Die Anschaffung eines neuen #Exchange-Servers oder die Aktualisierung des Produkts ist im Durchschnitt mit sehr hohen Investitionen im 5-stelligen Bereich verbunden. Ein Exchange online Postfach ist hingegen schon für rund 4 Euro pro Monat erhältlich.
Microsoft hält den Server dann immer auf dem neusten Stand und auch die Administration erfolgt über ein Web-Interface. Der Zugriff auf das Postfach kann im Browser (z.B. Google Chrome Enterprise oder dem neuen Microsoft Edge Enterprise) erfolgen.
Wer mehr Komfort haben möchte, verwendet #Outlook. Das wiederum funktioniert am Besten, wenn man einen der Microsoft 365 Pläne mietet.
Möchte man vorhandene #Office oder Outlook-Versionen nutzen, haben aktuell nur noch Microsoft 365 und Version 2019 die volle Funktionalität. Ansonsten wird man immer 5 Jahre nach Erscheinen mit Einschränkungen leben müssen, d. h. es funktioniert nicht mehr alles. Schlimmstenfalls ist keine Verbindung zum Online-Dienst oder dem Exchange-Server im Hause mehr möglich.
Fazit und Empfehlung
Nur Microsoft 365 und Office bzw. Outlook 2019 funktionieren ohne Einschränkungen.
• Minimum: Exchange Online beauftragen (Einrichtung, Onboarding, Datenübernahme, SSL-Zertifikat (jährlich), Microsoft 365 Defender ATP (Einrichtung und monatlich) und monatlich ab ca. 4 €). Zugriff über Webbrowser.
• Komfort und maximale Flexibilität: Exchange online wie oben + Microsoft 365 Business Premium Plan (enthält auch überall installierbare und verwendbare Office Apps und die Betriebssystem-Lizenz für virtual Desktops )
Unabhängig davon, ob man den Microsoft 365 Plan nutzt, oder Office 2019 einsetzt, sollte der Update-Mechanismus 1x im Monat für Sicherheits-Updates (und bei 365) auch für nützliche neue Funktionen und die Nutzung der Funktionen ohne Einschränkungen erlauben.
Quellennachweise
„Microsoft 365 works with any version of Outlook that is in mainstream support […] Only those that have extended support may continue to work with Microsoft 365, although with reduced functionality.“
https://docs.microsoft.com/de-de/officeupdates/outlook-updates-msi
Für Outlook 2016 gilt seit Oktober 2020 schon eine eingeschränkte Funktionalität mit Exchange Online! Es gibt bis 14.10.2025 nur noch Sicherheitsupdates.
https://docs.microsoft.com/de-de/lifecycle/products/outlook-2016
Für Outlook 2013 war der Mainstream-Support bereits April 2018 beendet. Bis 11.04.2023 sind nur noch Sicherheitsupdates verfügbar.
https://docs.microsoft.com/de-de/lifecycle/products/outlook-2013
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