E-Rechnungspflicht – ZUGFeRD und XRECHNUNG

E-Rechnungen werden Pflicht im B2B-Geschäftsverkehr. Das bedeutet: „Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr sind ohne vorherige Zustimmung ab 1. Januar 2025 in Unternehmen zu ermöglichen. Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025. Es gibt aber Übergangsfristen. Spätestens ab 2028 sind nur noch E-Rechnungen erlaubt, die EN 16931 entsprechen. Auch bisher (seit 2017) mussten Rechnungen, die an Behörden übermittelt wurden, dem sog. #XRECHNUNG Format entsprechen.

Ab 1.1.2025 sind dazu zwei Rechnungsformate zulässig:

• XRECHNUNG – das ist eine XML-Datei, die alle rechnungsrelevanten Daten in genormtem Format und Zeichensatz enthält (es gibt in der Regel keine Visualisierung, es sei denn, der Empfänger erstellt sie sich zum Archivieren)
• ZUGFeRD – eine PDF-Datei, die die Rechnung visuell enthält (also wie wir bisher eine PDF-Rechnung kennen). Zusätzlich sind in der PDF-Datei die XML-Daten eingebettet. Diese lassen sich maschinell extrahieren und elektronisch weiterverarbeiten

Eine Rechnung muss also auf jeden Fall den (genormten) XML-Datensatz enthalten oder daraus bestehen.

Bisher werden keine Anforderungen an den Versand der Datei gestellt. D. h. die Zustellung per E-Mail wird vermutlich weiterhin der Standard sein. Wenn Sie über ein Kunden-Extranet verfügen, können Sie auch die Rechnungen in diesem Bereich Ihren Kunden zum Abruf bereitstellen.

Das bedeutet, dass Sie Eingangsrechnungen aus Ihrem Eingangspostfach extrahieren müssen und bei #ZUGFeRD aus dem PDF-Anhang die XML-Daten extrahieren – bzw. bei XRECHNUNG den XML-Anhang bestenfalls mit einer Visualisierung ausstatten (PDF erstellen aus den XML-Daten) und beide Anhänge dann in Ihr DMS-System überführen und verschlagworten lassen.

Vom Land Baden-Württemberg gibt es einen kostenlosen Online-Dienst, mit dem man zu versendende oder Eingangsrechnungen prüfen kann: https://erechnungsvalidator.service-bw.de

Möchte man eine Eingangsrechnung visualisieren, kann man dazu die Online-Webseite eines deutschen Verlages (derzeit noch kostenlos) benutzen. Es wird eine PDF erstellt, die die XML-Datei in eine PDF umwandelt, die aussieht wie eine klassische Rechnung: https://dtvp.de/xrechnung/

PHP Vorlage für WordPress

Für Programmierer – mit einer kostenlosen PHP Bibliothek kann man XRECHNUNG bzw. den XML-Content nach Faktur-X Standard erstellen. Als Input dienen 2 JSON Dateien – eine für die Kopfdaten der Rechnung und eine für die Artikelposten, die in ein Formular kopiert werden können. Ein Formatmuster ist jeweils im Form bei Aufruf der Seite.

Mit einem zweiten Template können Rechnungen in den Ordner wp-uploads/rechnungen/ hochgeladen werden (PDF und XML). Das Werkzeug extrahiert Rechungskopfdaten und Posten jeder Rechnung und stellt sie auf der Seite dar. Hierzu muss der Administrator angemeldet sein. Achtung! Die Nutzung dieses Templates wird nur im Intranet empfohlen, da bei Nutzung im Internet die Rechnungen öffentlich wären.

In meinem WordPress-Theme „Penguin-Mod“ erstellen Sie eine neue Seite oder einen Beitrag und wählen als Template „XRECHNUNG make“ oder XRECHNUNG visualize aus. Das Theme ist im OpenAudit Classic Download enthalten, wenn man die WordPress Instanz mit installiert.

Soweit in diesem Blog-Artikel auf rechtliche Erfordernisse hingewiesen oder eine rechtliche Einschätzung vorgenommen wird, kann dies eine ggf. notwendige rechtsanwaltliche Prüfung nicht ersetzen. Die bereitgestellten Informationen stellen keine Rechtsberatung dar und sollen keine rechtlichen Fragen oder Probleme behandeln, die im individuellen Fall auftreten können. Es kann insofern keine Gewähr für die Rechtskonformität dieser Informationen geboten werden.