Dynamics 365 BC Lizenzierung in der Praxis

Unsere Warenwirtschaft ERP | BC basiert auf Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics , Navision). Microsoft lizensiert dabei (genau wie wir es bereits von Office 365 und Exchange online kennen) nach dem „Named User“ Prinzip.

Funktionsweise

Grundlage für die Messung und Kontrolle bleibt das Benutzer-Objekt im Active Directory. Dessen eindeutige ID (SID) wird beim zufügen eines Benutzers in gevis ERP | BC die Grundlage für die BC-Lizenz. Deaktiviert man in der Benutzer-Tabelle ein Objekt, wird diese Lizenz nicht mehr gezählt.
Man kann aber nur Benutzer in die Tabelle einfügen oder deaktivierte Benutzer wieder aktivieren, solange deren Anzahl kleiner oder gleich der in der Lizenzdatei ausgewiesenen ist.

In der Praxis

Die Anzahl der benötigten Lizenzen richtet sich nach der Anzahl der natürlichen Personen/Mitarbeiter, die Zugriff auf die Warenwirtschaft haben (Aktivierte Benutzer in der gevis ERP | BC Benutzerliste unter: Zugriffsrechte und Benutzer/Benutzer).

Thekenplätze / Schichtarbeit

Ebenfalls aus der Praxis bekannt sind sogenannte Theken-Plätze, wo ein technischer Windows User für die Anmeldung genutzt wurde und mehrere Mitarbeiter an einem PC wechselweise gevis bedienen. Die nach den GOB notwendige Zuordnung Mitarbeiter zum Beleg erfolgte über den Verkäufercode. Dieses Szenario ist nach dem aktuellen Lizenzmodell nicht mehr möglich. Das gilt auch für Arbeiten im Schichtbetrieb, das auf „concurrent Sessions“ lizensiert war.

Für Thekenplätze ist die mit dem Lizenzmodell konforme Möglichkeit: Jeder Mitarbeiter, der einen Thekenplatz benutzt, meldet sich mit seinem Windows Benutzerkonto dort an. Sind mehrere Mitarbeiter angemeldet, kann z. B. auf Windows 10 PCs die „Benutzer wechseln“ Funktion benutzt werden. Damit muss sich jeder Theken-Mitarbeiter nur einmal pro Tag an der Theke anmelden und die folgenden Benutzer-Wechsel funktionieren (Benutzer wechseln, die anderen Benutzer bleiben im Hintergrund in gevis angemeldet).
In RDP- und Citrix-Umgebungen müssen stattdessen mehrere RDP/Citrix Sitzungen (eine pro Benutzer) geöffnet sein.

Das folgende „In der Praxis – Beispiel“ – ist auch aus dem neuen Lizenzmodell ableitbar und denkbar (Anmerkung: Theken-Mitarbeiter dürfen ausschließlich gevis nutzen (kein Outlook) und es muss eine Dienstanweisung die ausschließlich dienstliche Nutzung vorschreiben):

Ein Theken-Arbeitplatz wird von 5 Mitarbeitern benutzt (5 gevis named user Lizenzen erforderlich). Morgens meldet sich (der erste Mitarbeiter an der Theke mit seinem Benutzer an). Die anderen Vier nutzen ihren Verkäufercode, um die Zuordnung im Beleg nach GOB vorzunehmen. Das bedeutet, das an- und Abmelden an den Theken entfällt zwar, es müssen aber alle natürlichen Personen, die gevis nutzen, in Tabelle 91 angelegt und somit lizensiert sein. Technische Accounts (AD-Benutzer wie “ theke1″) sind nicht zulässig und werden bei Lizenzkontrollen geahndet.

Organisatorische Disziplin erforderlich

Damit am Ende des Tages nicht alle Sitzungen geöffnet bleiben, sind die Benutzer zur Disziplin aufgefordert: Am Ende des Tages die Terminalsitzung bzw. den am PC angemeldeten Benutzer ABMELDEN. Funktioniert das nicht, können Admins zumindest für die RDP/Citrix-Sitzungen per Richtlinie defninieren, dass diese nach mehrstündiger Leerlaufzeit automatisch abgemeldet werden. Eine Richtlinie zur automatischen Abmeldung am lokalen Domänen-PC ist mir nicht bekannt. Hier gilt die Forderung: PCs (außer Notfall-Arbeitsplätze) werden abends heruntergefahren. Dabei werden die Anmeldungen automatisch abgemeldet.

Zusammenfassung
  1. In der Praxis Die Anzahl der benötigten Lizenzen richtet sich nach der Anzahl der natürlichen Personen/Mitarbeiter, die Zugriff auf die Warenwirtschaft haben (Aktivierte Benutzer in der gevis ERP | BC Benutzerliste unter: Zugriffsrechte und Benutzer/Benutzer).
  2. Damit muss sich jeder Theken-Mitarbeiter nur einmal pro Tag an der Theke anmelden und die folgenden Benutzer-Wechsel funktionieren (Benutzer wechseln, die anderen Benutzer bleiben im Hintergrund in gevis angemeldet).
  3. Das folgende „In der Praxis – Beispiel“ – ist auch aus dem neuen Lizenzmodell ableitbar und denkbar (Anmerkung: Theken-Mitarbeiter dürfen ausschließlich gevis nutzen (kein Outlook) und es muss eine Dienstanweisung die ausschließlich dienstliche Nutzung vorschreiben): Ein Theken-Arbeitplatz wird von 5 Mitarbeitern benutzt (5 gevis named user Lizenzen erforderlich).
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Über den Autor:

Patrick Bärenfänger ist Ihr Experte für IT-Sicherheit und IT-Systeme mit TÜV-Zertifizierungen als IT-Security Manager und -Auditor und über 33 Jahren IT-Erfahrung. Er bietet Ihnen professionelle Dienstleistungen in den Bereichen: Ausbildung und Zertifizierung von Systemkoordinierenden, Infrastruktur-Analyse und -Optimierung zur Azure-Cloud-Migration, IT-Systemprüfungen und Notfallplan/Risiko-Analyse nach anerkannten Standards BSI-Grundschutz und IDW PS330 und Anwendung der künstlichen Intelligenz in der Praxis.

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