit einem Bandlaufwerk vorkonfiguriert. Im Rahmen der Installation werden durch die GWS Sicherungsaufträge konfiguriert, die täglich die Inhalte aller Server von gevis komplett auf ein Band schreiben kann (gesichert werden können nur solche Server, für die eine Agent-Lizenz des Sicherungsprogramms erworben wurde). Das Vorhalten der Bandsicherungen nach dem Großvater/Vater/Sohn-Prinzip, das Wechseln der Bänder, das Austauschen aller Bandmedien einmal pro Jahr, das wöchentliche Verwenden eines Reinigungsbandes und Austausch, sowie die tägliche Kontrolle der erfolgreichen Datensicherung sind Aufgaben der Systemkoordinierenden. Hierzu zählen insbesondere die Überwachung der durch den Microsoft SQL-Server-Agenten erstellten Sicherungen der Datenbank. 

Zur Gewährleistung der Sicherheit wird die regelmäßige Probe-Rücksicherung von Datenordnern in ein temporäres Verzeichnis empfohlen. Weitere Aufgaben sind die ordnungsgemäße und feuer- und entwendungssichere Lagerung der Bänder, das Bereitstellen von adhoc-Sicherungen und die Erweiterung von Sicherungsjobs.  

Die GWS bietet die Überprüfung von Datensicherungen als Dienstleistung an. Dazu kann auf Bestellung oder im Abonnement monatlich ein Band an die GWS geschickt werden. Im Pauschalpreis ist die Kontrolle der Warenwirtschafts-Datenbanken und ein Report enthalten. Mehr Details im Extranet der GWS. 

Unterbrechungsfreie Stromversorgungen (USVs) (nur On-Premises) 

Prüfen Sie regelmäßig (täglich, beim Wechseln der Datensicherungsbänder) 
a) dass an Ihren USVs die Batterielampe NICHT ROT leuchtet 
b) die Auslastungsanzeige nicht über 80% liegt (max. 4 LEDs leuchten grün) 
c) die Batterieladung bei 100% liegt (5 grüne LEDs) 

Managed | Firewall (Partner: NetGo)

Die Managed | Firewall stellt die 2. Generation einer Firewall-Absicherung dar. Neben dem Zugriffsschutz und dem überwachten Internet-Zugang sind folgende Szenarien zusätzlich abgesichert: 

• Prüfung von Surf- und E-Mail-Verkehr auf Viren und Trojaner und Quarantäne durch Verhaltenserkennung (Datei sperren). 
• Zentrales Management durch die GWS, dezentrale Geräte vor Ort. 
• Integration in Monitoring (Managed | Monitoring). 
• Hochverfügbarkeit (Cluster) optional. 
• Hardware-Austausch alle 4 Jahre in der Miete enthalten. 
• Als Basis verwenden wir eine leistungsfähige Hardware von Barracuda Networks.
• Spezifische Anforderungen wurden angepasst  

Managed vpn Access (Partner: NetGo) 

Wenn Sie keine Managed | Firewall einsetzen, benötigen Sie für Verbundfunktionen, EDI und die Fernwartungsmöglichkeit durch die GWS eine Managed | vpn access Box. 

• Fernwartung und Verbundkommunikation entsprechen Fiducia & GAD IT AG Konzernvorgaben. 

Leitungswege (Zweigstellenanbindung) 

Die Leitungswege werden nach GWS-Konzept durch einen Partner (Carrier) abgebildet, der für alle Komponenten und Verbindungen den Support übernimmt. Hierzu erhält der Kunde eine eigene Durchwahl bei der Anbieter-Hotline. Systemkoordinierende kümmern sich um die primäre Diagnose und unterstützt den Anbieter Support bei der schnellen Behebung von Leitungsfehlern. Die aktuellen Partner sind die ecotel AG und Telekom Deutschland GmbH. 

Virenschutz und Anti-Spyware 

Das Standardprodukt für Antivirus ist Microsoft Defender (für Endpoint, für Business oder für Server). Die Verwaltung erfolgt über das Azure Admincenter durch die Systemkoordinierenden. Dies gilt auch für Antivirus-Lösungen anderer Hersteller, wie GData.
Es ist immer ein lokaler Virenschutz für die Server und Arbeitsplätze vor Ort notwendig. Aufgaben Systemkoordinierender sind, auf allen Systemen im Netzwerk für aktuelle Virus-Signaturen zu sorgen, Virenschutz zu installieren und die Protokolle zu kontrollieren. Der Virenschutz muss so konfiguriert sein, dass regelmäßige Komplettscans der Geräte durchgeführt werden (1x pro Woche, nachts, die PCs bleiben 1x pro Woche dafür an). Arbeitsplätze werden dabei auch auf Befall durch Trojanische Pferde/Würmer untersucht. 

Bei Bedarf können die Kontroll und Administrations-Aufgaben im Rahmen von Managed | Care Packages an die GWS ausgelagert werden.

First Level Support 

Systemkoordinierende sind erste Ansprechpartner der Mitarbeitenden bei IT-Problemen. Dazu gehören das Beheben von Druckerstaus, kleineren Netzwerkstörungen und das Erkennen und Beseitigen von Bedienerfehlern. Gleichwohl sind Systemkoordinierende die Schnittstelle zum Kunden-Service-Center. Schnelle Hilfe ist nur möglich, wenn die übermittelte Diagnose und Problem Beschreibung qualitativ hochwertig ist. 

Die Basisleistung der GWS, ausschließlich wirksam für gevis ERP | BC, umfasst (gevis-Vertrag, §1.5) 

• Fehlerbeseitigung in der Software und der zur Verfügung gestellten Dokumentation.
• Anpassung der Software aufgrund von Gesetzesänderungen.
• Aktualisierung und Veränderung der Ausführung und des Inhaltes der Vertragssoftware. 
• Auslieferung neuer Releases der Software an den Kunden.
• Anpassung und Übersendung der zugehörigen Dokumentation (die Dokumentation wird in elektronischer Form mit den Updates zur Verfügung gestellt) Informationen für den Kunden über Ergänzungen und Weiterentwicklungen der Programme.

Für die anderen GWS-Standardprodukte kann ein modular aufgebauter „Hardwarewartungs- und Softwarepflegevertrag“ abgeschlossen werden. Mehr Informationen im Extranet. 

Dokumentation und Softwarepflege 

gevis ERP | BC

Systemkoordinierende sind verpflichtet, eine neue Version innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt aufzuspielen. Die Pflicht zur Erbringung der beschriebenen Leistungen bezieht sich auf den jeweils neuesten Versions-Stand und den diesem vorhergehenden Versions-Stand. Ein Anspruch auf eine Dokumentation besteht nicht bei jeder Änderung der Software, sondern nur bei wesentlichen Änderungen, die eine neue Instruktion des Anwenders zwingend erforderlich machen.  

Hard- und Software-Inventar 

Im Rahmen der IPW330 Prüfer-Richtlinien ist die Dokumentation der IT-Umgebung gefordert und die Abbildung der Prozesse und Berechtigungen. Diese Aufgaben werden durchgeführt (Systemkoordinierende kennen den internen Ablauf und die Organisation genau). Die GWS kann im Rahmen eines Workshops bzw. Sicherheitschecks beim Erfüllen der Anforderungen unterstützen tätig werden. 

Organisation 

Systemkoordinierende sind verantwortlich für den rechtskonformen Einsatz von Software und die korrekte Lizenzierung. Er bewahrt die Lizenzen an einem sicheren Ort auf. Durch organisatorische Maßnahmen und geeignete Betriebsvereinbarungen wird das Risiko „Störungen durch Benutzer“ verkleinert (Benutzer werden angewiesen, nicht jeden E-Mail-Anhang zu öffnen etc.). Solche Maßnahmen müssen vom Systemkoordinator eingeleitet oder beauftragt werden. 

Systemkoordinierende sind mit exponierten Rechten ausgestattet und muss daher besondere Sorgfalt im Umgang mit den Daten wahren, um nicht mit den Regelungen des Datenschutzgesetzes (BDSG) in Konflikt zu geraten. 

Insbesondere Beachtung verdienen das Erfüllen der Vorgaben aus der Anlage zu §9 BDSG: Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle, Weitergabe-Kontrolle, Eingabekontrolle, Auftragskontrolle, Verfügbarkeitskontrolle, Möglichkeit getrennter Datenverarbeitung, Verschlüsselung. 

Systemkoordinierende arbeiten eng mit dem für das Unternehmen vorgeschriebenen Datenschutzbeauftragten zusammen und liefert diesem die nötigen Prüfunterlagen.  

Muster-Stellen-Ausschreibung für Ihre Verwendung

Sie suchen einen Sysko? Schreiben Sie doch eine Stelle nach folgendem Muster aus:

Position: Systemkoordinator (m/w/d)

Abteilung: IT-Support

Berichtet an: IT-Manager oder Geschäftsleitung

Aufgaben:

• Koordination und Verwaltung der IT-Systeme des Unternehmens.
• Unterstützung der Benutzer bei IT-Problemen.
• Installation und Wartung von IT-Hardware und -Software.
• Planung und Durchführung von IT-Projekten.
• Überwachung der IT-Sicherheit.
• Einhaltung von IT-Richtlinien und -Protokollen.

Qualifikationen:

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich IT-Systemadministration oder ähnliches.
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im IT-Support.
• Gute Kenntnisse in den gängigen IT-Systemen (Windows, Linux, Netzwerk, etc.).
• Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten.
• Problemlösungs- und Analysefähigkeiten.
• Selbstständige Arbeitsweise und Flexibilität.

Rechtliche Bedingungen, Haftungsausschluss

Rechtliche Bedingungen, Haftungssausschluss
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