Begriffsdefinition und Schreibweise
- Systemkoordinator (gn*) – geschlechtsneutrale Funktionsbezeichnung
- Systemkoordinierende – Verwendung im Fließtext
- SYSKO – Kurzform, z. B. im Zusammenhang mit „SYSKO zertifiziert“
Was sind Systemkoordinierende?
Systemkoordinierende sind auf Kundenseite benannte verantwortliche Personen, die die organisatorische und technische Koordination der bei der GWS eingesetzten IT-Systeme und Softwarelösungen übernehmen.
Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen dem eigenen Unternehmen, der GWS sowie gegebenenfalls weiteren IT-Dienstleistern. Ziel ist es, einen stabilen, sicheren und nachvollziehbaren Betrieb der eingesetzten Systeme zu unterstützen.
Systemkoordinierende sind keine Mitarbeitenden der GWS. Die Rolle ist im Kundenunternehmen angesiedelt und ergänzt bestehende IT-Strukturen.
Server in der Cloud – Aufgaben bleiben bestehen
Auch wenn IT-Systeme nicht mehr lokal betrieben werden, sondern in Cloud-Rechenzentren (z. B. Microsoft Azure), bleiben die Aufgaben der Systemkoordinierenden bestehen.
Verantwortlichkeiten verlagern sich teilweise in andere Werkzeuge oder Verwaltungsoberflächen, die organisatorische Verantwortung für Betrieb, Koordination, Kontrolle und Dokumentation verbleibt jedoch beim Kundenunternehmen.
Warum besteht die Notwendigkeit einer Systemkoordination?
Die Benennung einer systemkoordinierenden Rolle ergibt sich aus organisatorischen, rechtlichen und wirtschaftlichen Anforderungen, unter anderem aus:
- gesetzlichen Vorgaben (z. B. NIS2UmsuCG, DSGVO, BDSG).
- Prüfungs- und Nachweisanforderungen auf Basis ISO/IEC DE 315.
- Anforderungen von Kreditinstituten, Versicherungen oder Wirtschaftsprüfern.
- vertraglichen und lizenzrechtlichen Verpflichtungen.
- dem Erfordernis einer nachvollziehbaren IT-Organisation.
Auch bei ausgelagerten IT-Leistungen verbleiben Organisations-, Kontroll- und Überwachungspflichten grundsätzlich beim Unternehmen.
Aufgaben der Systemkoordinierenden
Art und Umfang der Aufgaben richten sich nach Größe, Struktur und technischer Ausprägung des Unternehmens. Die Rolle wird häufig ergänzend zu anderen Tätigkeiten wahrgenommen.
Reparatur durch „Neubetankung“
Bei Systemstörungen oder inkonsistenten Zuständen erfolgt die Wiederherstellung häufig durch eine Neuinstallation oder ein automatisiertes Deployment (Unattended Installation).
Systemkoordinierende übernehmen hierbei insbesondere:
- organisatorische Vorbereitung von Neuinstallationen.
- Koordination der Bereitstellung notwendiger Installations- und Lizenzinformationen.
- Abstimmung mit internen und externen Beteiligten.
Sicherheitsupdates
Microsoft-Produkte
Systeme werden durch die GWS initial bereitgestellt. Sicherheitslücken entstehen jedoch fortlaufend neu.
Zu den Aufgaben der Systemkoordinierenden gehören daher:
- Planung und Organisation von Sicherheitsupdates.
- Steuerung von Neustarts, insbesondere bei Server-Systemen.
- Berücksichtigung betrieblicher Abhängigkeiten bei Update-Zeitpunkten.
Unkontrollierte automatische Updates auf produktiven Systemen können zu Betriebsunterbrechungen führen und sind daher organisatorisch zu steuern.
Weitere Software
Auch zusätzliche Softwareprodukte (z. B. Browser, PDF-Reader, Laufzeitumgebungen oder Hilfstools) sind regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren oder außer Betrieb zu nehmen.
Updates zur Fehlerbehebung
Updates, die der Behebung konkreter Fehler dienen, werden gezielt eingesetzt, wenn sie zur Stabilisierung oder Wiederherstellung des Betriebs erforderlich sind.
Datensicherung (On-Premises)
Bei lokal betriebenen IT-Systemen unterstützen Systemkoordinierende unter anderem:
- Kontrolle der Datensicherungsprozesse.
- Überprüfung der Durchführbarkeit von Rücksicherungen.
- organisatorische Überwachung von Sicherungsmedien.
- Dokumentation der Sicherungskonzepte.
Bei Cloud-Betriebsmodellen beschränkt sich die Aufgabe auf die Kontrolle vorhandener Sicherungs- und Wiederherstellungsmechanismen im vereinbarten Leistungsumfang.
USV-Überwachung (On-Premises)
Bei Einsatz unterbrechungsfreier Stromversorgungen umfasst die Koordination insbesondere die regelmäßige Kontrolle von Status- und Warnmeldungen.
Firewall & VPN
Systemkoordinierende unterstützen die Organisation und Überwachung von:
- Firewall-Konfigurationen.
- VPN-Zugängen und Fernzugriffen.
- erster Einordnung von Verbindungsstörungen.
- Koordination mit externen Dienstleistern oder Managed-Services.
Leitungswege & Zweigstellen
Bei Störungen von Standort- oder Leitungsverbindungen übernehmen Systemkoordinierende vorbereitende Prüfungen und stellen strukturierte Informationen für weitergehende Analysen bereit.
Virenschutz & Malware-Prävention
Die Aufgaben umfassen organisatorisch:
- Einsatz und Überwachung geeigneter Schutzlösungen.
- Kontrolle der Aktualität von Signaturen.
- regelmäßige Überprüfung von Warn- und Statusmeldungen.
First-Level-Support
Systemkoordinierende sind häufig erste Ansprechpersonen bei alltäglichen IT-Problemen, z. B.:
- Drucker- oder Netzwerkprobleme.
- einfache System- oder Bedienungsfragen.
- Vorqualifizierung von Störungen für weiterführenden Support.
Dokumentation & Softwarepflege
Zur Aufgabe gehört die strukturierte Dokumentation der IT-Umgebung, insbesondere:
- Hard- und Software-Inventare.
- wesentliche System- und Konfigurationsänderungen.
- unterstützende Nachweise im Rahmen von Prüfungen gemäß ISO DE 315.
Organisation & Lizenzmanagement
Systemkoordinierende unterstützen das Unternehmen bei:
- der rechtskonformen Nutzung eingesetzter Software.
- der organisatorischen Verwaltung von Lizenzen.
- der Umsetzung interner Regelungen zur Risikominimierung.
- der Abstimmung mit Datenschutz- oder Sicherheitsverantwortlichen.
Muster-Stellenbeschreibung (zur internen Verwendung)
Funktion: Systemkoordinator (gn*)
Einordnung: Koordinierende Rolle auf Kundenseite
Aufgaben:
- organisatorische Koordination des IT-Betriebs.
- Unterstützung bei Update- und Sicherheitsmaßnahmen.
- First-Level-Ansprechperson.
- Mitwirkung bei Datensicherung und Dokumentation.
- Abstimmung mit GWS und weiteren IT-Partnern.
Voraussetzungen:
- grundlegendes IT-Verständnis.
- strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
- Kommunikations- und Organisationsfähigkeit.
Rechtlicher Hinweis
Die Verantwortung für IT-Betrieb, Datensicherung, Datenschutz und Compliance liegt beim jeweiligen Unternehmen. Leistungen der GWS beziehen sich ausschließlich auf die eigenen Produkte sowie vertraglich vereinbarte Leistungen. Dieser Text stellt keine Rechts- oder Haftungszusage dar.